Cheques Devueltos de Clientes
El cheque devuelto es el documento con el que registras cuando el banco te rechaza un cheque que un cliente te entregó como pago (por fondos insuficientes, firma inválida, cheque vencido u otro motivo). Al guardarlo, AdmCloud revierte el cobro que habías registrado y el cliente vuelve a quedar con el saldo pendiente de su factura, tal como si nunca hubiera pagado.
¿Qué es y para qué sirve?
Cuando un cliente te paga con cheque, normalmente registras el cobro con un Recibo de Ingreso. Si más adelante el banco devuelve ese cheque, ya no puedes simplemente borrar el recibo porque necesitas dejar constancia de lo ocurrido: cuál cheque fue, de qué cliente, por qué monto y de qué recibo provenía. Para eso existe el Cheque Devuelto.
Al registrarlo, el sistema no elimina el cobro original; en su lugar genera un nuevo documento que reversa el efecto de ese cobro: le vuelve a cargar el monto al cliente y descarga el mismo monto de la cuenta de caja o banco donde se había acreditado. El resultado es que el cliente queda, otra vez, con la factura pendiente de cobro.
La forma más común de usarlo es abrirlo directamente desde el Recibo de Ingreso original: así AdmCloud completa automáticamente el cliente, la subsidiaria, la cuenta de caja, la moneda y el monto, y queda registrada la relación entre ambos documentos para que puedas consultarla después.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Lista todos los cheques devueltos registrados, con filtros por cliente, subsidiaria y rango de fechas. Puedes personalizar las columnas visibles y guardar tu configuración. Desde aquí creas nuevos registros, eliminas los existentes y accedes al reporte en PDF. |
| Crear / Editar | El formulario del cheque devuelto: cliente, número y fecha del documento, moneda, tasa de cambio, cuenta de caja, monto total y, según tu configuración, subsidiaria, ubicación, vendedor, transacción de origen (el recibo de ingreso), departamento, división, clase de artículo y tipo de transacción. Permite adjuntar archivos de soporte y personalizar el formulario. |
| Detalles | El mismo cheque devuelto en modo de solo consulta, con su historial de actividades y los botones de acción: editar, duplicar, eliminar, anular, imprimir, consultar el asiento contable y ver los documentos aplicados. |
| Imprimir | Un formato listo para imprimir o guardar en PDF, con los datos de tu empresa, del cliente, del recibo de origen (si aplica) y el monto del cheque devuelto. |
Cómo registrarlo paso a paso
- Abre el recibo de ingreso original (si el banco te avisó que un cheque de un cobro ya registrado fue devuelto) y, desde ahí, genera el cheque devuelto; o bien abre el listado de Cheques Devueltos de Clientes y pulsa Nuevo si prefieres crearlo desde cero. En cualquier caso necesitas el nivel de "agregar" del permiso correspondiente.
- Verifica o selecciona el cliente al que le pertenece el cheque. Si viniste desde el recibo de ingreso, ya aparece completado.
- Confirma la moneda, la tasa de cambio y la cuenta de caja de donde salía el dinero del cobro original.
- Indica el monto del cheque devuelto. Debe ser mayor a cero.
- Revisa la fecha del documento. AdmCloud numera el documento automáticamente si no escribes un número.
- Anota en la referencia el motivo de la devolución (fondos insuficientes, firma inválida, cheque vencido, etc.) para tener el dato disponible más adelante.
- Adjunta algún archivo de soporte si lo necesitas, por ejemplo la constancia del banco.
- Guarda. El sistema valida los datos y genera el asiento contable: débito a la cuenta por cobrar del cliente y crédito a la cuenta de caja indicada, revirtiendo así el cobro original.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Número | Identificador del documento. AdmCloud lo asigna automáticamente si lo dejas en blanco; una vez guardado no se puede cambiar. |
| Cliente | A quién pertenece el cheque devuelto. Debe ser un cliente activo. |
| Fecha del documento | Fecha en la que registras la devolución del cheque. |
| Moneda y tasa de cambio | Moneda del cheque y su tasa frente a la moneda local; debe ser mayor que cero. |
| Cuenta de caja | La cuenta de caja o banco de la que se descuenta el monto, normalmente la misma en la que se había acreditado el cobro original. Es obligatoria. |
| Monto total | El importe del cheque que fue devuelto; debe ser mayor que cero. |
| Transacción de origen | El recibo de ingreso del cual provenía el cheque, cuando el documento se genera desde ahí. Queda visible en los detalles para rastrear el vínculo entre ambos documentos. |
| Referencia | Texto libre para anotar, por ejemplo, el número del cheque, el banco o el motivo de la devolución. |
| Vendedor | Empleado asociado al cobro original, si corresponde. Debe estar activo. |
| Subsidiaria / Ubicación | A qué subsidiaria y ubicación pertenece contablemente el documento; solo aparecen si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas. |
| Departamento / División / Clase de artículo / Tipo de transacción | Dimensiones contables adicionales, visibles solo si tu compañía usa esos módulos. |
| Archivos adjuntos | Documentos de soporte de la devolución, sujetos al límite de la edición contratada. |
Validaciones al guardar
- Cliente activo. Si el cliente está inactivo o anulado, el sistema rechaza el guardado.
- Cuenta de caja obligatoria. Sin ella, el sistema no puede generar el asiento contable ni identificar de dónde sale el monto.
- Monto mayor que cero. No se puede registrar un cheque devuelto sin importe.
- Tasa de cambio mayor que cero cuando el cheque está en moneda extranjera (si se deja en cero, se ajusta automáticamente a 1).
- Ubicación coherente con la subsidiaria indicada en el documento.
- Vendedor activo, cuando se indica uno.
- Transacción de origen válida, si el documento se generó desde un recibo de ingreso: el recibo debe existir y no estar anulado.
- Período contable abierto para la fecha del documento en el módulo de Cuentas por Cobrar; no se puede registrar en un período ya cerrado.
- Al editar: el número del documento no se puede cambiar, y si el cheque devuelto ya tiene pagos u otros documentos aplicados, tampoco se puede cambiar el cliente, la moneda ni la tasa de cambio.
- Al eliminar o anular: no se permite si el cheque devuelto tiene documentos vinculados (por ejemplo, cobros ya aplicados); primero debes desvincularlos.
Gestión del documento
Desde el detalle de un cheque devuelto ya guardado puedes, según tus permisos:
- Editarlo mientras no tenga documentos aplicados que lo bloqueen, o duplicarlo para crear uno nuevo a partir de sus datos.
- Eliminarlo, si no tiene registros vinculados.
- Anularlo, si no tiene registros vinculados; un cheque devuelto anulado no puede volver a editarse.
- Consultar el asiento contable que generó, si tu compañía usa el módulo de Contabilidad.
- Ver los documentos aplicados vinculados a este registro.
- Imprimirlo en un formato listo para entregar o archivar.
Funciones adicionales según tu configuración
- Personalización de columnas: en el listado puedes elegir, ordenar y guardar qué columnas ver.
- Campos personalizados: si tu compañía agregó campos propios marcados como visibles en cheques devueltos de clientes, aparecen en el formulario.
- Personalización del formulario: puedes ajustar qué campos se muestran y en qué orden mediante la herramienta de personalización de formularios.
- Departamentos, divisiones, clases de artículo y tipos de transacción: campos adicionales que aparecen solo si tu compañía tiene esas dimensiones contables activas.
Disponibilidad y permisos
- El acceso se controla con el permiso "Cheques Devueltos de Clientes" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
- Requiere que tu empresa tenga activo el módulo de Ventas / Cuentas por Cobrar.
- Con subsidiarias habilitadas, cada cheque devuelto queda asociado a una subsidiaria y se filtra por ella en el listado.
- Si tu compañía usa el módulo de Contabilidad, el asiento contable se genera automáticamente al guardar; si no lo usas, el documento se registra igual, solo que sin asiento.
Consejos y errores comunes
Ábrelo desde el recibo de ingreso original siempre que puedas. Así AdmCloud completa el cliente, la moneda, la cuenta de caja y el monto por ti, y queda registrada la relación entre el recibo y el cheque devuelto para que puedas rastrearla después.
Este documento no elimina el cobro original, lo reversa. El recibo de ingreso sigue existiendo en el historial; el cheque devuelto es el que le vuelve a cargar el saldo al cliente. No intentes eliminar o anular el recibo original en su lugar: perderías la trazabilidad de lo ocurrido.
¿El banco te cobró una comisión por el cheque devuelto? Ese cargo bancario no se registra automáticamente aquí; regístralo por separado (por ejemplo, con un Pago a Cuenta contra tu cuenta de gastos bancarios).
¿No puedes cambiar el cliente, la moneda o la tasa de cambio al editar? Es porque el cheque devuelto ya tiene un pago u otro documento aplicado; primero desaplícalo o anúlalo.