Solicitudes de Devolución a Proveedores
La Solicitud de Devolución a Proveedores (RMA de proveedor) es el primer paso cuando necesitas devolverle mercancía a un proveedor: artículos defectuosos, sobrantes o que no correspondían al pedido. En ella registras qué artículos quieres devolver, en qué cantidad y de qué proveedor, sin mover inventario ni contabilidad todavía. Es una solicitud que debe ser autorizada antes de convertirse en un movimiento real: solo después de autorizada puedes generar el Despacho que saca físicamente la mercancía y la Nota de Crédito que reduce lo que le debes al proveedor.
Piensa en ella como el equivalente, del lado de compras, a una Orden de Compra: no es el movimiento final, sino la autorización que habilita los documentos que sí mueven inventario y dinero.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada solicitud indica el proveedor al que le vas a devolver mercancía, la ubicación desde donde sale, la moneda, y el detalle de artículos con la cantidad a devolver. Opcionalmente puedes vincularla a la Factura de Proveedor a Crédito o Compra con Recepción original que dio origen a la mercancía que ahora quieres devolver.
La solicitud nace con estado Pendiente de Autorizar. Un usuario con el privilegio de autorización debe revisarla y Autorizarla o Rechazarla; también puede devolverla a Pendiente si necesita reabrir la revisión. Al guardar una solicitud nueva, AdmCloud envía automáticamente un recordatorio a los usuarios con privilegio de autorización para que la revisen.
Solo cuando la solicitud queda Autorizada se habilitan los botones para:
- Generar el Despacho que registra la salida física de la mercancía hacia el proveedor y reduce el inventario disponible.
- Generar la Nota de Crédito de Proveedor que reduce el saldo que le debes, referenciando esta solicitud.
- Consultar los reportes Artículos Pendientes de Despacho y Artículos Pendientes de Facturar (Nota de Crédito) para saber cuánto de lo autorizado falta por despachar o acreditar.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Todas las solicitudes, con columnas personalizables y filtros por fecha, proveedor, ubicación, departamento y subsidiaria. Un enlace alterna entre ver Todas o solo las Pendientes de Autorizar, sin recargar la página. |
| Crear / Editar | Formulario con los datos generales (proveedor, ubicación, moneda, factura de origen opcional) y la tabla de artículos a devolver, con impuestos y archivos adjuntos. |
| Detalles | Vista de solo consulta con el estado de autorización; botones para Autorizar, Rechazar o devolver a Pendiente; y, una vez autorizada, para generar el Despacho, la Nota de Crédito y consultar los pendientes de despacho/facturar. También permite Editar, Duplicar, Imprimir, Anular o Eliminar según tu privilegio. |
| Impresión | Formato imprimible o en PDF de la solicitud, con los datos del proveedor, el detalle de artículos y los totales. |
Cómo funciona el flujo, paso a paso
- Crea la solicitud. Indica el proveedor, la ubicación desde donde vas a devolver la mercancía y, si aplica, la factura o recepción original que le dio origen. Agrega cada artículo con la cantidad que quieres devolver.
- Guárdala. Queda en estado Pendiente de Autorizar y AdmCloud avisa automáticamente a los usuarios con privilegio de autorización.
- Autorízala o recházala. Desde sus Detalles, un usuario con el privilegio de autorización usa Autorizar si procede la devolución, o Rechazar si no corresponde. También puede volver a marcarla como Pendiente si necesita revisarla de nuevo. Ninguna de estas acciones está disponible si la solicitud está anulada.
- Genera el Despacho. Ya autorizada, usa Despachar para crear el documento que saca físicamente la mercancía de tu inventario hacia el proveedor.
- Registra la Nota de Crédito. Usa Registrar Crédito para generar la Nota de Crédito de Proveedor que reduce el saldo que le debes, ya vinculada a esta solicitud.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Número | Numeración automática interna de AdmCloud; no puedes repetirlo ni cambiarlo una vez creada la solicitud. |
| Proveedor / Relacionado | A quién le vas a devolver mercancía; obligatorio y no puede estar anulado. |
| Ubicación | Bodega o local desde donde sale la mercancía a devolver; obligatoria y debe pertenecer a la misma subsidiaria de la solicitud. |
| Subsidiaria | Obligatoria solo si tu plan tiene subsidiarias habilitadas. |
| Moneda y Tipo de Cambio | Moneda en que se valorará la devolución; obligatoria. |
| Factura / Recepción de Origen | Referencia opcional al documento de compra original de la mercancía que estás devolviendo; si la indicas, debe existir, no estar anulada, ser del mismo proveedor y de la misma subsidiaria. |
| Estado de Autorización | Pendiente, Autorizada, Rechazada o Parcialmente Autorizada; controla qué acciones (Despachar, Registrar Crédito) están disponibles. |
| Artículos / Servicios (líneas) | Artículo, cantidad a devolver, unidad de medida, precio, impuesto y, según tus módulos activos, atributos. |
| Archivos Adjuntos | Respaldo de la solicitud (fotos del artículo defectuoso, correo de autorización del proveedor, etc.). |
| Asignado a | Solo visible si tu empresa tiene el módulo de Gestión de Almacenes (WMS) activo; indica el usuario responsable de dar seguimiento a la tarea. |
Validaciones al guardar
- El proveedor es obligatorio y no puede estar anulado.
- La ubicación es obligatoria y debe pertenecer a la misma subsidiaria de la solicitud.
- Debes agregar al menos una línea válida de artículo, con un descuento por línea entre 0% y 100%.
- No se permite guardar más líneas que el máximo de artículos permitido por transacción.
- Si tu empresa usa moneda distinta a la del proveedor, AdmCloud te pide confirmar la diferencia antes de guardar.
- Si vinculas una Factura o Recepción de origen, esta no puede estar anulada, debe ser del mismo proveedor y de la misma subsidiaria.
- No puedes autorizar, rechazar ni marcar como pendiente una solicitud anulada.
Eliminar o anular
Puedes eliminar una solicitud solo si no tiene documentos dependientes (por ejemplo, un Despacho o una Nota de Crédito ya generados desde ella); en esos casos, AdmCloud bloquea la eliminación y debes anularla en su lugar. Anular conserva el documento para fines de auditoría pero lo marca como cancelado y ya no permite generar Despachos ni Notas de Crédito desde ella.
Reportes
Desde el menú Reportes del listado puedes generar un reporte resumido o detallado de solicitudes de devolución, filtrable por fecha, proveedor(es), subsidiaria, ubicación, departamento y artículo, y limitarlo solo a las pendientes de autorizar. Además, desde los Detalles de una solicitud ya autorizada puedes abrir sus reportes individuales de Artículos Pendientes de Despacho y Artículos Pendientes de Facturar (Nota de Crédito).
Disponibilidad, permisos y condiciones
- El acceso se controla con el permiso "Solicitud de Devolución de Proveedores", con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar, anular y autorizar. Rechazar o volver a marcar como pendiente requiere el nivel de autorización o el de edición.
- Esta función requiere que tu empresa (edición Enterprise) tenga activo el módulo adicional "Inventario Avanzado" desde la pantalla de Módulos Activos; si no lo está, verás un mensaje de función no disponible en tu edición en lugar del listado.
- El campo Subsidiaria solo es obligatorio si tu plan tiene subsidiarias habilitadas.
- El campo Asignado a solo se muestra si tu empresa tiene el módulo de Gestión de Almacenes (WMS) activo.
- Los atributos de artículo solo se muestran si tu empresa tiene ese módulo activo.
Consejos y errores comunes
¿No sabes por qué no puedes Despachar o Registrar Crédito? Esos botones solo se activan cuando la solicitud está Autorizada. Revisa el estado de autorización en la parte superior de los Detalles.
¿No encuentras esta pantalla? Confirma con un administrador que el módulo "Inventario Avanzado" esté activo en Módulos Activos; es un módulo adicional de la edición Enterprise y no viene activado por defecto.
¿Devolviste solo parte de lo autorizado? Usa el reporte de Artículos Pendientes de Despacho o Pendientes de Facturar desde los Detalles de la solicitud para ver exactamente qué cantidad falta por despachar o acreditar.