Campos Personalizados de Relacionados
Los Campos Personalizados te permiten agregar tus propios campos al catálogo de Relacionados (el registro base que comparten tus Clientes, Proveedores, Prospectos y Empleados), para capturar información adicional que AdmCloud no ofrece de forma nativa.
¿Qué son y para qué sirven?
En AdmCloud, cada Relacionado es el registro de un tercero con el que haces negocios; ese mismo registro puede actuar como Cliente, Proveedor, Prospecto o Empleado, según los roles que tenga activados. Un Campo Personalizado de Relacionados es un campo adicional que tú defines y que aparece automáticamente en el formulario de ese registro, junto a los campos estándar (nombre comercial, identificación fiscal, dirección, etc.).
Esta función es útil cuando necesitas guardar datos propios de tu negocio sobre tus Clientes, Proveedores, Prospectos o Empleados que no forman parte del catálogo estándar de AdmCloud —por ejemplo, un código de referencia interno, una fecha de control o una clasificación propia— y quieres que ese dato aparezca de forma selectiva según el rol del registro (solo en Clientes, solo en Proveedores, etc.). También es la vía que usan los desarrolladores de plugins o integraciones personalizadas cuando necesitan guardar información adicional en este catálogo.
Cómo se usa
- Abre la pantalla. Entra a Campos Personalizados de Relacionados desde el menú de Personalización.
- Crea el campo. Indica el Nombre del Campo, la Etiqueta que verán los usuarios y el Tipo de Dato. Guarda: el sistema crea el campo y queda disponible de inmediato en los registros de Relacionados.
- Decide dónde se ve. Marca en qué tipos de registro debe aparecer el campo: Prospectos, Clientes, Proveedores y/o Empleados. Puedes mostrarlo solo donde tenga sentido para tu negocio.
- Captura el valor en cada registro. Al crear o editar un Cliente, Proveedor, Prospecto o Empleado, completa el nuevo campo junto con los demás datos y guarda normalmente.
- Consulta o edita la definición del campo. Desde el listado de esta pantalla puedes abrir cualquier campo para revisar su configuración o editar los datos que todavía se pueden modificar (ver la sección "Qué no puedes cambiar" más abajo).
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre del Campo | Identificador interno del campo (sin espacios ni caracteres especiales). No puede cambiarse después de creado. |
| Etiqueta | El texto que verán los usuarios junto al campo en el formulario del Relacionado. |
| Tipo de Dato | Define qué clase de información acepta el campo (texto, número, fecha, sí/no, correo, notas, una referencia a otra entidad del sistema, una Lista Personalizada, un Registro Personalizado, una imagen o archivo, etc.). No puede cambiarse después de creado. |
| Lista Personalizada | Solo aplica cuando el Tipo de Dato es "Lista Personalizada": indica de cuál de tus listas personalizadas debe tomar las opciones. No puede cambiarse después de creado. |
| Registro Personalizado | Solo aplica (y es obligatorio) cuando el Tipo de Dato es "Registro Personalizado": indica a cuál registro personalizado apunta el campo. |
| Visible en Prospectos / Clientes / Proveedores / Empleados | Controla en cuáles roles del Relacionado se muestra el campo. Puedes activar cualquier combinación. |
| Requerido | Si se activa, el campo se vuelve obligatorio al guardar el registro. |
| Permitir modificar en modo consulta | Si se activa, el campo se puede cambiar directamente desde la pantalla de consulta del registro, sin entrar a editarlo (ver "Modificar el campo sin editar el registro" mas abajo). Solo aparece para los tipos de dato que se capturan con una lista o un selector. |
| Valor por Defecto | Valor opcional que se propone automáticamente en registros nuevos. Debe ser válido para el Tipo de Dato elegido. |
| Propietario | El usuario responsable de la definición del campo (por defecto, quien lo crea). Se usa junto con la opción "Protegido". |
| Protegido | Si se activa, solo el usuario Propietario puede consultar y editar la estructura del campo; el resto de los usuarios no verá sus detalles de configuración (sí podrán seguir llenando su valor en los registros). |
Validaciones al guardar
- Nombre del Campo requerido, sin espacios y sin caracteres especiales.
- Nombre del Campo único: no puedes repetir el mismo nombre en dos campos personalizados de Relacionados.
- Etiqueta requerida.
- Propietario requerido.
- Si el campo es "Protegido", solo el propio Propietario puede guardar cambios en su estructura.
- El Valor por Defecto debe ser válido para el Tipo de Dato elegido (por ejemplo, no puedes poner texto en un campo numérico ni una fecha inválida en un campo de fecha).
- El Registro Personalizado es obligatorio cuando el Tipo de Dato es "Registro Personalizado", y no puedes indicarlo si elegiste otro tipo de dato.
- La Lista Personalizada es obligatoria cuando el Tipo de Dato es "Lista Personalizada".
Qué no puedes cambiar después de creado
Para proteger la información ya capturada en tus Clientes, Proveedores, Prospectos y Empleados, una vez guardas el campo por primera vez el formulario bloquea la edición de estos tres datos:
- El Nombre del Campo.
- El Tipo de Dato.
- La Lista Personalizada asociada.
Si necesitas cambiar alguno de estos, debes crear un campo nuevo con la configuración correcta. Sí puedes seguir editando la Etiqueta, el Propietario, si es Requerido, su Valor por Defecto y en qué roles (Prospectos, Clientes, Proveedores, Empleados) se muestra.
Eliminar un campo personalizado
Al eliminar un campo personalizado, AdmCloud elimina también los valores capturados en todos los Relacionados que lo tenían lleno; esta acción no se puede deshacer. El sistema bloquea la eliminación si el campo está siendo usado por un plugin, e indica cuáles plugins dependen de él para que los revises primero.
Transferir el campo a otra compañía
Si tu empresa forma parte de un grupo de compañías en AdmCloud, el usuario Propietario del campo puede transferir (copiar) su definición —junto con su Lista Personalizada asociada, si aplica— hacia otra compañía del grupo, sin tener que volver a crearla manualmente. Esta opción solo aparece en los Detalles del campo para el usuario que lo creó, y no está disponible en compañías en período de evaluación.
Disponibilidad, plan y permisos
- Esta función requiere el plan Enterprise. Si tu plan no la incluye, la opción no aparece en el menú y las pantallas muestran un mensaje de función no disponible en tu edición.
- El acceso se controla con el permiso "Personalización" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
- Un campo marcado como "Protegido" solo puede ser consultado y editado por su Propietario (los usuarios de ForTech no están sujetos a esta restricción).
Modificar el campo sin editar el registro
Normalmente, para cambiar el valor de un campo personalizado hay que abrir el registro en modo edicion, cambiar el dato y guardar. La casilla Permitir modificar en modo consulta ofrece un atajo: el campo se muestra habilitado tambien en la pantalla de consulta, igual que el Estado y el Grupo en las Solicitudes de Servicio.
Es util para datos de seguimiento que cambian con el tiempo y que no forman parte del contenido principal del registro: el estatus de una gestion, el responsable de una revision, una clasificacion interna, etc.
Que ocurre cuando la enciendes
- En la pantalla de consulta el campo deja de verse gris y se pinta con su control normal (lista desplegable, buscador, casilla, caja de texto...), segun su Tipo de Dato.
- Al elegir o escribir el nuevo valor y salir del campo, el cambio se guarda solo: no hay boton Guardar y la pagina no se recarga. AdmCloud muestra un aviso de confirmacion.
- Si el guardado falla, el campo vuelve al valor anterior y se muestra el mensaje de error.
- El cambio queda registrado en la bitacora del registro, igual que cualquier otra modificacion.
Quien puede usarlo
- Solo los usuarios con permiso de edicion sobre esta pantalla. A los demas el campo se les sigue mostrando en solo lectura.
- Solo en los tipos de dato que se capturan con una lista o un selector. No esta disponible para Texto Enriquecido ni Archivo, porque esos campos necesitan su propio flujo de captura; si eliges uno de esos tipos, la casilla desaparece del formulario.
Consejos y errores comunes
Piensa bien el Tipo de Dato antes de guardar. Como no podrás cambiarlo después, revisa con calma qué tipo de información necesitas capturar (texto, número, fecha, una lista propia, una referencia a otra entidad, etc.) antes de crear el campo.
Usa la visibilidad por rol a tu favor. Un mismo Relacionado puede ser Cliente y Proveedor a la vez; si un campo solo aplica a uno de esos roles, desactiva su visibilidad en los demás para no confundir a quien llena el formulario.
Eliminar un campo borra sus datos. Antes de eliminar un campo personalizado asegúrate de que ya no necesitas la información capturada: la eliminación quita la columna completa y no se puede recuperar.
¿No ves la opción en el menú? Esta función es exclusiva del plan Enterprise. Si tu compañía debería tenerla habilitada y no aparece, contacta a soporte de AdmCloud.