Recordatorios
Los Recordatorios son el panel de "pendientes" de tu tablero (Dashboard): una lista corta de enlaces directos a lo que tienes esperando por ti — facturas por cobrar, órdenes por autorizar, artículos por reordenar, permisos por aprobar, y muchos más — cada uno con un contador que te dice cuántos hay. Cada usuario personaliza cuáles ve, en qué orden y cuáles destaca como importantes.
¿Qué son y para qué sirven?
Cada recordatorio representa una consulta de "cosas pendientes" en algún área del sistema: facturas y notas vencidas, órdenes de compra o de venta pendientes de autorizar, solicitudes de vacaciones o de horas por aprobar, artículos por debajo de su punto de reorden, órdenes de mantenimiento o de manufactura abiertas, contratos de servicio por vencer, y más. En lugar de entrar a cada pantalla para revisar si hay algo pendiente, el panel de Recordatorios te muestra el conteo actualizado y un enlace directo a la lista filtrada correspondiente.
Qué recordatorios puedes activar depende de qué módulos tiene habilitados tu compañía (CRM, Ventas, Compras, Banca, Inventario, Servicio, Proyectos, Mantenimiento, Manufactura, Nómina, RRHH, etc.) y, para algunos, de tus propios permisos — un recordatorio de autorizaciones que tú no puedes autorizar simplemente no aparece en tu catálogo disponible.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Panel de Recordatorios (Dashboard) | Se muestra en tu tablero principal como un panel más. Lista tus recordatorios activos, ordenados con los "importantes" primero, cada uno con su contador. Un botón de refrescar limpia la caché de los contadores y los recalcula. Un botón "Personalizar" abre la ventana de personalización sin salir del tablero. |
| Personalizar (/Reminders) | La misma tabla de personalización, como página completa: el catálogo completo de recordatorios disponibles para ti, con casillas para activarlos y marcarlos como importantes, y un asa de arrastre para reordenarlos. Se llega aquí también al hacer clic en "Personalizar" desde el panel, o desde el botón de "Personalizar" que ve un administrador en el tablero de otro usuario. |
| Auditoría de Recordatorios | Pantalla de solo consulta, exclusiva para administradores, que lista cada usuario con un panel de Recordatorios en su tablero, junto con los recordatorios que tiene activos. Un checkbox permite mostrar únicamente a los usuarios que tienen al menos un recordatorio activo. |
Cómo usarlos, paso a paso
- Desde tu tablero, ubica el panel "Recordatorios" y pulsa Personalizar. Necesitas el permiso de edición del Dashboard; si no ves el botón, tu grupo de usuarios no tiene ese permiso.
- Marca la casilla "Habilitar" de cada recordatorio que quieras ver en tu panel. Solo aparecen en la tabla los recordatorios de los módulos que tu compañía tiene activos y, para algunos, para los que tienes el permiso correspondiente.
- Marca "Importante" en los que quieras destacar. Los recordatorios importantes se muestran primero en el panel, en negrita y con letra más grande.
- Arrastra las filas desde el ícono de la izquierda para cambiar el orden en el que aparecen en tu panel.
- Usa el buscador (si abriste la ventana emergente desde el tablero) para filtrar la tabla por módulo o por nombre del recordatorio, sin perder tus marcas ya hechas.
- Guarda. El panel de tu tablero se actualiza de inmediato con tu nueva selección y orden, sin recargar la página.
Capacidades principales
- Contador en vivo: cada recordatorio activo muestra cuántos elementos pendientes tiene ahora mismo; el valor se guarda en caché por 10 minutos y puedes forzar su actualización con el botón de refrescar del panel.
- Enlace directo: al hacer clic en un recordatorio, vas directo a la lista ya filtrada de esos pendientes (por ejemplo, tus órdenes de compra por autorizar), sin tener que aplicar el filtro tú mismo.
- Orden libre y marca de importancia: decides cuáles ves y en qué orden, y puedes resaltar los que más te interesan.
- Reportes personalizados como recordatorio (plan Enterprise): cualquier reporte SQL personalizado marcado para "mostrar como recordatorio" aparece en tu catálogo igual que los recordatorios estándar.
- Personalización del panel de otro usuario: un administrador puede abrir el tablero de otro usuario y personalizar su panel de Recordatorios en su nombre.
- Aviso de "Nuevo": los recordatorios agregados recientemente al producto muestran una etiqueta "Nuevo" en la tabla de personalización durante sus primeros 30 días.
- Auditoría para administradores: revisa de un vistazo qué usuarios tienen recordatorios configurados y cuáles, sin tener que entrar al tablero de cada uno.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Módulo | El área del sistema a la que pertenece el recordatorio (Ventas, Compras, Banca, Inventario, Nómina, etc.), para ubicarlo fácilmente en la tabla. Cada módulo se muestra con un ícono representativo delante de su nombre, para reconocerlo de un vistazo al recorrer la lista. |
| Nombre | La descripción del recordatorio, tal como aparecerá en tu panel del tablero. |
| Habilitar | Actívalo para que el recordatorio aparezca en tu panel. Si lo desmarcas, deja de mostrarse (pero sigue disponible para volver a activarlo cuando quieras). |
| Importante | Lo destaca en tu panel: aparece primero, en negrita y con letra más grande, para que no se te pase. |
Validaciones al guardar
- Límite de recordatorios activos: puedes activar hasta 6 recordatorios en la mayoría de los planes, o hasta 16 en el plan Enterprise. Si intentas activar más, el guardado se rechaza con un mensaje indicando el máximo permitido.
- Solo un administrador puede personalizar el panel de otro usuario. Un usuario sin privilegios de administrador solo puede guardar cambios sobre su propio panel.
- Se requiere el permiso de edición del Dashboard para guardar cualquier cambio de personalización, tanto en tu propio panel como en el de otro usuario.
Disponibilidad
- El panel de Recordatorios está disponible en todos los planes, con un máximo de 6 recordatorios activos a la vez (16 en el plan Enterprise).
- Cada recordatorio individual solo aparece en tu catálogo si el módulo correspondiente está habilitado para tu compañía (por ejemplo, los recordatorios de Nómina requieren el módulo de Nómina activo, los de Mantenimiento requieren Mantenimiento Industrial, etc.).
- Mostrar reportes personalizados como recordatorio requiere el plan Enterprise y que el reporte tenga marcada la opción correspondiente en Reportes Personalizados.
- Ver el panel de Recordatorios no requiere ningún permiso especial; personalizarlo (el tuyo o, si eres administrador, el de otro usuario) requiere el permiso de edición del Dashboard.
- La Auditoría de Recordatorios solo está disponible para usuarios con privilegios de administrador.
Consejos y errores comunes
Activa solo los recordatorios que realmente vas a revisar. Con el límite de 6 (o 16 en Enterprise), es mejor quedarte con los que de verdad usas a diario que llenar el panel con recordatorios que nunca miras.
Marca como "Importante" solo lo que de verdad requiere tu atención inmediata. Si marcas todos como importantes, ninguno se destaca realmente sobre los demás.
¿El contador no se actualiza? Los valores se guardan en caché por 10 minutos para no sobrecargar el sistema. Usa el botón de refrescar del panel para forzar el recálculo inmediato.
¿No ves el botón "Personalizar"? Necesitas el permiso de edición del Dashboard en tu grupo de usuarios — pídeselo a tu administrador si crees que deberías tenerlo.