Tablas Dinámicas (Análisis Dinámico)
Las Tablas Dinámicas son un conjunto de reportes interactivos, uno por cada área del negocio (Ventas, Compras, Cobros, Nómina, Producción, Oportunidades, etc.), donde arrastras los campos que quieres analizar entre filas, columnas y datos, sin escribir fórmulas ni consultas SQL. AdmCloud recalcula la tabla al instante y puedes filtrar, reordenar y exportar el resultado en el formato que necesites.
¿Qué son y para qué sirven?
Una tabla dinámica te permite cruzar la información de un área de tu empresa de muchas formas distintas a partir de un solo reporte base: por ejemplo, ver tus ventas por cliente y por mes, y luego, con un simple arrastre, verlas por vendedor y por artículo, sin tener que pedirle un reporte nuevo a nadie. Cada área de AdmCloud con suficiente volumen de datos tiene su propia tabla dinámica, ya preconfigurada con los campos más útiles de esa área.
Los datos que ves se leen de una copia de solo lectura de tu información (una réplica o, en empresas con mucho volumen, un almacén de datos analítico), separada de la base de datos donde trabajas todos los días. Esto evita que un reporte pesado afecte el rendimiento de tus transacciones normales. Cuando esa copia tiene una fecha de actualización reciente (de menos de 24 horas), la pantalla la muestra debajo de los botones de exportación.
Cómo se usa
- Entra a la tabla dinámica del área que quieres analizar (por ejemplo Análisis Dinámico de Ventas o Análisis Dinámico de Nómina). Cada una vive en su propio módulo, junto a las transacciones de esa área.
- Si tu empresa tiene varias Subsidiarias en monedas distintas, elige una Subsidiaria antes de continuar: AdmCloud no te deja ver ni exportar el reporte sin ella, porque sumar montos de monedas distintas daría un total sin sentido.
- Arrastra los campos que aparecen en el panel de personalización hacia una de las tres áreas de la tabla: el área de columnas, el área de filas (para elegir cómo quieres categorizar el reporte: por ubicación, línea de negocio, mes, etc.) o el área de datos (para los montos y cantidades que quieres sumar).
- Haz clic en el ícono de filtro de cualquier campo para limitarlo a ciertos valores (por ejemplo, un rango de fechas o un cliente en particular), y cambia el orden de los campos para obtener una vista distinta del mismo reporte.
- Si quieres conservar esa combinación de campos y filtros para usarla de nuevo más adelante, pulsa Crear copia, dale un nombre y AdmCloud la guardará como tu propia variante. Cámbiate entre variantes (incluida la variante (Predeterminado) de fábrica) desde el listado desplegable en la parte superior de la pantalla.
- Cuando el resultado sea el que necesitas, usa el menú Exportar para descargarlo en Excel, PDF, Word, Html o como imagen.
Solo se guardan los cambios de una variante con nombre. Mientras estés en la variante (Predeterminado), puedes arrastrar y filtrar libremente, pero esos cambios no se conservan al salir de la pantalla. Si quieres que tu arreglo de campos se recuerde la próxima vez que entres, primero crea una copia con nombre y trabaja sobre ella: cada cambio que hagas en una variante con nombre se guarda automáticamente.
Reportes disponibles
Cada reporte se abre desde la sección del módulo al que pertenece, y exige el permiso de consulta de esa misma área:
| Reporte | Módulo / permiso requerido | Qué te permite analizar |
|---|---|---|
| Análisis Dinámico de Ventas | Ventas / Cuentas por Cobrar (Facturas) | Ventas facturadas por cliente, artículo, línea de negocio, vendedor, territorio, sucursal y período. |
| Análisis Dinámico de Pedidos | Ventas (Pedidos de Venta) | Pedidos de venta por cliente, artículo y estado, para dar seguimiento a lo pendiente de facturar. |
| Análisis Dinámico de Cobros | Cuentas por Cobrar (Recibos de Ingreso) | Cobros recibidos de tus clientes, por forma de pago, cliente y período. |
| Análisis Dinámico de Compras | Compras / Cuentas por Pagar (Facturas de Proveedor a Crédito) | Compras registradas por proveedor, artículo y período. |
| Análisis Dinámico de Movimientos Contables | Contabilidad (Entradas de Diario) | Movimientos de tus cuentas contables por cuenta, dimensión y período. |
| Análisis Dinámico de Gastos | Contabilidad (Entradas de Diario) | Gastos registrados por cuenta, categoría y período. |
| Análisis Dinámico de Resultados | Contabilidad (Entradas de Diario) | Ingresos y gastos que forman tu resultado del período, con la flexibilidad de una tabla dinámica. |
| Análisis Dinámico de Oportunidades | CRM (Oportunidades) | Tu pipeline de ventas por etapa, vendedor, fuente de captación y período. |
| Análisis Dinámico de Nóminas | Nómina | Los conceptos pagados en tus nóminas, por empleado, departamento y período. |
| Análisis Dinámico de Producción | Manufactura (Construcción de Productos Terminados) | Lo producido en tus órdenes de producción, por producto, línea y período. |
| Análisis Dinámico de Consumo de Materia Prima | Manufactura (Despacho de Materia Prima) | La materia prima despachada hacia producción, por artículo y período. |
| Análisis Dinámico de Órdenes de Trabajo | Servicio al Cliente (Órdenes de Trabajo) | El trabajo realizado a tus clientes por técnico, tipo de trabajo y período. |
| Órdenes de Mantenimiento | Mantenimiento Industrial (Órdenes de Mantenimiento) | Los mantenimientos hechos a tus equipos, por equipo, tipo de mantenimiento y período. |
| Análisis Dinámico de Consumo de Piezas de Repuesto | Inventario (Despachos) | Los repuestos consumidos en tus mantenimientos, por pieza, equipo y período. |
| Análisis Dinámico de Solicitudes de Servicio | Servicio al Cliente (Solicitudes de Servicio) | Las solicitudes de servicio recibidas de tus clientes, por técnico, tipo y período. |
Capacidades principales
- Tres áreas de arrastre (columnas, filas y datos) para combinar los campos disponibles de cada reporte de la forma que necesites.
- Filtro por valor en cualquier campo, con la mayoría de los reportes filtrados por defecto al año, mes y día de hoy para que abran mostrando información reciente.
- Variantes personales: crea, cambia y elimina tus propias combinaciones guardadas de campos y filtros, sin afectar las de otros usuarios ni la variante (Predeterminado).
- Exportación del resultado a Excel (xlsx y xls), PDF, Word, Html o imagen, respetando el arreglo de campos que armaste en pantalla.
- Si tu sesión tiene una Subsidiaria, Ubicación o vendedor asignado, los reportes que lo requieren se filtran automáticamente a esa Subsidiaria, Ubicación o vendedor, para que cada usuario vea solo lo suyo.
Validaciones al guardar y al exportar
- Subsidiaria obligatoria si tus Subsidiarias usan monedas distintas. Si no seleccionas una, AdmCloud bloquea la carga del reporte y la exportación con un mensaje explicando el motivo, para evitar totales que mezclen monedas.
- El nombre de una variante es obligatorio y no puede repetirse para el mismo reporte y el mismo usuario; si ya existe, AdmCloud te avisa en vez de crear un duplicado.
- Solo puedes ver, editar o eliminar tus propias variantes; no puedes modificar las que creó otro usuario.
Disponibilidad, permisos y condiciones
- Las Tablas Dinámicas son una función del plan Enterprise; no están disponibles en Billing, Start, Basic, Standard, Premium, Premium Plus ni Premium Plus Payroll.
- Incluso en el plan Enterprise, AdmCloud puede mantener esta función apagada para empresas con un volumen de datos muy grande, por el impacto que tendría en el rendimiento; si no ves disponible un reporte que esperabas, contacta a soporte para confirmar si aplica a tu cuenta.
- Cada uno de los 15 reportes exige además el permiso de consulta del módulo transaccional al que pertenece (por ejemplo, para ver el Análisis Dinámico de Nóminas necesitas el permiso de consulta de Nóminas), por lo que un usuario solo verá los reportes de las áreas a las que ya tiene acceso.
- Un reporte solo aparece si el módulo correspondiente está activo en tu empresa (por ejemplo, el de Producción requiere el módulo de Manufactura activo, y el de Órdenes de Trabajo y Solicitudes de Servicio requieren el módulo de Servicio al Cliente).
Consejos y errores comunes
Crea una variante por cada vista que uses seguido. Si revisas tus ventas por vendedor cada semana y por cliente cada mes, guarda ambas combinaciones como variantes con nombre distinto; así cambias entre ellas desde el listado desplegable sin tener que volver a armar el reporte cada vez.
No confundas la fecha de actualización con datos en tiempo real. Estos reportes leen de una copia de tu información que se actualiza periódicamente, no directamente de las transacciones que acabas de guardar. Si necesitas el dato exacto del minuto, revisa la transacción o el reporte tradicional del módulo en lugar de la tabla dinámica.
Si al arrastrar un campo el reporte tarda en recalcularse, espera a que termine antes de seguir arrastrando: cada cambio dispara una nueva consulta contra tus datos.