Categorías de Equipos
Categorías de Equipos es un catálogo libre para agrupar tu maquinaria, vehículos y demás equipos según el criterio que tenga sentido para tu empresa: por ejemplo "Montacargas", "Vehículos de Reparto", "Compresores" o "Equipo de Climatización". AdmCloud no trae una lista fija de fábrica, así que tú decides cuántas categorías crear y cómo llamarlas.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada registro de este catálogo es simplemente un nombre, unas notas internas opcionales y, opcionalmente, una Cuenta Consumo Piezas. Una vez creada la categoría, la eliges en el campo Categoría de Equipo de la ficha de un Equipo, un Equipo Externo o cualquier Activo Fijo marcado como equipo, para agruparlo dentro de la categoría que le corresponda. No es necesaria para que un equipo funcione: es información que le da estructura a tu catálogo de maquinaria y que aprovechan los reportes de mantenimiento, las tarifas de transporte y el cálculo del gasto contable de las piezas que se consumen al darle mantenimiento.
Es un catálogo simple e independiente: no depende de ninguna otra pantalla para existir, pero toma su verdadero valor al usarlo junto con la ficha de Equipos y Equipos Externos, ya que es el campo que después te permite filtrar y agrupar reportes de mantenimiento, definir tarifas de transporte por tipo de equipo y, opcionalmente, definir una cuenta contable predeterminada para el consumo de piezas de todos los equipos de esa categoría.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Todas las categorías registradas, ordenadas por nombre. Desde aquí abres cada una para verla o editarla, o creas una nueva. |
| Crear / Editar | Formulario simple con el nombre de la categoría, notas internas y, opcionalmente, la cuenta contable de consumo de piezas. |
| Detalles | Vista de solo consulta con los datos de la categoría y accesos directos para editarla o eliminarla si tienes el permiso correspondiente. |
Cómo crear una categoría paso a paso
- Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Activos Fijos.
- Escribe el nombre. Es el único campo obligatorio, por ejemplo "Montacargas" o "Vehículos de Reparto". Debe ser distinto al de cualquier otra categoría ya registrada.
- Agrega notas (opcional) si quieres aclarar a tu equipo qué tipo de maquinaria o vehículo debe usar esta categoría.
- Elige una Cuenta Consumo Piezas (opcional). Es la cuenta contable de gasto que se usará por defecto cuando se despachen piezas o materiales de inventario para dar mantenimiento a un equipo de esta categoría, si el equipo específico no tiene su propia cuenta asignada.
- Guarda. La categoría queda disponible de inmediato en el campo "Categoría de Equipo" de la ficha de cualquier Equipo o Equipo Externo.
Dónde se usa
- En el campo Categoría de Equipo de la ficha de cada Equipo, Equipo Externo o Activo Fijo marcado como equipo.
- Como filtro y agrupador en los reportes de mantenimiento, como el reporte de Fallas por Categoría de Equipo y el reporte de Costo de Mantenimiento por Equipo.
- Como criterio para definir Tarifas de transporte (módulo de Gestión de Transporte / TMS), que se pueden fijar por categoría de equipo en lugar de por cada equipo individual.
- Como origen alterno de la cuenta contable de consumo de piezas: si el Equipo no tiene una cuenta propia asignada, AdmCloud usa la de su Categoría antes de recurrir a la de la Sucursal o a la configuración general de la empresa.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Descripción de la categoría (por ejemplo, "Montacargas" o "Compresores"). Es el único campo obligatorio y no puede repetirse con el de otra categoría ya registrada. |
| Notas | Texto libre para aclarar el uso interno de esta categoría, visible solo dentro de esta pantalla. |
| Cuenta Consumo Piezas | Cuenta contable de gasto que se propone por defecto al despachar piezas o materiales para dar mantenimiento a un equipo de esta categoría, cuando el equipo no tiene su propia cuenta asignada. |
Validaciones al guardar
- Nombre requerido.
- Nombre único: no puede repetirse con el de otra categoría ya registrada.
- No puedes eliminar una categoría si ya hay Activos Fijos (equipos) con esa categoría asignada, o si existen Tarifas de transporte configuradas para ella; el sistema te muestra la lista de equipos o tarifas afectados para que sepas qué debes reasignar primero.
Disponibilidad, plan y módulos
- Esta pantalla solo está disponible en el plan Enterprise, y únicamente cuando tu empresa tiene activo al menos uno de estos módulos: Mantenimiento Industrial, Manufactura Avanzada o Gestión de Transporte (TMS). Si ninguno de esos módulos está activo, ni el menú ni la pantalla estarán visibles.
- El acceso se controla con el permiso "Activos Fijos" del grupo de usuarios (el mismo permiso que gobierna el resto del módulo de Activos Fijos), con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
Consejos y errores comunes
Define tu catálogo antes de dar de alta tus equipos. Piensa en las categorías que realmente diferencian tu maquinaria y vehículos (por tipo, por línea de trabajo o por proceso de mantenimiento) y créalas todas de una vez, para que la asignación sea rápida y consistente entre distintos usuarios.
Aprovecha la Cuenta Consumo Piezas para ahorrar trabajo. Si todos los equipos de una misma categoría consumen piezas contra la misma cuenta de gasto, asígnala aquí en lugar de repetirla en cada equipo individual: solo tendrás que definir una excepción en el equipo puntual que use una cuenta distinta.
¿No puedes eliminar una categoría? Es porque uno o más equipos o tarifas de transporte ya la tienen asignada. Reasigna esos registros a otra categoría antes de intentar eliminarla de nuevo.
No confundas esta pantalla con las Clases de Activos Fijos. Categoría de Equipo es un agrupador enfocado en la maquinaria/vehículos que se usa para mantenimiento, transporte y reportes específicos de equipo; si necesitas clasificar activos fijos en general para efectos de depreciación y cuentas contables, usa el catálogo de Clases de Activos Fijos.