Posiciones

Las Posiciones son el catálogo de puestos de trabajo de tu empresa (por ejemplo "Contador Senior", "Vendedor de Ruta" o "Supervisor de Bodega"). Sirven como base para asignar el puesto de cada empleado, para publicar vacantes y, si tienes activado el módulo Enterprise de Recursos Humanos (HHRR), para documentar la descripción del puesto, sus beneficios, sus procesos de inducción y desvinculación, y las habilidades que requiere.

Módulo: Nómina Requiere el permiso "Posiciones"

¿Qué son y para qué sirven?

Una Posición representa un puesto de trabajo dentro de tu organización, independiente de la persona que lo ocupe. Es el dato que conecta al empleado con su rol: cada Empleado se asocia a una Posición, cada Vacante se publica para una Posición, y en Manufactura una ruta de producción puede indicar qué Posición es responsable de una operación.

En su forma más simple, una Posición es solo un nombre y unas notas libres. Si tu empresa tiene contratado el módulo Enterprise de Recursos Humanos (HHRR), la Posición se convierte además en una ficha completa del puesto, con pestañas para su descripción, sus beneficios, su proceso de inducción (onboarding), su proceso de desvinculación (offboarding) y las habilidades (skills) que requiere, cada una con su criterio de evaluación y el nivel esperado.

Además del texto libre de esos dos procesos, la Posición documenta tres listas: los Pasos de Inducción y los Pasos de Desvinculación, cada paso con su descripción, su orden y la posición responsable de ejecutarlo; y los Recursos Asignados, es decir todo lo que se le entrega o habilita a quien ocupe el puesto (software, licencias, accesos, equipos, herramientas, uniformes...), tomado de una maestra independiente y con una nota propia por asignación.

Cada Posición puede además indicar la Posición a quien reporta. Con ese único campo se arma la jerarquía de puestos de la empresa, que puedes ver dibujada en el Organigrama de Posiciones (el botón está en el listado de Posiciones). Es el organigrama de la estructura: como se arma con puestos y no con personas, no cambia cuando alguien entra, sale o rota de cargo. Es distinto —y complementario— del organigrama de empleados, que se arma con el supervisor de cada persona.

El listado de Posiciones muestra esa dependencia en su primera columna y viene ordenado por ella y después por el nombre del puesto, de modo que las posiciones de un mismo jefe salen juntas. Las de primer nivel, que no reportan a nadie, encabezan el listado.

Cuando un puesto deja de existir en tu empresa pero ya se usó en empleados, transacciones o vacantes —y por eso no se puede eliminar— márcalo como Inactivo. El listado de Posiciones tiene dos enlaces arriba: Activas, que es el que se abre por defecto, y Inactivas, para consultar los puestos que ya no se usan. Las Posiciones inactivas tampoco aparecen en el Organigrama de Posiciones, de modo que el diagrama siempre refleja la estructura vigente.

Desde la ficha de detalle de una Posición con habilidades registradas, puedes ver un gráfico radar con las 10 principales habilidades del puesto y su nivel, útil para comparar de un vistazo el perfil que buscas. Si el módulo de Recursos Humanos está activo, también puedes crear directamente una Vacante (Job Opening) para esa Posición desde su pantalla de detalle.

Cuando la sugerencia por Inteligencia Artificial está habilitada en tu empresa, puedes pedirle a la IA que redacte por ti la descripción del puesto, el proceso de inducción, o hasta una lista de 10 habilidades recomendadas (5 técnicas y 5 blandas) con su criterio de evaluación, a partir únicamente del nombre de la Posición.

Cómo se usa

Crea la Posición. Entra a Posiciones, pulsa Nuevo y captura el Nombre del puesto.
Indica la Posición a quien reporta. Elige en Posición a quien reporta el puesto del que depende éste dentro del organigrama (por ejemplo "Cajero" reporta a "Supervisor de Caja"). Déjalo vacío en los puestos de primer nivel, como la Dirección General. Es un campo opcional, pero es el que arma el Organigrama de Posiciones. El campo es un buscador: escribe parte del nombre y elige de la lista. Solo ofrece las posiciones activas; si necesitas elegir una inactiva, marca la casilla Mostrar Inactivos que está debajo del campo.
Completa las pestañas disponibles (solo si tu empresa tiene el módulo de Recursos Humanos activo): Job Description para la descripción del puesto, Benefits para los beneficios que ofrece, y Induction/Qualification Process y Disengagement Process para documentar cómo se incorpora y cómo se desvincula a alguien de ese puesto. Todas son opcionales.
Usa la IA si está disponible. En las pestañas de descripción del puesto y de proceso de inducción verás un botón con ícono de robot; escribe el nombre del puesto, pulsa generar y revisa el texto sugerido antes de aceptarlo o descartarlo. En ambas puedes además escribir un Contexto adicional con cualquier información que quieras que la IA tome en cuenta (por ejemplo: funciones principales y nivel de experiencia requerido para la descripción; duración o capacitaciones obligatorias para la inducción).
Pestañas Pasos de Inducción y Pasos de Desvinculación: captura, una por línea, la descripción de cada paso y la Posición Responsable de ejecutarlo (por ejemplo "Crear el usuario de correo" → Soporte Técnico). El orden de las filas es el orden de los pasos: arrastra una fila para moverla de lugar. Son listas independientes del texto libre de las pestañas anteriores; puedes usar ambas cosas.
Pestaña Recursos Asignados: indica qué se le debe entregar o habilitar a quien ocupe el puesto — software, licencias, accesos a sistemas o áreas, equipos, herramientas, uniformes… — tomándolo del catálogo de Recursos Asignados, y anota en cada línea el detalle de esa asignación (tipo de licencia, rol, modelo del equipo, observación) y la Posición Responsable de entregarlo o habilitarlo. Si el recurso no existe todavía, créalo en el momento con Nuevo Recurso.
Pestaña Skills (Habilidades): agrega, una por una, las habilidades que requiere el puesto con New Skill, indicando el criterio de evaluación y el nivel esperado; o pulsa Suggest Skills with AI para que la IA te proponga 10 habilidades (técnicas y blandas) y elijas cuáles agregar.
Notas: usa la pestaña Notes para cualquier comentario adicional sobre el puesto; esta pestaña está disponible siempre, aunque no tengas el módulo de Recursos Humanos.
Guarda con el botón Save.

Desde la pantalla de detalle de una Posición puedes ver toda su información en modo lectura, editarla, eliminarla, crear una nueva Posición, o (con Recursos Humanos activo) publicar una Vacante para ese mismo puesto con el botón Create Job Opening.

Campos clave

Campo	Para qué sirve
Nombre	Identifica la Posición (por ejemplo "Contador Senior"). Es obligatorio y no puede repetirse: no puedes crear dos Posiciones con el mismo nombre.
Posición a quien reporta	Puesto del que depende esta Posición dentro del organigrama. Es lo que arma el Organigrama de Posiciones. Opcional: déjalo vacío en los puestos de primer nivel. Disponible siempre, incluso sin el módulo de Recursos Humanos.
Job Description (Descripción del Puesto)	Texto libre que describe las responsabilidades del puesto. Disponible solo con el módulo de Recursos Humanos.
Benefits (Beneficios)	Texto libre con los beneficios que ofrece ese puesto (bonos, seguros, etc.). Disponible solo con el módulo de Recursos Humanos.
Induction/Qualification Process (Proceso de Inducción)	Texto libre que documenta cómo se capacita e incorpora a alguien a ese puesto. Disponible solo con el módulo de Recursos Humanos.
Disengagement Process (Proceso de Desvinculación)	Texto libre que documenta el proceso a seguir cuando alguien deja ese puesto. Disponible solo con el módulo de Recursos Humanos.
Pasos de Inducción	Lista ordenada de los pasos a ejecutar cuando alguien entra al puesto, cada uno con su descripción y la Posición responsable de ejecutarlo. Disponible solo con el módulo de Recursos Humanos.
Pasos de Desvinculación	Lista ordenada de los pasos a ejecutar cuando alguien deja el puesto, cada uno con su descripción y la Posición responsable de ejecutarlo. Disponible solo con el módulo de Recursos Humanos.
Recursos Asignados	Todo lo que se le entrega o habilita a quien ocupe el puesto — software, licencias, accesos, equipos, herramientas, uniformes… — tomado del catálogo de Recursos Asignados, con una nota propia por asignación y la Posición encargada de entregarlo. El mismo recurso no se puede agregar dos veces a la misma Posición. Disponible solo con el módulo de Recursos Humanos.
Skills (Habilidades)	Lista de las habilidades que requiere el puesto, cada una con su criterio de evaluación y un nivel numérico. El mismo skill no se puede agregar dos veces a la misma Posición, y el nivel no puede ser negativo. Disponible solo con el módulo de Recursos Humanos.
Inactivo	Marca el puesto como fuera de uso, sin borrarlo. Las Posiciones inactivas no salen en el listado por defecto (se consultan con el enlace Inactivas) ni en el Organigrama de Posiciones. Se sigue viendo en los registros que ya la usaban.
Notas	Texto libre y opcional para cualquier comentario adicional. Disponible siempre, incluso sin el módulo de Recursos Humanos.

Validaciones al guardar

Nombre requerido y único: no puede repetirse el nombre de otra Posición existente.
Las habilidades deben tener un nivel válido: no se acepta un nivel negativo.
No se puede indicar la misma habilidad dos veces dentro de la misma Posición.
No se puede indicar el mismo recurso dos veces dentro de la misma Posición.
Un paso sin descripción se descarta, y si trae responsable pero no descripción el guardado se rechaza.
Una Posición no puede reportar a sí misma, ni cerrar un ciclo en el organigrama: si "Supervisor de Caja" ya reporta a "Gerente de Tienda", el Gerente de Tienda no puede pasar a reportar al Supervisor de Caja.

Organigrama de Posiciones

Desde el listado de Posiciones, el botón Organigrama de Posiciones abre el diagrama de la estructura de puestos de tu empresa. Cada tarjeta muestra el nombre del puesto, cuántos empleados activos lo ocupan hoy, cuántas plazas tiene por cubrir en vacantes abiertas (las Vacantes en estado Abierta o En Progreso que tienen esa Posición) y un enlace a la ficha de la Posición.

El color de cada tarjeta indica la situación del puesto, como explica la leyenda sobre el diagrama:

Color normal: el puesto tiene empleados y ninguna vacante abierta.
Verde: el puesto tiene vacantes abiertas, tenga o no empleados.
Amarillo: el puesto no tiene empleados ni vacantes abiertas; conviene revisar si hay que abrir una Vacante o desactivar la Posición.

Con el selector Mostrar puedes ver todas las posiciones, solo las posiciones con empleados, solo las posiciones sin empleados o solo las posiciones con vacantes abiertas. Para no perder la línea de mando, los puestos superiores de las posiciones filtradas también se muestran, pero atenuados. El contador de la barra cuenta solo las posiciones que cumplen el filtro.

La barra superior te deja buscar un puesto por nombre, expandir o colapsar todas las ramas, acercar y alejar, ajustar el diagrama a la pantalla, cambiar la orientación (de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha) e imprimirlo.

ℹ️

Si en tu empresa hay varios puestos de primer nivel (varias Posiciones sin Posición a quien reporta), el diagrama agrega automáticamente una tarjeta con el nombre de la compañía en la cima para que todas cuelguen de un mismo punto.

Disponibilidad y permisos

Esta función requiere que tu compañía tenga contratado el módulo de Nómina.
Las pestañas de Job Description, Benefits, Induction/Qualification Process, Disengagement Process y Skills, así como el gráfico radar de habilidades y el botón para crear una Vacante desde la Posición, requieren el módulo Enterprise de Recursos Humanos (HHRR) activo en tu compañía. Sin este módulo, la Posición solo tiene Nombre y Notas.
Las sugerencias con Inteligencia Artificial (descripción del puesto, proceso de inducción y habilidades) dependen de una función que debe estar habilitada para tu empresa; si no ves los botones con el ícono de robot, contacta a soporte de AdmCloud.
El acceso se controla con el permiso "Posiciones" de tu grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.

Consejos y errores comunes

💡

Usa el reporte "Positions with Skills" (Posiciones con Habilidades) desde el listado de Posiciones para ver de un vistazo qué habilidades tiene documentada cada puesto de tu empresa; también puedes filtrarlo por nombre de habilidad.

⚠️

¿No puedes eliminar una Posición? El sistema bloquea el borrado si esa Posición ya está en uso: asignada a un empleado, referenciada en una transacción de nómina, en una vacante, en una ruta de manufactura, en un movimiento de personal, indicada como responsable de un paso de inducción o desvinculación de otra Posición, o señalada como Posición a quien reporta por otra Posición. En ese caso, primero debes quitar esas referencias o dejar la Posición sin usar; y si el puesto simplemente ya no existe en la empresa, márcalo como Inactivo en vez de eliminarlo.

ℹ️

No confundas Posición con Empleado. La Posición describe el puesto en sí (por ejemplo "Cajero"); el Empleado es la persona que lo ocupa. Varios empleados, a lo largo del tiempo o incluso al mismo tiempo, pueden compartir la misma Posición.