Empleados · Manual de usuario

¿Qué es y para qué sirve?

Un empleado es un registro de tu catálogo general de relacionados (el mismo que usan Clientes, Proveedores y Contactos) marcado como "Es Empleado". Por eso una misma persona puede ser, a la vez, empleado, cliente, proveedor, vendedor, técnico, analista de compras, mecánico u operario de manufactura, según lo que necesites: no tienes que duplicar el registro para cada rol.

La ficha de Empleados alimenta directamente la Nómina y los procesos de Recursos Humanos (contratos laborales, capacitaciones, evaluaciones de desempeño, vacaciones y permisos), el CRM (actividades asignadas), Activos Fijos (equipos entregados), Órdenes de Trabajo/Solicitudes de Servicio (técnicos asignados) y los reportes de ventas (cuando el empleado también es vendedor).

Pantallas del área

Pantalla	Qué hace
Listado	Tabla con todos los empleados, con pestañas para filtrar por activos, todos, vendedores, técnicos, analistas de compras, mecánicos, operarios de manufactura, almacenistas o personal con acceso al portal.
Vista de Tarjetas	Galería visual con foto, nombre, departamento, ubicación, teléfono y correo de cada empleado, como alternativa al listado en tabla.
Detalles	Ficha completa de solo consulta: datos generales, contratos laborales (si tu empresa tiene Nómina), campos personalizados, archivos adjuntos y bitácora de cambios. Desde aquí activas o desactivas el acceso a AdmCloud del empleado, cambias o quitas su foto con los enlaces Cambiar foto y Limpiar foto (debajo de la foto, sin entrar en modo edición) y, si aplica, abres su Dashboard.
Crear / Editar	Formulario para dar de alta o modificar un empleado. Puedes precargar los datos desde un Candidato ya entrevistado, duplicar un empleado existente como punto de partida, o usar "Smart Paste" para que la Inteligencia Artificial complete el formulario a partir de un texto o CV pegado, o de una imagen copiada (captura de pantalla o foto) cuyo texto se lee automáticamente.
Dashboard	Panel con los indicadores del empleado por mes y año: actividades, ventas y cobros (si es vendedor), órdenes de trabajo o solicitudes de servicio (si es técnico), activos fijos asignados, capacitaciones, evaluaciones de desempeño, historial de cambios de sueldo y puesto, permisos y balance de vacaciones, y acciones de personal.
Correos	Lista, en un cuadro de texto, los correos de los empleados activos (filtrable por categoría, departamento o ubicación) con un botón para copiarlos todos de una vez y pegarlos en tu cliente de correo.
Edición en Línea Beta	Cuadrícula editable para actualizar en bloque datos frecuentes de varios empleados a la vez (banco, seguros, fondo de pensión, forma de pago, sexo, estado civil), sin abrir cada ficha por separado.
Organigrama	Diagrama jerárquico armado a partir del campo "Supervisor" de cada empleado, con la foto, el puesto, el departamento y la ubicación de cada persona. Puedes buscar, expandir y colapsar ramas, acercar o alejar, cambiar la orientación e imprimirlo. Solo incluye a los empleados con acceso al Portal de Empleados habilitado.
Usuarios de Soporte	Pantalla para conceder o revocar, con un clic, el acceso a AdmCloud de las cuentas del equipo de soporte de Fortech, para cuando necesites ayuda directa dentro de tu cuenta.
Usuarios	Lista de todas las personas con acceso a AdmCloud (sean o no empleados), agrupadas por su grupo de usuarios, con su último inicio de sesión, el uso de licencias contratadas y un panel rápido para crear un nuevo usuario.

Cómo usar el organigrama

El organigrama dibuja una tarjeta por empleado con su foto (o sus iniciales si no tiene foto), su nombre, su puesto y su departamento y ubicación. La jerarquía sale del campo Supervisor de cada ficha, y el pie de cada tarjeta indica cuántos reportes directos tiene esa persona.

Filtra por departamento o ubicación en el encabezado. El organigrama se redibuja solo, sin recargar la pantalla, e incluye también los departamentos y ubicaciones dependientes del que elijas.
Busca una persona escribiendo su nombre, su puesto o su departamento. Las tarjetas que coinciden se resaltan y el resto se atenúa; el árbol se despliega para que ninguna coincidencia quede escondida en una rama cerrada.
Haz clic en una tarjeta para resaltar su línea de mando hasta el nivel más alto. Vuelve a hacer clic para quitar el resaltado.
Abre la ficha con el enlace Detalle del pie de la tarjeta: muestra el correo y el teléfono de la persona y un enlace a su ficha completa.
Expande o colapsa ramas con el botón redondo que aparece bajo cada tarjeta con gente a cargo, o de una vez con Expandir todo y Colapsar todo.
Navega el lienzo arrastrando con el ratón y acercando con la rueda, o con los botones de acercar, alejar y Ajustar, que encuadra el organigrama completo.
Cambia la orientación entre vertical (de arriba hacia abajo) y horizontal (de izquierda a derecha). La horizontal se lee mejor cuando la empresa tiene muchos niveles.
Imprime con el botón Imprimir: encuadra el organigrama completo y abre el cuadro de impresión del navegador, desde donde también puedes guardarlo como PDF.

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Si en tu empresa hay varias personas sin supervisor —o si el filtro deja fuera al jefe de alguien— el organigrama agrega arriba una tarjeta con el nombre de la empresa y cuelga de ella todas esas ramas, para que siempre se vea un solo árbol.

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El organigrama dibuja como máximo 500 empleados. Pasado ese número la pantalla se vuelve extremadamente lenta al expandir el árbol, así que se muestran solo los niveles jerárquicos que quepan completos —los de más arriba— y aparece un aviso indicando cuántos empleados hay en total y cuántos niveles se están viendo. Si ni el primer nivel cabe, el organigrama no se genera y el aviso lo explica. En ambos casos la salida es la misma: filtra por departamento o ubicación para acotar el conjunto; ese filtro se aplica en el servidor, así que el organigrama del área que elijas se dibuja completo y rápido.

Cómo crear un empleado paso a paso

Abre el listado de Empleados y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Empleados. Si el empleado viene de un proceso de reclutamiento, puedes abrirlo directamente desde su Candidato para precargar sus datos.
Completa el nombre y apellido. Son los únicos campos obligatorios de la ficha de empleado. Agrega también el resto de los datos generales que apliquen: puesto, departamento, división, ubicación, supervisor, teléfonos y correo.
Define sus roles adicionales si el empleado también es vendedor, técnico, analista de compras, mecánico u operario de manufactura, marcando la casilla correspondiente.
Activa el acceso a AdmCloud si esta persona debe iniciar sesión en el sistema, con un correo válido y su grupo de usuarios. Si además tendrá acceso al Portal de Empleados, marca esa opción para que aparezca en el Organigrama.
Completa los datos de nómina que correspondan (forma de pago, cuenta bancaria, seguros de salud y de vida, fondo de pensión) si tu empresa procesa nómina para este empleado.
Guarda. El empleado queda disponible de inmediato en los reportes, el organigrama (si tiene acceso al portal) y cualquier otra pantalla que lo referencie.

Roles y accesos de un empleado

Como la ficha de Empleados comparte tabla con Clientes, Proveedores y Contactos, cada registro puede combinar varios roles a la vez. Estos son los que puedes activar desde la ficha:

Empleado: la persona trabaja para tu empresa. Requiere nombre y apellido.
Cliente / Proveedor: la misma persona también te compra o te vende (por ejemplo, un empleado que además es dueño de un negocio proveedor).
Vendedor / Técnico / Analista de Compras / Mecánico / Operario de Manufactura: roles operativos que hacen que el empleado aparezca disponible para asignarle ventas, órdenes de trabajo, órdenes de compra u órdenes de producción, según corresponda.
Almacenista: disponible cuando tu plan incluye Gestión de Almacenes (WMS).
Acceso a AdmCloud (AllowAccess): la persona puede iniciar sesión en el sistema como usuario, con su propio grupo de usuarios y permisos.
Acceso al Portal de Empleados: habilita el inicio de sesión del empleado en el portal de autoservicio y su aparición en el Organigrama.

No puedes desmarcar todos los roles a la vez: el registro siempre debe conservar al menos uno (Empleado, Cliente, Proveedor, Acceso a AdmCloud, Vendedor, Técnico, Analista de Compras, Mecánico u Operario de Manufactura).

Campos clave

Campo	Para qué sirve
Código	Identificador del empleado. Puede numerarse automáticamente según la configuración de la pantalla; si lo escribes a mano, no puede repetirse con el de otro empleado.
Nombre y Apellido	Únicos campos obligatorios para cualquier registro marcado como Empleado.
Categoría de Empleado, Departamento, División, Puesto, Ubicación	Clasificaciones organizacionales usadas para filtrar listados y agrupar reportes.
Supervisor	Empleado al que reporta; es el dato que arma la jerarquía del Organigrama.
Teléfono, Celular, Correo, Correo Personal	Datos de contacto. El correo principal es obligatorio si el empleado tendrá acceso a AdmCloud. Si el empleado es vendedor, sus clientes ven un solo teléfono suyo en el portal de clientes y en los correos redactados con inteligencia artificial: el Teléfono Móvil o, si no tiene, el Teléfono 1 (con su extensión) o el Teléfono 2.
Teléfono Personal	Número personal del empleado, de uso interno. Nunca se muestra a los clientes: guárdalo aquí, y no en el Teléfono Móvil, si no quieres que sus clientes lo vean.
Identificación Fiscal	Cédula o RNC de la persona; en República Dominicana se valida su longitud según sea persona física o jurídica.
Forma de Pago, Cuenta Bancaria	Cómo y en qué cuenta se le paga su nómina.
Seguro de Salud, Seguro de Salud Secundario, Seguro de Vida, Fondo de Pensión	Compañías aseguradoras y de pensión asignadas al empleado, usadas en cálculos y reportes de nómina.
Sexo, Estado Civil, Fecha de Nacimiento	Datos demográficos usados en reportes laborales y de Recursos Humanos.
Acceso a AdmCloud / Grupo de Usuarios	Si la persona puede iniciar sesión y con qué permisos.
Acceso al Portal de Empleados	Habilita el autoservicio del empleado y su aparición en el Organigrama.
Inactivo	Marca al empleado como fuera de la empresa; al activarlo, se le revoca automáticamente el acceso a AdmCloud.
Foto	Imagen mostrada en la Vista de Tarjetas, el Organigrama y su ficha. En los listados y la Vista de Tarjetas la foto se recorta a un cuadrado, de modo que todas se vean de la misma altura sin importar la proporción de la imagen original. Para cambiarla rápido, usa el enlace Cambiar foto debajo de la foto en la ficha del empleado: eliges una imagen de tu equipo y la foto se reemplaza al instante. Con Limpiar foto se quita la foto de la ficha (el archivo se conserva en Documentos). Los enlaces solo aparecen si tienes permiso de editar empleados.

Validaciones al guardar

Nombre y apellido obligatorios para cualquier registro marcado como Empleado.
Debe conservar al menos un rol activo: no puedes desmarcar a la vez Empleado, Cliente, Proveedor, Acceso a AdmCloud, Vendedor, Técnico, Analista de Compras, Mecánico y Operario de Manufactura.
Marcar Inactivo revoca automáticamente el Acceso a AdmCloud de ese empleado.
Al propietario de la empresa no se le puede retirar el acceso. El propietario es el dueño de la suscripción y siempre debe poder entrar a administrar la cuenta, así que en su ficha no puedes desmarcar Acceso a AdmCloud, marcarlo como Inactivo (lo dejaría sin acceso) ni usar el botón "Retirar Acceso" de la pantalla de Detalles: esas opciones aparecen bloqueadas.
Al propietario de la empresa no se le puede quitar el grupo de usuario Administradores. Puedes agregarle otros grupos, pero al guardar debe conservar al menos un grupo de usuario de tipo administrador.
Correo obligatorio y con formato válido si el empleado tiene Acceso a AdmCloud activado.
Código único entre empleados (si no usas numeración automática).
Nombre único entre empleados cuando no hay código ni numeración automática configurada.
Correo único entre empleados activos: dos empleados activos no pueden compartir el mismo correo, porque el Portal de Empleados identifica al usuario por su correo.
Correo único entre cuentas con Acceso a AdmCloud: esta es una validación aparte de la anterior; dos cuentas con acceso al sistema tampoco pueden compartir correo.
Cuenta bancaria única: la combinación de banco y número de cuenta no puede repetirse entre empleados.
Longitud de la Identificación Fiscal validada para empresas de República Dominicana (9 dígitos para RNC de empresa, 11 para cédula de persona física).

Eliminar un empleado

No puedes eliminar un empleado en los siguientes casos; el sistema te muestra el detalle de qué lo impide:

Es el usuario con el que tienes la sesión abierta actualmente.
Es el último usuario que queda con Acceso a AdmCloud en tu cuenta.
Está vinculado a Presupuestos, Promociones, Archivos que él mismo subió, Vencimientos de Documentos legales, o Entrevistas donde figura como entrevistador. En estos casos se te muestra la lista específica de registros dependientes para que los reasignes primero.

Disponibilidad, planes, módulos y preferencias

La ficha de Empleados y su listado están disponibles en todos los planes con el permiso correspondiente; no requieren un módulo especial para lo básico (nombre, puesto, contacto, roles y acceso a AdmCloud).
La pestaña de Contratos Laborales en Detalles solo aparece si tu plan tiene activo el módulo de Nómina.
Los reportes de habilidades, y las secciones de activos fijos, capacitaciones y evaluaciones de desempeño del Dashboard, requieren el módulo Enterprise de Recursos Humanos (HHRR).
El Dashboard del empleado solo está disponible si tu plan incluye la capacidad correspondiente y, además, la función beta "Dashboard de Empleado" está activada en Preferencias/Funciones Beta.
Las secciones de historial de cambios de sueldo y de cambios de puesto del Dashboard requieren activar las funciones beta correspondientes y que el usuario tenga permiso de consulta sobre Nómina.
El botón "Smart Paste" (autocompletar con IA) en Crear requiere la función beta correspondiente activada.
La pestaña de Sub-Filiales en la ficha solo aparece si tu plan tiene habilitadas las Sub-Filiales y la función beta correspondiente está activa.
La pestaña "Analistas de Compras" requiere el módulo de Compras Avanzadas; la pestaña "Almacenistas" requiere el módulo de Gestión de Almacenes (WMS).
El enlace para crear campos personalizados desde el formulario requiere el módulo Enterprise de Campos Personalizados.
La pestaña Edición en Línea requiere la función beta correspondiente activada.
La pantalla de Usuarios te avisa cuando la cantidad de usuarios registrados supera la cantidad de licencias incluidas en tu plan.

Consejos y errores comunes

💡

Da de alta primero tus catálogos de apoyo. Antes de cargar a tu personal, crea tus Categorías de Empleado, Departamentos, Divisiones y Ubicaciones, para que la ficha de cada empleado quede completa y consistente desde el primer momento.

⚠️

¿No puedes guardar un empleado con acceso a AdmCloud? Revisa que el correo sea válido y que ningún otro empleado activo o cuenta con acceso ya lo esté usando: son dos validaciones de correo distintas y ambas deben cumplirse.

⚠️

¿No aparece un empleado en el Organigrama? Solo se muestran los empleados con Acceso al Portal de Empleados habilitado en su ficha; activa esa opción si necesitas que aparezca.

ℹ️

Crear un usuario desde la pestaña "Usuarios" no crea un Empleado. El panel rápido de "Nuevo Usuario" solo da acceso a AdmCloud; si necesitas registrar realmente a un miembro de tu personal, usa "Nuevo Empleado" desde el listado de Empleados.

ℹ️

Edición en Línea es una función Beta. Útil para actualizar en bloque datos de nómina de varios empleados a la vez, pero revisa siempre los cambios antes de guardarlos.