Instituciones Financieras
El catálogo de Instituciones Financieras registra los bancos con los que trabaja tu empresa. No es una pantalla de movimientos ni de saldos: es la lista maestra que luego seleccionas en tus Cuentas Contables de tipo banco, en la ficha financiera de tus Clientes/Proveedores/Empleados y en tus transacciones de pago, para saber a qué institución pertenece cada cuenta o depósito.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada registro representa un banco real (por ejemplo, Banco Popular, BHD León o Scotiabank) o cualquier otra institución financiera con la que operes. Una vez creada, la usas como referencia en:
- Cuentas Contables de tipo banco. Cada cuenta de banco de tu Catálogo de Cuentas indica a qué Institución Financiera pertenece, para imprimir cheques con el formato correcto, generar el archivo de pagos y conciliar su estado de cuenta.
- Clientes, Proveedores y Empleados. En la sección financiera de su ficha puedes indicar en qué institución tienen su cuenta bancaria, para pagos y transferencias.
- Transacciones de pago de nómina. Las transacciones que definen el banco de pago de un empleado quedan vinculadas a esta institución.
- Generación de archivos bancarios. Si seleccionas un "Banco Conocido" (uno de los bancos oficiales predefinidos de República Dominicana), AdmCloud sabe qué formato de archivo usar al generar el archivo de pagos para ese banco (por ejemplo, Popular, Scotiabank, BHD León o Promerica).
Cómo se usa
- Entra al listado de Instituciones Financieras. Verás todas las instituciones ya registradas, ordenadas alfabéticamente por nombre.
- Pulsa Crear para dar de alta una nueva institución, o haz clic sobre el nombre de una existente para ver su detalle.
- Completa el formulario: escribe el Nombre (obligatorio y único), y si aplica, el Código, el Banco Conocido, el Código SWIFT y cualquier Nota que quieras dejar sobre la institución.
- Pulsa Guardar para crear o actualizar el registro.
- Desde el detalle, usa el botón Editar para modificar la institución, o Eliminar para borrarla (AdmCloud te pedirá confirmación y validará que no esté en uso antes de eliminarla).
- Selecciónala luego desde el campo Banco de tus Cuentas Contables o desde la sección financiera de tus Clientes, Proveedores o Empleados, donde aparece en una lista desplegable con todas las instituciones registradas.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Identifica la institución en toda la aplicación (dropdowns, reportes, cheques). Es obligatorio y no puede repetirse entre dos instituciones. |
| Código | Un código corto opcional para tu propia referencia interna. |
| Banco Conocido | Selector opcional que vincula el registro con uno de los bancos oficiales predefinidos (principalmente de República Dominicana). Se usa para que AdmCloud identifique el formato correcto al generar archivos de pagos bancarios para ese banco. |
| Código SWIFT | El código SWIFT/BIC del banco, útil para transferencias internacionales. |
| Notas | Texto libre para dejar cualquier observación adicional sobre la institución. |
Validaciones al guardar y al eliminar
- El Nombre es obligatorio. AdmCloud no permite guardar una institución sin nombre.
- El Nombre debe ser único. No puedes crear dos instituciones financieras con el mismo nombre.
- No se puede eliminar una institución en uso. Antes de borrarla, AdmCloud revisa que no esté asignada como banco en ninguna Cuenta Contable, en la ficha financiera de ningún Cliente/Proveedor/Empleado, ni en transacciones de pago de nómina. Si encuentra alguna, muestra el listado de los registros dependientes y bloquea la eliminación hasta que los reasignes o elimines primero.
Consejos y errores comunes
Este catálogo es solo de referencia. No registra saldos ni movimientos; esos se manejan en tus Cuentas Contables de tipo banco y en la Conciliación Bancaria.
Usa "Banco Conocido" cuando el banco esté en la lista. Si vas a generar archivos de pago para bancos como Popular, Scotiabank, BHD León o Promerica, selecciona el banco correspondiente en este campo; de lo contrario, AdmCloud no podrá generar el archivo en el formato que ese banco exige.
Si no puedes eliminar una institución, revisa el mensaje de error: te indica hasta cinco cuentas contables, relacionados o transacciones que todavía la usan. Reasígnalos a otra institución o elimínalos primero, y luego intenta borrar el registro de nuevo.