Términos de Pago
Son las condiciones de crédito (o de contado) que le asignas a un cliente o a un proveedor: cuántos días tiene para pagar, cuándo se le bloquea el crédito por atraso y qué descuento recibe si paga pronto. Se seleccionan en la ficha de Clientes y Proveedores, y quedan grabados en cada factura, orden y demás documentos de venta o compra.
¿Qué es y para qué sirve?
Un Término de Pago es una plantilla de condiciones de crédito que le asignas a un cliente (para tus ventas) o a un proveedor (para tus compras): a cuántos días vence el pago, cuándo se bloquea el crédito por atraso y si existe un descuento por pago anticipado. Al elegirlo en una factura, orden u otro documento, AdmCloud usa esos datos para calcular la fecha de vencimiento y, más adelante, para avisarte si el cliente está atrasado o si aplica un descuento.
Lo vas a encontrar y usar en varios lugares de AdmCloud:
- En la ficha de Clientes y Proveedores, como su término de pago por defecto.
- Al registrar Cotizaciones, Pedidos, Facturas a Crédito y demás documentos de venta, y Órdenes de Compra, Facturas y demás documentos de compra.
- En el Espacio de Trabajo de Cobros y en los reportes de proyección de flujo de caja, para calcular la fecha estimada de cobro o pago cuando el documento no tiene una fecha explícita.
- Al aplicar un Recibo de Ingreso a las facturas pendientes de un cliente, para mostrar si aún aplica el descuento por pronto pago.
- En la configuración de Tiendas en Línea, como término de pago de las órdenes generadas desde la tienda.
El mismo catálogo de Términos de Pago sirve tanto para Clientes (ventas) como para Proveedores (compras); cada término indica en cuál de los dos tipos de documento puede usarse.
Cómo se usa
- Abre "Términos de Pago" desde Administración del Sistema. Verás la lista de los términos ya creados, ordenados alfabéticamente.
- Crea uno nuevo con el botón de agregar, o entra a uno existente para revisarlo o editarlo desde su detalle.
- Escribe el nombre del término (por ejemplo "Contado", "Crédito 30 días" o "2/10 Neto 30"). Es el único campo obligatorio.
- Indica los días de vencimiento (cuándo vence el pago) y, si aplica, los días de bloqueo tras el vencimiento y el descuento por pronto pago con sus días.
- Marca si es de contado y en qué tipo de documentos (venta, compra, o ambos) se puede seleccionar este término.
- Guarda. El término de pago queda disponible de inmediato para asignarse a clientes, proveedores y transacciones.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Identifica el término en toda la aplicación (listas, selectores, reportes). Es obligatorio y no puede repetirse. |
| Días de Vencimiento | Cantidad de días desde la fecha del documento hasta la fecha de vencimiento del pago. Se usa para calcular automáticamente la fecha estimada de cobro o pago en el Espacio de Trabajo de Cobros y en los reportes de proyección de flujo de caja. |
| Días de Bloqueo | Días adicionales, después del vencimiento, que se le permiten a un cliente antes de bloquearle el crédito. Al superarse, AdmCloud impide crear nuevos pedidos o facturas a crédito para ese cliente mientras tenga la factura vencida pendiente. |
| Días para Descuento | Cantidad de días, contados desde la fecha del documento, dentro de los cuales el cliente puede pagar y aún recibir el descuento por pronto pago. |
| Porcentaje de Descuento | Porcentaje de descuento por pronto pago que se le informa al aplicar un Recibo de Ingreso a una factura, si el pago llega dentro de los "Días para Descuento". |
| Es de Contado | Marca el término como de contado (sin crédito). En Pedidos de Venta, por ejemplo, oculta la opción de generar una Factura a Crédito, dejando solo la opción de facturar al contado. |
| Mostrar en Documentos de Venta | Determina si este término aparece como opción al seleccionar el término de pago en documentos de venta (Cotizaciones, Pedidos, Facturas a Crédito, etc.). |
| Mostrar en Documentos de Compra | Determina si este término aparece como opción al seleccionar el término de pago en documentos de compra (Órdenes de Compra, Facturas de Proveedor a Crédito, etc.). |
| Notas | Observaciones libres, visibles solo dentro de esta pantalla. |
| Detalle de Relacionados | Nombre que un Cliente o Proveedor puntual usa para este término de pago en AdmCloud Xchange. Se completa solo la primera vez que falte al recibir un documento de ese relacionado, pero también puedes registrarlo de antemano aquí. Al consultar el Término de Pago, este detalle aparece en su propia pestaña "Relacionados", con un filtro por nombre del relacionado y paginado. Esa pestaña solo se muestra si AdmCloud Xchange está habilitado para tu empresa. Un mismo relacionado puede tener varias referencias, pero la misma combinación de relacionado y referencia no puede repetirse, ni dentro de este registro ni en otro término de pago: si otro ya la usa, al grabar se indica cuál. Al duplicar el registro, este detalle no se copia. |
Validaciones al guardar
- El Nombre es obligatorio.
- El Nombre no puede repetirse: si ya existe un término de pago con ese nombre, AdmCloud rechaza el guardado.
Eliminar un término de pago
Un término de pago no se puede eliminar si está en uso. AdmCloud bloquea la eliminación cuando detecta que el término está vinculado a:
- Transacciones ya registradas (facturas, órdenes y demás documentos con este término de pago).
- Un cliente o proveedor que lo tiene asignado en su ficha.
- Una Tienda en Línea configurada con ese término de pago.
- Un relacionado registrado en su Detalle de Relacionados.
Mientras exista alguna de estas dependencias, primero debes reasignar o eliminar esas referencias antes de poder borrar el término de pago.
Disponibilidad
- Disponible en todos los planes de AdmCloud; no depende de un módulo adicional.
- Requiere el permiso correspondiente de Administración del Sistema en tu grupo de usuarios para ver, crear, editar o eliminar términos de pago.
Consejos y errores comunes
Separa tus términos de venta y de compra desmarcando "Mostrar en Documentos de Venta" o "Mostrar en Documentos de Compra" según corresponda; así tus selectores no se llenan de opciones que nunca vas a usar en ese tipo de documento.
¿No puedes crear un pedido o factura a crédito? Revisa si el cliente tiene una factura vencida por más días que los "Días de Bloqueo" de su término de pago; mientras esa factura esté pendiente, AdmCloud le bloquea el crédito.
¿No puedes eliminar un término de pago? El mensaje te indica en qué documentos, clientes/proveedores o tiendas en línea está siendo usado. Reasigna esas referencias a otro término de pago antes de intentar eliminarlo de nuevo.