Balances Iniciales de Cuentas por Cobrar
El balance inicial de cliente es el documento con el que registras, en un solo movimiento, cuánto te debía cada cliente al momento de empezar a usar AdmCloud (o al activar el módulo de Cuentas por Cobrar). En lugar de volver a capturar una por una las facturas antiguas de tu sistema anterior, resumes ese saldo pendiente en un único documento por cliente.
¿Qué es y para qué sirve?
Cuando una empresa empieza a usar AdmCloud casi siempre tiene clientes con saldos pendientes de un sistema anterior. El balance inicial te permite trasladar ese saldo sin tener que reconstruir cada factura vieja: indicas el cliente, el monto total que te debe y la fecha, y AdmCloud crea el saldo por cobrar correspondiente, tal como lo haría una factura.
La diferencia con una factura normal es la contrapartida contable: en lugar de generar el asiento contra una cuenta de ingresos por ventas, el balance inicial se acredita contra la cuenta contable que tú elijas (normalmente una cuenta puente de "balances iniciales" o de patrimonio), porque no representa una venta nueva, sino un saldo que ya existía.
Al guardarlo, el sistema suma el monto al saldo pendiente del cliente y genera el asiento contable en el mayor general (si tu compañía usa el módulo de Contabilidad), débito a la cuenta por cobrar del cliente según su moneda y crédito a la cuenta indicada.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado de balances iniciales | Lista todos los balances iniciales registrados, con filtros por cliente, clase de cliente, subsidiaria, ubicación, vendedor y rango de fechas. Puedes personalizar las columnas visibles y guardar tu configuración. Desde aquí creas, eliminas o abres el reporte de balances iniciales. |
| Crear / Editar | El formulario del balance inicial: cliente, número y fecha del documento, moneda, términos de pago, cuenta a acreditar, monto total y, según tu configuración, subsidiaria, ubicación, departamento, división, clase de artículo, proyecto y comprobante fiscal. Permite adjuntar archivos de soporte y personalizar el formulario. |
| Detalles | El mismo balance inicial en modo de solo consulta, con el historial de actividades y los botones de acción: editar, duplicar, eliminar, anular y consultar el asiento contable generado, además de los documentos aplicados (pagos) vinculados. |
Cómo registrarlo paso a paso
- Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de facturas; si no ves el botón, pide acceso a tu administrador.
- Selecciona el cliente al que le vas a registrar el saldo pendiente.
- Escribe el número del documento. A diferencia de otras transacciones, AdmCloud no lo numera automáticamente aquí: normalmente escribes el mismo número que tenía en tu sistema anterior, para poder identificarlo después.
- Indica la fecha, la moneda y la tasa de cambio del saldo, y los términos de pago con los que se calculará su vencimiento.
- Indica el monto total que el cliente te debía a esa fecha.
- Selecciona la cuenta a acreditar. Es la cuenta contable contra la que se registra la contrapartida del saldo (normalmente una cuenta puente de balances iniciales, no una cuenta de ventas).
- Completa los datos fiscales cuando tu país use comprobantes fiscales, y adjunta algún archivo de soporte si lo necesitas (por ejemplo, el estado de cuenta del sistema anterior).
- Guarda. El sistema valida los datos y genera el asiento contable: débito a la cuenta por cobrar del cliente según su moneda, crédito a la cuenta que indicaste.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Número | Identificador del documento. Se escribe manualmente (no lo asigna AdmCloud); no puede repetirse con otro balance inicial ni cambiarse después de guardado. |
| Cliente | A quién le corresponde el saldo. Debe ser un cliente activo. |
| Fecha del documento | Fecha con la que queda registrado el saldo; junto con el término de pago define su fecha de vencimiento. |
| Moneda y tasa de cambio | Moneda del saldo y su tasa frente a la moneda local; debe ser mayor que cero. |
| Términos de pago | Condición de pago con la que se calcula el vencimiento del saldo. |
| Cuenta a acreditar | Cuenta contable contra la que se contabiliza el saldo. Es obligatoria: sin ella el sistema no puede generar el asiento contable. |
| Monto total | El importe que el cliente debía a la fecha del documento. |
| Referencia | Texto libre para anotar, por ejemplo, el número que el documento tenía en tu sistema anterior. |
| Subsidiaria / Ubicación | A qué subsidiaria y ubicación pertenece contablemente el documento; solo aparecen si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas. |
| Departamento / División / Clase de artículo / Proyecto | Dimensiones contables adicionales, visibles solo si tu compañía usa esos módulos. |
| Comprobante fiscal (NCF) | Solo visible en países que manejan comprobantes fiscales. |
| Archivos adjuntos | Documentos de soporte del saldo migrado, sujetos al límite de la edición contratada. |
Validaciones al guardar
- Número de documento requerido y único entre los balances iniciales; una vez guardado no se puede cambiar.
- Cliente activo. Si el cliente está inactivo, el sistema rechaza el guardado indicando su nombre.
- Cuenta a acreditar obligatoria. Si no se indica, el sistema no puede generar el asiento contable y bloquea el guardado.
- Tasa de cambio mayor que cero cuando el saldo está en moneda extranjera (si se deja en cero, se ajusta automáticamente a 1).
- Ubicación coherente con la subsidiaria indicada en el documento.
- Vendedor activo, cuando se indica uno.
- Término de pago activo y comprobante fiscal (NCF) con formato válido, cuando tu país lo requiere.
- Período contable abierto para la fecha del documento en el módulo de Cuentas por Cobrar; no se puede registrar en un período ya cerrado.
- Al editar: el número del documento no se puede cambiar, y si el balance ya tiene pagos u otros documentos aplicados, tampoco se puede cambiar el cliente, la moneda ni la tasa de cambio.
- Al eliminar o anular: no se permite si el balance inicial tiene documentos vinculados (por ejemplo, cobros ya aplicados); primero debes desvincularlos o anularlos.
Gestión del documento
Desde el detalle de un balance inicial ya guardado puedes, según tus permisos:
- Editarlo mientras no tenga documentos aplicados que lo bloqueen, o duplicarlo para crear uno nuevo a partir de sus datos.
- Eliminarlo, si no tiene registros vinculados.
- Anularlo, si no tiene registros vinculados válidos; un balance anulado no puede volver a editarse.
- Consultar el asiento contable asociado, si tu compañía usa el módulo de Contabilidad.
- Ver los documentos aplicados (por ejemplo, los cobros que el cliente ya haya hecho contra ese saldo).
Funciones adicionales según tu configuración
- Personalización de columnas: en el listado puedes elegir, ordenar y guardar qué columnas ver.
- Campos personalizados: si tu compañía agregó campos propios marcados como visibles en balances iniciales de clientes, aparecen en el formulario.
- Carga masiva desde archivo: en lugar de capturar los balances uno por uno, puedes importarlos todos de una vez desde la herramienta de Migración de Datos, subiendo un archivo con el número, cliente, fecha, moneda, cuenta a acreditar y monto de cada uno.
- Departamentos, divisiones, clases de artículo y proyectos: campos adicionales que aparecen solo si tu compañía tiene esas dimensiones contables activas.
- Tipos de transacción y comprobantes fiscales: disponibles solo si tu compañía los usa.
Disponibilidad y permisos
- El acceso se controla con el permiso "Facturas" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
- Con subsidiarias habilitadas, cada balance inicial queda asociado a una subsidiaria y filtra por ella en el listado y el reporte.
- El campo de comprobante fiscal (NCF) solo aparece si tu país maneja comprobantes fiscales.
Consejos y errores comunes
Usa esta pantalla solo para el saldo con el que arrancas en AdmCloud. Para registrar ventas nuevas usa la Factura a Crédito o la Factura al Contado; el balance inicial es exclusivamente para trasladar saldos que ya existían antes de empezar a usar el sistema.
No acredites una cuenta de ingresos por ventas. La cuenta a acreditar debe ser una cuenta puente de balances iniciales o de patrimonio, ya que este documento no representa una venta nueva; acreditar una cuenta de ingresos duplicaría tus ventas del período.
¿Tienes muchos clientes con saldo pendiente? Antes de capturarlos uno por uno, revisa la herramienta de Migración de Datos: puedes cargarlos todos de una vez desde un archivo.
¿No puedes cambiar el cliente, la moneda o la tasa de cambio al editar? Es porque el balance inicial ya tiene un cobro u otro documento aplicado; primero desaplícalo o anúlalo, o corrige el saldo con una nota de crédito en su lugar.