Capacitaciones (Trainning)
Capacitaciones es donde registras cada actividad de entrenamiento o formación que le das a tus empleados: cuándo se dictó, qué tan larga fue, quién la impartió (un proveedor externo) y quiénes de tu equipo participaron. Cada registro queda vinculado a los empleados asistentes, lo que te permite consultar después el historial de capacitación de cualquier persona y las horas totales de entrenamiento que ha recibido tu empresa.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada capacitación es un documento con un número, una fecha y un nombre o descripción (por ejemplo "Curso de Excel Avanzado" o "Inducción de Seguridad Industrial"). Puedes indicar cuántas horas duró, clasificarla dentro de una Clase de Capacitación (una categoría propia, como "Técnica", "Seguridad" o "Liderazgo") y registrar el Proveedor (vendor) externo que la impartió, si aplica. Un empleado puede quedar como Coordinador de la capacitación (el responsable de organizarla), y por separado agregas la lista de empleados participantes que asistieron.
Esta función te sirve para mantener evidencia de la formación que recibe tu personal: qué se enseñó, cuándo, cuántas horas y quién asistió, útil tanto para auditorías internas como para planificar el desarrollo de tu equipo. Al quedar vinculada a la ficha de cada empleado, puedes consultar de un vistazo todas las capacitaciones en las que ha participado una persona a lo largo del tiempo.
Cómo se usa, paso a paso
- Abre el listado de Capacitaciones y pulsa Nuevo.
- Si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas, elige la Subsidiaria (no podrás cambiarla después de guardar).
- Indica la Fecha en que se dictó la capacitación (por defecto se propone la fecha de hoy).
- Escribe una Descripción clara del tema o nombre de la capacitación; este campo es obligatorio.
- Opcionalmente, indica las Horas de duración, el Proveedor que la impartió, la Clase de Capacitación a la que pertenece, un Coordinador (empleado responsable) y una Referencia libre.
- En la sección de participantes, agrega una fila por cada Empleado que asistió; puedes agregar o quitar filas y reordenarlas según necesites.
- Adjunta los archivos de respaldo que necesites (por ejemplo, el material del curso o un certificado).
- Guarda. Si el número de documento se deja en blanco, AdmCloud le asigna uno automáticamente.
- Desde el listado puedes filtrar por fecha, subsidiaria, proveedor, clase de capacitación o coordinador, personalizar las columnas visibles y generar los reportes Resumen o Detallado.
El detalle de la capacitación
Desde el detalle de una capacitación ya guardada puedes Editarla, Duplicarla (para crear una nueva a partir de los mismos datos, con fecha y número reiniciados), Eliminarla o Anularla, según tus privilegios. La lista de empleados participantes se muestra con enlaces directos a la ficha de cada uno, y también puedes ver las actividades relacionadas y el historial de auditoría del documento (quién lo creó o modificó, y cuándo).
Campos clave
| Campo | Para qué se usa |
|---|---|
| Subsidiaria | Subsidiaria a la que pertenece la capacitación. Obligatoria solo si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas; no se puede cambiar después de guardar. |
| Número de Documento | Identificador de la capacitación. Si lo dejas en blanco, AdmCloud genera el siguiente número disponible automáticamente. |
| Fecha | Fecha en que se impartió la capacitación. Por defecto toma la fecha actual de tu sesión. |
| Descripción | Nombre o tema de la capacitación. Obligatorio. |
| Horas | Duración de la capacitación en horas. Opcional; no puede ser un valor negativo. |
| Proveedor | Empresa o persona externa que impartió la capacitación, de tu catálogo de Proveedores. Opcional. |
| Clase de Capacitación | Categoría que clasifica el tipo de capacitación, de tu catálogo de Clases de Capacitación. Opcional. |
| Coordinador | Empleado responsable de organizar la capacitación. Opcional; debe ser un empleado activo (no dado de baja). |
| Referencia | Texto libre para anotar un número o dato de referencia adicional. |
| Empleados participantes | Lista de empleados que asistieron a la capacitación. Cada uno debe ser un empleado activo. |
| Adjuntos | Archivos de respaldo (por ejemplo, material del curso, certificados o listas de asistencia firmadas). |
Validaciones al guardar
- La Descripción es obligatoria; no puede guardarse en blanco.
- Si indicas Horas, el valor no puede ser negativo.
- El Coordinador y cada Empleado participante deben estar activos; no se pueden asignar empleados dados de baja.
- No se puede crear ni editar una capacitación en una subsidiaria marcada como de solo lectura.
- La Subsidiaria del documento no se puede modificar una vez creado.
- No se puede editar una capacitación que ya fue anulada.
- Antes de eliminar una capacitación, AdmCloud verifica que no tenga otros registros dependientes; si los tiene, la eliminación se bloquea.
Disponibilidad
- Esta función requiere el módulo Enterprise de Recursos Humanos (HHRR) activo en tu compañía. Sin este módulo, la pantalla de Capacitaciones no está disponible.
- Requiere el permiso "Capacitaciones" de Nómina en tu grupo de usuarios (con nivel de agregar, editar, eliminar o anular, según la acción).
- La columna y el filtro de Subsidiaria solo aparecen si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas.
- Las columnas Referencia, Horas y Descripción vienen ocultas por defecto en el listado, pero puedes activarlas desde la personalización de columnas.
Consejos y errores comunes
Usa la Clase de Capacitación para agrupar temas afines. Clasificar cada capacitación (Técnica, Seguridad, Liderazgo, etc.) te permite luego filtrar el listado o los reportes por tipo de entrenamiento, en lugar de revisar cada registro uno por uno.
Adjunta la lista de asistencia o el certificado. Guardar el archivo de respaldo directamente en el registro te evita tener que buscarlo por separado si más adelante necesitas comprobar quién asistió.
"No se puede eliminar por dependencias": si un participante o un archivo sigue vinculado a otros registros del sistema, elimina primero esas referencias o usa la opción de Anular en lugar de Eliminar para conservar el historial.
Usa Duplicar desde el detalle cuando repitas la misma capacitación en otra fecha (por ejemplo, una segunda sesión del mismo curso): AdmCloud copia los participantes y demás datos, solo debes ajustar la fecha y el número de documento.