Clientes · Manual de usuario

¿Qué es y para qué sirve?

Cada cliente es una ficha maestra que el resto del sistema reutiliza: al crear una cotización, un pedido o una factura, el documento toma automáticamente del cliente su moneda, su nivel de precios, sus términos de pago, su descuento estándar, su vendedor y su secuencia fiscal. Mantener la ficha completa y al día evita errores en cada documento de venta.

Un mismo registro puede ser a la vez cliente y proveedor (por ejemplo, una empresa a la que le compras y le vendes), y también puede iniciar como prospecto y convertirse en cliente cuando concretes la primera venta.

Pantallas del área

Pantalla	Qué hace
Listado de clientes	Lista todos los clientes con pestañas Clientes, Prospectos y Todos. Puedes filtrar por cliente, empresa padre, clase, vendedor, territorio, nivel de precios y localidad; personalizar las columnas visibles y guardar tu configuración; y desde aquí crear, eliminar o abrir el reporte imprimible. En la pestaña Prospectos el buscador por nombre cambia a un buscador de prospectos, y al alternar de pestaña ese filtro se limpia para que no arrastres una búsqueda que ya no aplica.
Crear / Editar	El formulario de la ficha, organizado en secciones de Contacto, Finanzas y Perfil, más contactos, direcciones, archivos adjuntos y campos personalizados. También permite duplicar un cliente existente para partir de sus datos.
Detalles	La misma ficha en modo de solo consulta, con el historial de actividades y cambios. Si tu empresa tiene habilitada la función de formatos de impresión en clientes, desde aquí puedes imprimir la ficha con plantillas (por ejemplo, un estado de cuenta con los documentos pendientes).
Panel del cliente	Una vista 360° de un cliente: sus cuentas por cobrar pendientes, últimas facturas pagadas, ventas del año por mes, proyectos abiertos, contratos de servicio activos, solicitudes de servicio en proceso y oportunidades abiertas.
Georreferencia	Ubica las direcciones del cliente en el mapa y guarda sus coordenadas, útiles para rutas de venta y entregas.
Direcciones	Listado general de las direcciones de tus clientes: una fila por dirección, con la dirección, ciudad, estado, la georreferencia (enlaza al mapa del cliente) y el vendedor. Puedes filtrar por cliente, clase de cliente, vendedor y por Sin Georeferencia (para ubicar las direcciones que aún no tienen coordenadas), buscar en cualquier columna, ordenar y personalizar las columnas visibles guardando tu configuración. Disponible cuando tu empresa tiene activo el módulo de Transporte (TMS).
Cambio masivo de vendedor	Reasigna de un vendedor a otro toda una cartera de clientes de una sola vez, filtrando por clase de cliente, clase de artículo, territorio o destino. El proceso corre en segundo plano y requiere un nivel alto del permiso de clientes.
Edición en línea	Un grid para corregir rápidamente, sin abrir cada ficha, el código, teléfono, correo y número fiscal de varios clientes.

Cómo crear un cliente paso a paso

Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de clientes; si no ves el botón, pide acceso a tu administrador.
Completa los datos de contacto. El Nombre es obligatorio. Registra también teléfono, correo y direcciones; puedes marcar una dirección principal de envío y una principal de facturación.
Define las condiciones financieras. Moneda, nivel de precios, términos de pago, límite de crédito y porcentaje de descuento. El sistema propone la moneda, el nivel de precios y el descuento estándar configurados en las preferencias de tu compañía.
Indica la información fiscal. El número fiscal (RNC, cédula o su equivalente según tu país) y, si tu país usa comprobantes fiscales, el Tipo de secuencia fiscal con el que se emitirán sus facturas.
Completa el perfil comercial. Clase de cliente, vendedor asignado, territorio de ventas, empresa padre (si es una sucursal de un grupo) y fuente de adquisición.
Guarda. Si tu compañía tiene numeración automática para clientes, el código se asigna solo; de lo contrario escribe un código único. Tras guardar puedes abrir directamente su panel o crearle documentos.

Campos clave

Campo	Para qué sirve
Nombre	Identifica al cliente. Es el único campo estrictamente obligatorio en todos los casos.
Código	Identificador corto y único (compartido entre clientes y proveedores). Puede generarse automáticamente si configuras la numeración.
Número fiscal	RNC, cédula o identificación tributaria; el nombre del campo se adapta al país de tu compañía. Se usa en facturas y reportes fiscales.
Clase de cliente	Agrupa clientes para reportes, filtros y promociones.
Vendedor	El vendedor responsable; se propone en cada documento de venta y alimenta los reportes por vendedor.
Términos de pago	Definen el vencimiento de sus facturas a crédito.
Límite de crédito	Monto máximo de crédito, expresado en la moneda de tu compañía. El sistema lo valida al facturar a crédito.
Moneda	Moneda por defecto de sus documentos.
Nivel de precios	Lista de precios que aplica a este cliente. Es obligatorio.
% de descuento	Descuento estándar que se propone en sus documentos. Debe estar entre 0 y 100.
Tipos de secuencia fiscal	Con qué tipo de comprobante fiscal (por ejemplo NCF) se emiten sus facturas, notas de crédito y notas de débito. Visible solo si tu país maneja comprobantes fiscales.
Empresa padre	Vincula sucursales o empresas de un mismo grupo para consolidar su cartera.
Prospecto	Marca al registro como cliente potencial; aparece en la pestaña Prospectos hasta que lo conviertas.
Subsidiarias	Si tu plan maneja subsidiarias, controla en cuáles de ellas el cliente está disponible.
Campos personalizados	Campos adicionales definidos por tu empresa; pueden marcarse como obligatorios en formularios personalizados.

Validaciones al guardar

Nombre requerido. Para personas físicas, nombres y apellidos.
Código único. No puede repetirse con el de otro cliente o proveedor; si el nombre ya está en uso el sistema también te lo advierte.
Nivel de precios requerido.
Secuencia fiscal de ventas requerida cuando tu compañía usa comprobantes fiscales y no permite clientes sin secuencia (esto último es una preferencia de compañía).
Correo electrónico con formato válido, y obligatorio si el contacto tendrá acceso al portal de clientes.
% de descuento entre 0 y 100.
Una sola dirección principal de envío y una sola de facturación.
Vinculación con AdmCloud Xchange (ID de AdmCloud y Subsidiaria de AdmCloud): una misma empresa (y subsidiaria) del Directorio solo puede estar vinculada a un cliente. La Subsidiaria de AdmCloud es obligatoria cuando la empresa vinculada está publicada en el Directorio, tiene más de una subsidiaria con licencia y tiene alguna subsidiaria para elegir; el selector ofrece solo las subsidiarias que esa empresa publicó en el Directorio (o todas, si todavía no distingue subsidiarias). La vinculación solo se valida al cambiarla o al agregar el rol de cliente.
Cuentas contables coherentes: si asignas cuentas por cobrar específicas, deben ser del tipo correcto y tener moneda definida.
Límite de archivos adjuntos según la edición (plan) contratada.

Globo de información del cliente

En cualquier pantalla donde aparezca el nombre de un cliente (facturas, pedidos, cotizaciones, recibos, listados...), al dejar el mouse sobre él se abre un globo de información con un resumen: teléfono, correo, ID fiscal, vendedor asignado, balance, vencido y sus contactos. El nombre del cliente dentro del globo abre su panel de control en una pestaña nueva.

Al final del globo tienes además accesos directos a los reportes de ese cliente, que también abren en una pestaña nueva para que no pierdas el documento que estás trabajando:

Reporte de ventas de este cliente: el reporte de ventas ya filtrado por el cliente. Sale con el mes en curso; puedes cambiar el rango de fechas dentro del reporte.
Reporte de cuentas por cobrar de este cliente: el detalle de cuentas por cobrar por antigüedad, ya filtrado por el cliente.

Si trabajas con subsidiarias, los dos reportes salen filtrados también por la subsidiaria que tenga puesta el documento desde donde abriste el globo, así el reporte cuadra con lo que estás viendo. Si la pantalla no maneja subsidiaria o todavía no has elegido ninguna, el reporte sale sin ese filtro.

ℹ️

Cada enlace solo aparece si tienes el permiso del reporte: el de ventas requiere "Facturas de clientes" y el de cuentas por cobrar requiere "Cuentas por cobrar de clientes", ambos en nivel de consulta.

Investigación de la empresa

Si el cliente tiene capturada su página web, el sistema la revisa automáticamente de madrugada y arma un resumen de la empresa: a qué se dedica, sus productos o servicios principales, sus datos de contacto y los nombres de sus ejecutivos. La idea es que llegues preparado a la conversación sin tener que buscar tú mismo en su sitio.

El resumen aparece en la pestaña Investigación de la ficha, en modo solo lectura, junto con la fecha en que se actualizó por última vez. La pestaña solo se muestra si el cliente ya tiene la investigación procesada: si acabas de capturar la página web, aparecerá después de la próxima corrida nocturna.

También puedes verla sin entrar a la ficha: en cualquier pantalla donde pases el mouse sobre el nombre del cliente, el globo de información muestra el enlace "Ver investigación", que abre el resumen en una ventana.

⚠️

Es información generada automáticamente. Sale de lo que publica la empresa en su propio sitio, así que puede estar desactualizada o incompleta. Verifícala antes de usarla en una conversación o en una propuesta.

ℹ️

La investigación se rehace sola cuando cambias la página web del cliente o cuando la que hay ya tiene más de dos años. Si borras el cliente, su investigación se borra con él.

Disponibilidad, permisos y condiciones

El acceso se controla con el permiso "Clientes" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
Si tu usuario está vinculado a un vendedor restringido, solo verás los clientes de tu cartera.
Con subsidiarias habilitadas, los clientes pueden limitarse a subsidiarias específicas y el listado respeta la subsidiaria con la que iniciaste sesión.
La pantalla de Direcciones requiere el módulo de Transporte (TMS) activo.
Los campos de secuencias fiscales solo aparecen si tu compañía maneja comprobantes fiscales (según el país configurado).
La pestaña y el campo Prospecto, la fuente de adquisición y los precios por destino dependen de las capacidades activadas en tu plan.
La impresión con plantillas desde Detalles requiere tener habilitada la función de formatos de impresión en clientes.

Consejos y errores comunes

💡

Usa el Panel del cliente antes de llamar a cobrar o vender. En una sola pantalla ves su deuda pendiente, sus últimos pagos, sus ventas del año y las oportunidades abiertas: es el mejor resumen para preparar una visita o una gestión de cobro.

⚠️

No podrás eliminar un cliente con historial. Si el cliente ya tiene facturas u otros documentos, el sistema bloquea la eliminación para proteger tu contabilidad. En su lugar, márcalo como inactivo para que deje de aparecer en las búsquedas.

ℹ️

¿El mismo tercero te compra y te vende? Marca la casilla de proveedor en su ficha en lugar de crear un registro duplicado. Para hacerlo necesitas también el permiso de agregar proveedores.

ℹ️

Cambio de vendedor por lotes. Cuando un vendedor sale de la empresa, usa Cambio masivo de vendedor en lugar de editar cliente por cliente: el proceso corre en segundo plano y te notifica al terminar.