Equipos

Equipos es la ficha maestra de tu maquinaria, vehículos y demás activos que requieren mantenimiento, se usan en manufactura o forman parte de tu flota de transporte. Es el mismo catálogo de Activos Fijos, filtrado a los registros marcados como "Equipo": aquí registras su marca, modelo, ubicación, categoría, cuentas contables, y si corresponde, sus datos de transporte (placa, conductor, rendimiento de combustible) y de manufactura (costo por hora). Desde la ficha también controlas su geolocalización, su jerarquía (equipos padre/hijo), las piezas y garantías asociadas, y sus planes de mantenimiento preventivo.

Módulo: Mantenimiento de Equipos Requiere el permiso "Activos Fijos"

¿Qué es y para qué sirve?

Un Equipo es un Activo Fijo (FA_FixedAssets) al que se le marca la casilla Es Equipo, lo que habilita en su ficha toda la información propia de mantenimiento, transporte y manufactura que un activo fijo "normal" (por ejemplo, un mueble de oficina) no necesita. No se trata de un catálogo distinto: es el mismo registro de Activos Fijos visto y editado desde la pantalla de Equipos, con un formulario especializado para este uso.

Un Equipo puede representar tanto maquinaria fija (compresores, generadores, líneas de producción) como vehículos de transporte. A partir de su ficha se generan y consultan las Órdenes de Mantenimiento, los Planes de Mantenimiento Preventivo, los reportes de costo de mantenimiento y, cuando el equipo se marca como equipo de transporte, se usa en los Viajes del módulo de Gestión de Transporte (TMS) y en las tarifas asociadas. Cuando se marca como equipo de manufactura, puede asignarse a la ruta de operaciones de una Lista de Materiales (BOM) para calcular el costo de producción por hora de máquina.

Pantallas del área

Pantalla	Qué hace
Listado	Todos los equipos, con dos variantes que comparten las mismas columnas: Equipos Activos (por defecto) y Todos los Equipos (incluye inactivos). Puedes filtrar por subsidiaria, categoría de equipo, equipo, departamento y ubicación, y personalizar qué columnas se muestran.
Crear / Editar	Formulario con todos los datos del equipo, el detalle de piezas que consume, sus medidores (pestaña Medidores) y sus archivos adjuntos. Incluye un botón para capturar la ubicación GPS del dispositivo y, si está activa, la función de autocompletar con inteligencia artificial (Smart Paste).
Detalles	Vista de solo consulta con toda la información del equipo, un menú de Reportes (mantenimiento pendiente, historial de servicio, paradas y costo de piezas) y varias pestañas: Piezas, Garantías, Planes de Mantenimiento Preventivo y Medidores (con la última lectura de cada medidor y su fecha). El historial completo de lecturas se consulta en el reporte Historial de Lecturas, desde el menú de Reportes.
Mapa	Ubica en un mapa todos los equipos activos que tienen coordenadas (latitud/longitud) capturadas, con los mismos filtros que el listado.
Vista Jerárquica	Diagrama de árbol que muestra la relación entre un equipo y sus equipos "hijos" (por ejemplo, un vehículo y sus accesorios, o una línea y sus máquinas), a partir del campo Activo Fijo Padre. El diagrama es interactivo: puedes buscar, expandir o colapsar ramas, acercar y alejar, alternar entre vertical y horizontal, e imprimirlo.

Cómo crear un equipo paso a paso

Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Activos Fijos.
Escribe el nombre. Es el único campo obligatorio. El código es opcional: si lo dejas en blanco y la numeración automática de Activos Fijos no está configurada, el nombre debe ser distinto al de cualquier otro equipo o activo fijo ya registrado; si la numeración automática está activa, el sistema genera el código por ti.
Completa los datos generales. Marca, modelo, año, color, número de serie, subsidiaria (si tu empresa las usa), ubicación, departamento, proveedor de compra, empleado responsable y, si aplica, el equipo padre para ubicarlo en la jerarquía.
Elige su Categoría de Equipo. Agrupa el equipo dentro del catálogo de Categorías de Equipos, usado luego en reportes y en tarifas de transporte.
Configura los datos de mantenimiento que apliquen: si requiere calibración, el artículo de combustible que consume y si se debe exigir la lectura al despachar piezas o combustible para el equipo. La unidad de la lectura no se escribe aquí: la lleva cada medidor que le definas en la pestaña Medidores. Puedes capturar su latitud/longitud manualmente o con el botón de GPS.
Si es un vehículo, activa los datos de transporte (TMS). Marca si es Equipo de Transporte o Equipo de Descarga y captura placa, matrícula, conductor y rendimiento de combustible.
Si se usa en producción, revisa los datos de manufactura. El campo Es Equipo de Manufactura viene activado por defecto para que no se olvide marcarlo si el equipo se usará luego en una ruta de operaciones; define también su costo por hora.
Define las cuentas contables de gasto y depreciación acumulada (si el equipo se deprecia) y la cuenta de consumo de piezas, si es distinta a la de su Categoría de Equipo.
Agrega las piezas que suele consumir en mantenimiento en la sección correspondiente, y adjunta archivos (manuales, fotos, pólizas) si los necesitas.
Define sus medidores en la pestaña Medidores si le vas a llevar lecturas: una fila por cada contador (odómetro, horómetro, contador de ciclos), con su descripción y su unidad, y marca como Predeterminado el principal. Las columnas se explican en "Campos clave".
Guarda. El equipo queda disponible de inmediato para generar Órdenes de Mantenimiento, Planes de Mantenimiento Preventivo y, si corresponde, Viajes u Órdenes de Producción.

Capacidades principales

Dos variantes de listado (Activos / Todos) que cambian de una a otra sin recargar la página, con personalización de columnas.
Geolocalización: captura la posición del equipo con el botón de GPS y consúltala luego en la pantalla de Mapa.
Jerarquía de equipos: relaciona un equipo con sus componentes o accesorios a través del Activo Fijo Padre y consúltala en la Vista Jerárquica.
Medidores propios de cada equipo, definidos en su pestaña Medidores, para llevarle varias lecturas a la vez (odómetro, horómetro, etc.) desde la pantalla de Lecturas. Uno de ellos se puede marcar como Predeterminado: es el que sale de primero al registrar lecturas (en Lecturas y en los despachos) y el que representa al equipo en el listado y en los reportes. Si ya llevabas la lectura de tus equipos antes de que existieran los medidores, esa lectura pasó a un medidor llamado "Medidor principal" en cada equipo (puedes cambiarle el nombre en la pestaña Medidores), con la unidad que tenía y marcado como predeterminado; en el reporte Historial de Lecturas su primera fila aparece registrada por "Migración".
Piezas, Garantías y Planes de Mantenimiento Preventivo integrados directamente en la ficha del equipo, sin necesidad de ir a otra pantalla.
Reportes de costo de mantenimiento por equipo, por pieza, por tarea, por empleado, por cliente, por contrato y por mes, accesibles desde el menú de Reportes de la ficha o desde otras pantallas del módulo.
Uso en Manufactura: un equipo marcado como equipo de manufactura puede asignarse a la ruta de operaciones de una Lista de Materiales (BOM), con su costo por hora.
Uso en Transporte (TMS): un equipo marcado como equipo de transporte o de descarga se usa en los Viajes y en las tarifas de transporte del módulo TMS.
Autocompletar con inteligencia artificial (Smart Paste), cuando la función está activa: pega texto o una imagen con los datos del equipo y AdmCloud llena el formulario por ti.

Campos clave

Campo	Para qué sirve
Código / Nombre	Identifican al equipo. El nombre es obligatorio; el código se genera automáticamente si tu numeración de Activos Fijos está configurada así.
Categoría de Equipo	Agrupador del catálogo de Categorías de Equipos, usado en reportes y tarifas de transporte.
Activo Fijo Padre	Vincula este equipo como componente de otro equipo, para la Vista Jerárquica.
Marca / Modelo / Año / Color / Serie	Datos descriptivos del equipo, útiles para identificarlo en campo y en reportes.
Ubicación / Departamento / Subsidiaria	Dimensiones organizativas del equipo, usadas como filtro en listados y reportes.
Es Equipo de Manufactura / Costo por Hora	Habilitan el uso del equipo en la ruta de operaciones de una Lista de Materiales (BOM) y el costo que se le carga a la producción por cada hora de uso.
Equipo de Transporte / Equipo de Descarga	Marcan si el equipo participa en Viajes del módulo de Gestión de Transporte (TMS), como unidad de transporte o como equipo de apoyo en la descarga.
Placa / Matrícula / Conductor / Rendimiento de Combustible	Datos propios de un vehículo, visibles cuando el equipo se usa en transporte.
Requiere Calibración / Exigir Lectura en Despachos	Controlan si el equipo necesita calibraciones periódicas y si se debe registrar su lectura cada vez que se le despachan piezas o combustible. La unidad de esa lectura sale del medidor, no del equipo.
Medidores: Medidor / Unidad	Cada fila de la pestaña Medidores es un contador del equipo. Medidor es su descripción en texto libre (por ejemplo "Odómetro" u "Horómetro motor 2") y Unidad es la unidad de su lectura (km, millas, horas, ciclos). Ambas columnas sugieren valores comunes y los que ya usas en otros equipos, pero puedes escribir cualquiera. Un mismo equipo puede tener dos medidores con la misma descripción y distinta unidad (un "Odómetro" en km y otro en millas) o dos del mismo tipo con distinta descripción (dos horómetros); lo que no se puede repetir es la combinación descripción + unidad.
Medidores: Predeterminado	Como máximo uno por equipo. Sale de primero en la pantalla de Lecturas y en la pestaña Lecturas de los despachos de mantenimiento, y representa al equipo en el listado de equipos y en los reportes.
Medidores: Inactivo	Marca un medidor que el equipo ya no usa (por ejemplo, un odómetro reemplazado). Conserva su historial de lecturas, pero ya no se le pueden registrar lecturas nuevas (ni en la pantalla de Lecturas ni en despachos nuevos) ni se puede usar en un plan de mantenimiento preventivo activo.
Latitud / Longitud	Coordenadas geográficas del equipo, capturadas manualmente o con el botón de GPS, usadas en la pantalla de Mapa.
Cuenta Gasto Depreciación / Cuenta Depreciación Acumulada / Cuenta Consumo Piezas	Cuentas contables que se usan al depreciar el equipo (si aplica) y al despachar piezas o materiales para su mantenimiento.
Piezas / Garantías / Planes de Mantenimiento Preventivo	Detalle de las piezas que suele consumir el equipo, sus garantías vigentes y los planes de mantenimiento preventivo programados para él.

Validaciones al guardar

Nombre requerido.
Código único cuando se captura manualmente; nombre único si el código se deja en blanco y la numeración automática de Activos Fijos no está configurada.
Porcentaje anual de depreciación entre 0 y 100.
Subsidiaria obligatoria si tu empresa tiene las subsidiarias habilitadas.
La Cuenta Gasto Depreciación, si se asigna, debe ser una cuenta contable de la clasificación "Gasto de Depreciación".
Se respetan los límites de longitud de cada campo (nombre y código hasta 200 caracteres; marca, modelo, color, placa y matrícula hasta 50; serie hasta 200; unidad de rendimiento de combustible hasta 20).
En la pestaña Medidores, la combinación descripción + unidad no se puede repetir en el mismo equipo, solo puede haber un medidor predeterminado y el predeterminado no puede estar inactivo.
No puedes quitar de la grilla un medidor que ya tiene lecturas (incluidas las de los despachos) o planes de mantenimiento: márcalo como Inactivo. Tampoco puedes inactivar un medidor que tiene planes de mantenimiento activos hasta que cambies esos planes a otro medidor.
No puedes eliminar un equipo si tiene transacciones asociadas (facturas, despachos, nóminas), tareas o líneas contables que lo referencian, si está asignado a la ruta de operaciones de una Lista de Materiales, si tiene Planes de Mantenimiento Preventivo, viajes de TMS, o equipos "hijos" que lo tienen como Activo Fijo Padre; el sistema te muestra la lista de registros afectados para que sepas qué reasignar o eliminar primero.

Disponibilidad, plan y módulos

Esta pantalla solo está disponible en el plan Enterprise, y únicamente cuando tu empresa tiene activo al menos uno de estos módulos: Mantenimiento Industrial, Manufactura Avanzada o Gestión de Transporte (TMS). Si ninguno de esos módulos está activo, ni el menú ni la pantalla estarán visibles.
El acceso se controla con el permiso "Activos Fijos" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
Algunos campos aparecen u ocultan según otras funciones de tu edición: el Contrato requiere el módulo de Servicio al Cliente, y los campos de Departamento, División y Línea de Negocio requieren que esas dimensiones estén habilitadas en tu empresa.

Consejos y errores comunes

💡

Crea primero tus Categorías de Equipos. Así podrás clasificar cada equipo desde el momento en que lo registras, en lugar de volver después a asignarle una categoría a cada uno.

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Revisa siempre "Es Equipo de Manufactura" si el equipo se usará en producción. Viene marcado por defecto al crear un equipo nuevo precisamente para que no se te olvide, pero conviene confirmarlo (o desmarcarlo) según el uso real del equipo.

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¿Le reemplazaste el odómetro a un vehículo? No quites el medidor viejo: agrega una fila nueva en la pestaña Medidores para el odómetro nuevo (márcala como Predeterminado si el viejo lo era), cambia al nuevo los planes de mantenimiento activos del viejo y marca el viejo como Inactivo. Así conserva su historial y las lecturas nuevas van al odómetro nuevo.

⚠️

¿No puedes eliminar un equipo? Revisa el mensaje de error: te indica exactamente qué transacciones, tareas, rutas de manufactura, planes de mantenimiento o equipos "hijos" siguen vinculados a él. Debes reasignar o eliminar esos registros primero, o marcar el equipo como Inactivo si solo quieres dejar de usarlo.

ℹ️

No confundas Equipos con el catálogo general de Activos Fijos. Ambos comparten la misma tabla y el mismo formulario base, pero la pantalla de Equipos está pensada para maquinaria y vehículos sujetos a mantenimiento, manufactura o transporte; si necesitas registrar un activo fijo que no requiere ese seguimiento (por ejemplo, mobiliario de oficina), regístralo desde la pantalla general de Activos Fijos.