Estado de Cuenta de Proveedores
El Estado de Cuenta de un proveedor muestra, a una fecha de corte, todos sus documentos de compra que aún tienen saldo pendiente —facturas, notas de crédito/débito y anticipos— junto con la antigüedad de cada uno. Es la forma más rápida de saber exactamente cuánto le debes a un proveedor hoy y a qué documentos corresponde ese saldo, sin tener que revisar sus transacciones una por una.
¿Qué es y para qué sirve?
A diferencia de los reportes generales de Cuentas por Pagar (que muestran todos tus proveedores a la vez), el Estado de Cuenta está pensado para un proveedor específico: parte siempre desde su ficha y responde la pregunta "¿qué le debo a este proveedor y desde cuándo?". Incluye tanto las facturas de proveedor a crédito pendientes de pago como las notas de crédito y débito que aún no se han aplicado y los anticipos a proveedores sin usar.
El reporte agrupa los documentos por moneda (si el proveedor tiene documentos en más de una) y muestra un subtotal y un total general por cada moneda, ya que los saldos en distintas monedas no se suman entre sí.
Cómo se usa
- Ábrelo desde la ficha del proveedor. Este reporte no tiene una entrada propia en el menú: se abre con el botón Estado de Cuenta que aparece en el listado, el panel o los detalles del proveedor. El botón solo aparece si tu empresa tiene activo el módulo opcional "Compras Avanzadas" (ver disponibilidad más abajo). Al pulsarlo, se abre el estado de cuenta resumido de ese proveedor con la fecha de hoy como corte.
- Elige la variante. La fila de enlaces superior te permite cambiar entre Resumido, Detallado, Agrupado por O/C Resumido y Agrupado por O/C Detallado sin perder los filtros que ya tenías seleccionados.
- Ajusta los filtros. El Proveedor es obligatorio (si lo dejas en blanco y pulsas Actualizar, el sistema te lo advierte); la Fecha de Corte define hasta qué día se calculan los saldos; y la Subsidiaria aparece solo si tu plan las tiene habilitadas.
- Genera el reporte. Pulsa Actualizar para recalcular con los filtros elegidos, sin recargar toda la página.
- Profundiza en un documento. El número de cada documento es un enlace directo a esa factura, nota o anticipo. En las variantes Detalladas, debajo de cada documento también se listan los pagos y aplicaciones que ya se le abonaron, cada uno con su propio enlace.
- Imprime. El botón Imprimir genera una versión lista para PDF o papel, con el logo y los datos de tu empresa, y oculta los filtros y botones.
Las cuatro variantes
Las cuatro pantallas comparten los mismos datos y filtros; solo cambia cómo se agrupan y qué tanto detalle muestran:
| Variante | Qué muestra |
|---|---|
| Resumido | Un renglón por documento pendiente, agrupado solo por moneda. La vista más simple para ver rápidamente qué se debe. |
| Detallado | Lo mismo que el Resumido, pero debajo de cada documento agrega los pagos y aplicaciones que ya se le registraron, para entender de dónde viene su saldo actual (por ejemplo, una factura con un pago parcial). |
| Agrupado por O/C Resumido | Agrupa los documentos por la orden de compra de origen (además de por moneda). Los documentos sin orden de compra asociada se agrupan bajo "Sin O/C". |
| Agrupado por O/C Detallado | La combinación de ambas: agrupado por orden de compra y con el detalle de pagos y aplicaciones de cada documento. |
Columnas del reporte
| Columna | Qué significa |
|---|---|
| No. Documento | Número del documento; es un enlace que abre esa transacción en su propia pantalla de detalles. |
| Referencia | Referencia libre capturada en el documento (por ejemplo, el número de factura física del proveedor). |
| Fecha | Fecha del documento. |
| Tipo | Tipo de documento: factura de proveedor a crédito, nota de crédito/débito o anticipo, entre otros. |
| Antigüedad | Días transcurridos desde la fecha del documento hasta la fecha de corte. Se resalta en rojo cuando supera los días de plazo de pago (término de pago) del documento, es decir, cuando ya está vencido. |
| Monto | Monto total original del documento. |
| Saldo | Lo que aún queda pendiente de ese documento a la fecha de corte, después de los pagos y aplicaciones ya registrados. |
Al final de cada grupo de moneda se muestra el total pendiente en esa moneda; si el proveedor tiene documentos en varias monedas, verás un bloque y un total independiente por cada una.
Pagos y aplicaciones (variantes Detalladas)
En Detallado y Agrupado por O/C Detallado, debajo de cada documento se listan, con monto negativo, los pagos y las aplicaciones (incluyendo retenciones aplicadas) registrados contra él hasta la fecha de corte. Esto te permite ver, sin salir del reporte, por qué el saldo de una factura ya no coincide con su monto original.
Filtros disponibles
| Filtro | Detalle |
|---|---|
| Proveedor | Obligatorio. El reporte siempre se calcula para un único proveedor a la vez. |
| Fecha de Corte | Obligatoria. Los saldos y la antigüedad se calculan hasta esa fecha (por defecto, la fecha de hoy al abrir el reporte desde la ficha del proveedor). |
| Subsidiaria | Solo si tu plan tiene Subsidiarias habilitadas; limita el reporte a los documentos de esa subsidiaria. |
Disponibilidad y permisos
- El botón "Estado de Cuenta" del proveedor —único punto de entrada a este reporte— solo aparece si tu empresa tiene activo el módulo opcional "Compras Avanzadas". Este módulo también habilita las Solicitudes de Compra, las Solicitudes de Cotización a Proveedores, las Aprobaciones de Compras y el Comparativo de Propuestas; si no lo ves disponible, contacta a tu asesor de AdmCloud para contratarlo.
- Para llegar al botón necesitas poder abrir el listado, el panel o los detalles del proveedor, es decir, el permiso de consulta de Proveedores de tu grupo de usuarios.
- El filtro de Subsidiaria solo aparece si tu plan tiene Subsidiarias habilitadas.
Consejos y errores comunes
Usa "Agrupado por O/C" para conciliar compras contra su orden. Si sigues el proceso completo de orden de compra → recepción → factura, esta variante te muestra de un vistazo qué facturas de una misma orden de compra siguen pendientes de pago.
¿No ves el botón "Estado de Cuenta" en el proveedor? Lo más probable es que tu empresa no tenga contratado el módulo "Compras Avanzadas". Pide a tu administrador que lo verifique o contacta a soporte de AdmCloud.
Un saldo distinto al monto original no es un error. Cambia a la variante Detallado para ver, debajo del documento, qué pagos o aplicaciones explican la diferencia.