Leads y Oportunidades

¿Qué es y para qué sirve?

Los Leads te permiten centralizar el seguimiento de posibles clientes desde el primer contacto: quién es, cómo llegó a ti (su Fuente de Captación), en qué está interesado, quién de tu equipo lo está atendiendo y en qué etapa de tu proceso de ventas se encuentra. A cada Lead le puedes agregar los artículos o servicios en los que tiene interés (con cantidad y precio) para tener una idea del tamaño del negocio, aunque todavía no sea una cotización formal.

Cada Lead avanza por las Etapas de Venta que tu empresa configuró (por ejemplo: Nuevo, Contactado, Calificado, Cerrado Ganado, Cerrado Perdido). Estas etapas son las mismas que usan las Oportunidades, así que un Lead y una Oportunidad conviven en el mismo tablero y puedes decidir mostrar uno, otro o ambos a la vez. Cuando el negocio ya está calificado (tienes claro su valor esperado y su fecha de cierre), marca la casilla Oportunidad Calificada en su formulario: a partir de ese momento pasa a listarse y tratarse como Oportunidad, sin necesidad de crear un registro nuevo.

Desde el detalle de un Lead puedes generar una Cotización con un solo clic, tomando los artículos que ya capturaste en él, sin tener que volver a escribirlos.

Cómo se usa

1. Abre el listado de Leads. Tiene cuatro vistas: Abiertos (por defecto), Tablero (vista Kanban), Cerrados y Todos (incluye anulados). Puedes filtrar por fecha, subsidiaria, cliente/prospecto, vendedor, clase de cliente y clase de artículo, y personalizar qué columnas se muestran en la tabla.
2. En la vista de Tablero, cada columna representa una Etapa de Venta y cada tarjeta un Lead o una Oportunidad. Usa los interruptores Incluir Leads e Incluir Oportunidades para decidir qué tarjetas ver, filtra por vendedor, y ordena las tarjetas por prioridad o por días desde el último contacto. Puedes arrastrar una tarjeta de una columna a otra para cambiarle la etapa directamente. Las etapas marcadas como "de cierre" no muestran tarjetas en el tablero: en su lugar indican que ahí se cierran los negocios.
3. Pulsa Crear para capturar un Lead nuevo. Completa al menos el Nombre y la Etapa de Venta; el resto de los campos (Cliente o Prospecto, Vendedor, Contacto, Teléfono, Correo, Clase de Artículo, Fuente de Captación, Ingreso esperado, Probabilidad, Fecha de cierre estimada, Presupuesto, Notas) son opcionales pero te ayudan a calificar mejor el negocio.
4. Si el Lead ya tiene productos o servicios de interés, agrégalos en la sección de artículos: elige el artículo, la cantidad, el precio y, si aplica, el descuento y el impuesto. AdmCloud calcula automáticamente el subtotal, el descuento, el impuesto y el total.
5. Adjunta los archivos que necesites (por ejemplo, una propuesta o un correo del cliente) y guarda.
6. Desde el Detalle de un Lead puedes editarlo, duplicarlo, generar una Cotización a partir de sus artículos, cambiar su etapa desde el menú Cambiar Etapa sin abrir el formulario completo, eliminarlo (si no tiene documentos vinculados) y consultar los documentos ya generados a partir de él en la sección de Documentos Aplicados.

Campos clave

Validaciones al guardar

• El Nombre y la Etapa de Venta son obligatorios; la Etapa de Venta debe existir en tu catálogo de etapas.
• Si indicas un Correo, debe tener un formato de correo electrónico válido.
• Si asignas un Vendedor, su ficha de empleado debe tener un correo electrónico configurado; de lo contrario no se puede guardar.
• Si indicas Cliente/Prospecto, Clase de Artículo, Fuente de Captación o Moneda, esos registros deben existir y no estar anulados.
• La Subsidiaria es obligatoria si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas, y no puede ser una subsidiaria marcada como de solo lectura.
• Cada línea de artículo debe tener un artículo activo, su unidad de medida (si el artículo la exige) y su horario de impuestos; si el artículo requiere o prohíbe atributos, la línea debe respetarlo.
• Cambiar la Etapa de Venta de un Lead a una etapa marcada como "Perdida" requiere el permiso adicional de "Negocio Perdido" del CRM.
• No se puede eliminar un Lead que ya tiene documentos vinculados (por ejemplo una Cotización generada a partir de él); primero hay que desvincularlos o eliminarlos.

Disponibilidad

• Esta función requiere el plan Premium Plus CRM o superior, o el plan Enterprise con el módulo de CRM activo; si no está disponible, la pantalla muestra el mensaje de función no disponible para esta edición.
• Requiere el permiso "Oportunidades" del CRM en tu grupo de usuarios (con nivel de agregar, editar, eliminar o anular según la acción). Este mismo permiso controla tanto los Leads como las Oportunidades, ya que comparten la misma pantalla de seguridad.
• Cambiar un Lead a una etapa "Perdida" requiere además el permiso adicional "Negocio Perdido" del CRM.
• El campo Subsidiaria solo es obligatorio y visible si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas.
• Si tu empresa usa campos personalizados en Leads/Oportunidades, solo los marcados como visibles en Leads aparecen en esta pantalla.
• El botón Crear Campo Personalizado solo aparece si tu plan incluye campos personalizados.

Consejos y errores comunes