Órdenes de Trabajo

¿Qué es y para qué sirve?

A diferencia de la Solicitud de Servicio (el reporte inicial de lo que el cliente necesita), la Orden de Trabajo es el registro de lo que el técnico realmente hizo: descripción del trabajo, horas, artículos/materiales usados, servicios cobrados y operaciones de mano de obra, con sus fechas y horarios de inicio y fin. Una misma Solicitud de Servicio puede generar varias Órdenes de Trabajo si intervienen distintos técnicos o visitas.

Cada orden se marca como Garantía o como facturable. Las órdenes facturables siguen un flujo de Autorización antes de poder convertirse en factura; las de garantía nunca se autorizan ni se facturan, ya que el trabajo no se cobra al cliente.

Flujo de autorización y facturación

1. Creación. La orden se guarda con estado Sin Facturar y, si no es de garantía, con estado de autorización Pendiente.
2. Autorización. Desde el detalle (o desde el listado "Pendientes de Autorización"), quien tenga el permiso de autorizar puede pasarla a Autorizada, Rechazada o de vuelta a Pendiente. Una orden de Garantía no puede autorizarse: el botón de autorizar no aplica porque el trabajo no se factura.
3. Facturación. Solo una orden Autorizada y no marcada como Garantía puede convertirse en Factura a Crédito, individualmente desde su detalle o en bloque desde el listado "Pendientes de Facturación". Al generarse la factura, la orden pasa a estado Facturada y ya no aparece en ninguno de los dos listados de pendientes.

Cómo se usa

1. Elige la vista que necesitas en el listado: Todas, Pendientes de Autorización o Pendientes de Facturación. Las tres muestran las mismas órdenes desde un ángulo distinto, sin recargar la página.
2. Filtra por rango de fechas, Cliente, Técnico/Consultor, Clase de Cliente, Ubicación, Subsidiaria (si tu plan las tiene) y, en Pendientes de Facturación, también por Proyecto.
3. Haz clic en "Crear". Indica el Cliente (obligatorio) y la Descripción del trabajo (obligatoria).
4. Completa los datos que apliquen: Técnico/Consultor (por defecto el usuario que inició sesión), Ubicación y Subsidiaria (con su valor por defecto), Moneda (seleccionada sola si tu empresa solo maneja una), Horas, Referencia y si el trabajo está cubierto por Garantía.
5. Usa las pestañas de detalle según lo que aplique: Solicitudes de Servicio vinculadas, Artículos consumidos (si tu plan tiene Inventario activo, con cantidad, unidad de medida, bins, lotes, proyecto, seriales y atributos según corresponda al artículo), Servicios cobrados, Operaciones de mano de obra (fecha, hora de inicio y fin, horas, técnico, centro de trabajo, equipo y ubicación origen/destino) y Archivos adjuntos.
6. Guarda. AdmCloud numera la orden automáticamente y valida la información (ver "Validaciones al guardar" más abajo).
7. Autoriza, rechaza o factura la orden desde su detalle según el flujo descrito arriba, o hazlo en bloque para varias órdenes autorizadas desde "Pendientes de Facturación".
8. Imprime la orden desde su detalle, eligiendo entre los formatos disponibles; incluye datos del cliente, técnico, descripción, Solicitudes de Servicio vinculadas, artículos y espacio de firma para el técnico y el cliente.
9. Duplica o anula la orden desde su detalle cuando lo necesites, en lugar de crear una nueva desde cero o eliminar una que ya tiene historial.

Capacidades principales

• Tres vistas de listado (Todas, Pendientes de Autorización, Pendientes de Facturación) que comparten los mismos filtros de fecha, cliente, técnico, ubicación y subsidiaria.
• Generación de una o varias Órdenes de Trabajo a partir de una Solicitud de Servicio, o creación directa sin solicitud de origen.
• Pestañas de Artículos, Servicios y Operaciones para registrar todo lo consumido y ejecutado en el trabajo, con archivos adjuntos.
• Flujo de autorización independiente del estado de facturación, con permiso propio para autorizar.
• Creación de Factura a Crédito una por una desde el detalle, o en bloque seleccionando varias órdenes autorizadas desde "Pendientes de Facturación".
• Marca de Garantía que excluye la orden por completo del flujo de autorización y facturación.
• Impresión con plantillas personalizables desde el detalle de la orden.
• Reporte resumido de Órdenes de Trabajo, filtrable por cliente, técnico, subsidiaria, proyecto y fechas, con orientación horizontal opcional.
• Reporte de costos por orden (mano de obra, materiales y servicios, con subtotales y total general), visible solo para quien tenga el permiso de ver costos de artículos.
• Generación del asiento contable de la orden cuando tu plan tiene Inventario activo.

Campos clave

Validaciones al guardar

• El Cliente es obligatorio.
• La Descripción del Trabajo es obligatoria.
• Las Horas deben ser un valor numérico igual o mayor a cero.
• Si la orden incluye Artículos, la Ubicación es obligatoria.
• El Cliente, la Subsidiaria y el Número de documento no se pueden cambiar una vez creada la orden.
• Una orden anulada no se puede editar.
• Para autorizar una orden, esta no debe estar anulada, no debe estar ya Facturada y no debe estar marcada como Garantía.
• Para facturar una orden, debe estar Autorizada y no marcada como Garantía; de lo contrario AdmCloud rechaza la generación de la factura.

Disponibilidad y permisos

• Las Órdenes de Trabajo están disponibles únicamente en el plan Enterprise, con el módulo de Servicio activo para tu empresa.
• Ver, crear, editar, eliminar, anular y autorizar órdenes requiere el permiso "Órdenes de Trabajo" dentro de tu grupo de usuarios, con sus niveles de Ver, Agregar, Editar, Eliminar, Anular y Autorizar.
• La pestaña de Artículos solo aparece si tu plan tiene el módulo de Inventario activo; dentro de ella, bins, lotes, seriales y atributos solo se piden si tu empresa los tiene habilitados para el artículo.
• El campo Proyecto (en el listado y en Artículos) solo aparece si tu plan tiene Contabilidad de Proyectos habilitada.
• La pestaña de Operaciones con Centro de Trabajo solo aparece si tu empresa tiene Centros de Trabajo habilitados.
• La columna y el filtro de Subsidiaria solo aparecen si tu plan tiene subsidiarias habilitadas.
• El Reporte de Costos solo muestra las columnas de costo a quien tenga el permiso de ver costos de artículos; sin ese permiso, la pantalla no muestra montos de costo.

Consejos y errores comunes