Presupuestos

¿Qué es y para qué sirve?

Un presupuesto es un documento con un nombre, opcionalmente vinculado a una Subsidiaria, Ubicación, Departamento, Clase de Artículo, División o Proyecto, que contiene una tabla de montos: una fila por cada cuenta contable que quieras presupuestar y una columna por cada período contable (normalmente los 12 meses) del año que estás planificando.

Sirve para tres cosas principales:

• Planificar de antemano cuánto esperas gastar o ingresar en cada cuenta, mes a mes.
• Compararlo después contra lo realmente Ejecutado en tu contabilidad y lo ya Ordenado en compras autorizadas, para saber cuánta disponibilidad te queda.
• Si tu empresa activa el Control de Presupuesto, usarlo para advertir o bloquear transacciones que superen lo disponible en una cuenta.

Cada línea de presupuesto puede tener su propia moneda: si la dejas en blanco, el monto se usa tal cual; si le indicas una moneda, en los reportes AdmCloud lo convierte usando la tasa de cambio vigente (o la tasa promedio que definas en el reporte, si tu empresa tiene esa función habilitada).

Cómo se usa

1. Entra al listado de Presupuestos y usa el botón Nuevo para elegir cómo quieres partir: un presupuesto vacío para el año que indiques, una copia de los movimientos reales del año anterior, una copia de los movimientos reales del año actual, o una copia de los montos de un período contable específico distribuidos a todos los períodos del nuevo presupuesto.
2. Completa el encabezado: Nombre (obligatorio), Subsidiaria (si tu empresa las usa), y de forma opcional Ubicación, Departamento, Clase de Artículo, División, Proyecto y Notas, para poder filtrarlo y reportarlo después por esa dimensión.
3. Llena la tabla de montos por cuenta y período. Puedes escribir cada celda a mano, o usar el menú de acciones de cada cuenta para: ver sus movimientos del año anterior o del año actual, ver su gráfico histórico, duplicar la fila, copiar el primer monto a todos los períodos, o proyectar el año automáticamente (igual al año anterior, promedio del año anterior, regresión lineal, o pronóstico por serie de tiempo).
4. Si prefieres trabajar en Excel, usa Copiar tabla para llevarte toda la grilla al portapapeles, complétala allá, y luego Pegar montos para traerla de vuelta. También puedes usar Calcular Factor para ajustar de una vez todos los montos por un mismo porcentaje.
5. Si tu empresa tiene habilitado el acceso por usuario a presupuestos, agrega en la sección Usuarios con acceso a quiénes pueden ver o editar este presupuesto en particular, aunque no tengan el permiso general de Presupuestos.
6. Guarda el presupuesto. Desde la pantalla de detalle puedes editarlo, duplicarlo, autorizarlo (si tienes el permiso de autorización) o pasar directo a su Reporte para comparar lo presupuestado contra lo real.

Capacidades principales

• Creación de un presupuesto vacío, copiado de los movimientos reales del año anterior o actual, o copiado de los montos de un período contable específico distribuidos a todo el año.
• Proyección automática de montos por cuenta: igual al año anterior, promedio del año anterior, regresión lineal o pronóstico por serie de tiempo (SSA).
• Copiar y pegar la tabla completa de montos desde y hacia Excel u otra hoja de cálculo.
• Cálculo de un factor multiplicador para ajustar todos los montos del presupuesto de una sola vez (por ejemplo, para aplicar un aumento del 5% a todo).
• Moneda independiente por cada línea (cuenta) del presupuesto, convertida automáticamente en los reportes.
• Flujo de autorización con tres estados: Pendiente, Autorizado y Rechazado.
• Acceso restringido: puedes vincular usuarios específicos a un presupuesto para que lo vean o editen aunque no tengan el permiso general.
• Duplicar un presupuesto existente para usarlo como base de uno nuevo.
• Reporte comparativo directo desde el detalle del presupuesto, con Presupuesto, Ejecutado, Ordenado, Disponibilidad, % de ejecución y Proyección del cierre de año.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Nombre obligatorio: no puedes guardar un presupuesto sin nombre.
• Subsidiaria no editable: no puedes crear ni modificar un presupuesto en una subsidiaria marcada como solo lectura.
• Cuenta y período válidos: cada monto que ingreses debe corresponder a una cuenta contable y a un período contable que existan; AdmCloud rechaza el guardado si detecta una referencia inválida.
• Usuario con acceso vigente: si agregas usuarios a la sección de acceso, cada uno debe ser un usuario válido y con acceso permitido a la empresa; de lo contrario el guardado se rechaza.
• Edición restringida: si solo estás vinculado a un presupuesto (sin el permiso general), únicamente se guardan tus cambios a las Notas y a los montos; cualquier otro cambio que intentes en el encabezado se ignora.
• Debes tener sesión iniciada en una subsidiaria para crear un presupuesto, si tu empresa usa subsidiarias múltiples y no tienes permiso de manejar varias monedas a la vez.

Disponibilidad, planes y condiciones

• Esta función requiere la edición Enterprise con el módulo de Presupuesto activado para tu empresa. Sin este módulo activo, la pantalla muestra un mensaje de "función no disponible en esta edición" en lugar del formulario.
• El acceso general se controla con el permiso "Presupuesto" del grupo de usuarios (con sus niveles de Ver, Crear, Editar, Eliminar y Autorizar).
• Si no tienes el permiso de ver todos los presupuestos, solo verás en el listado aquellos a los que te vincularon específicamente en su sección de "Usuarios con acceso".
• La sección "Usuarios con acceso" del formulario solo aparece si tu empresa tiene habilitada esa función específica de acceso por usuario a presupuestos.

Consejos y errores comunes