Conduces de Despacho

¿Qué es y para qué sirve?

Cada Conduce de Despacho indica la Ubicación (almacén) de la que sale la mercancía, a quién va dirigida (cliente, proveedor o relacionado) y el detalle de artículos despachados. Es una transacción de inventario: en cuanto se guarda, resta la cantidad despachada de la existencia disponible de esa ubicación.

Sirve como eslabón entre dos documentos: por un lado, el documento de origen que autorizó el movimiento (un Pedido de Venta, una Autorización de Devolución a Proveedor, una Solicitud de Transferencia o un Proyecto); por el otro, el documento que finalmente factura o formaliza esa salida (una Factura a Crédito o al Contado, una Guía de Remisión, o la Recepción de Devolución que cierra una transferencia). El Conduce lleva la cuenta de cuánto de cada línea del documento de origen ya se despachó, para no dejar despachar de más.

Pantallas del área

Cómo crear un despacho paso a paso

1. Genéralo desde su documento de origen cuando exista uno. Desde el Pedido de Venta, la Autorización de Devolución a Proveedor, la Solicitud de Transferencia entre Ubicaciones o el Proyecto correspondiente, usa la opción de despachar: AdmCloud abre un conduce nuevo con el cliente/relacionado, la ubicación y las líneas pendientes ya completadas con la cantidad que falta por despachar. Si no hay documento de origen, abre el listado y pulsa Nuevo.
2. Revisa los datos generales. La fecha debe caer dentro de un período de Inventario abierto; la Ubicación es obligatoria y debe pertenecer a la misma subsidiaria del documento. Si tu empresa maneja subsidiarias, indícala también.
3. Agrega o confirma los artículos con su cantidad y unidad de medida. Si tu empresa tiene activa alguna de las ayudas de selección (artículos pendientes de un pedido, selección múltiple o seriales disponibles), puedes usarlas para completar la tabla más rápido en lugar de escribir artículo por artículo. Si todas las líneas usan el mismo Depósito (Bin), captura el valor en la primera línea y pulsa la flecha azul del encabezado de esa columna para copiarlo al resto del detalle. El depósito solo baja a las líneas cuyo artículo maneja depósito; si alguna línea queda fuera, AdmCloud te lo avisa.
4. Indica la dirección de envío en la pestaña correspondiente si es distinta a la dirección por defecto del cliente, y adjunta archivos de respaldo si los necesitas.
5. Guarda. El conduce queda numerado automáticamente y descuenta el inventario de la ubicación de inmediato. A partir de aquí puedes facturarlo, marcarlo como recogido/empacado /enviado (si tu empresa usa ese flujo) o generar la Guía de Remisión cuando aplique.

Seguimiento de almacén: Recogido, Empacado y Enviado

Si tu empresa tiene activo el módulo adicional de Almacén (WMS), cada conduce puede pasar por un seguimiento de tres pasos antes de considerarse completamente despachado, visible en el listado (como filtro rápido) y en los Detalles del documento:

• Recogido: el personal de almacén ya recolectó físicamente los artículos.
• Empacado: los artículos ya están empacados, listos para salir.
• Enviado: el conduce salió del almacén; una vez marcado, ya no se muestran los botones de avance para ese documento.

Este seguimiento es informativo: no bloquea que factures o imprimas el conduce mientras avanza por estos estados.

Documentos relacionados

El Conduce de Despacho casi siempre está conectado a otros documentos, antes y después de él:

• Desde un Pedido de Venta: trae las cantidades pendientes de despachar de ese pedido; no permite despachar más de lo que aún está pendiente.
• Desde una Autorización de Devolución a Proveedor: registra la salida de los artículos que le devuelves físicamente al proveedor.
• Desde una Solicitud de Transferencia entre Ubicaciones: la ubicación de origen queda fija (no editable) y debe coincidir con la de la solicitud; la cuenta de descargo se fija automáticamente en la cuenta de inventario en tránsito.
• Desde un Proyecto: despacha materiales pendientes de entregar en la obra o proyecto.
• Hacia una Factura a Crédito o al Contado: desde los Detalles del conduce puedes generar directamente la factura correspondiente, si tu plan tiene Pedidos de Venta habilitados.
• Hacia una Guía de Remisión: si tu empresa opera en Ecuador, o tiene activa la función de Guías de Remisión/Transporte, puedes emitirla directamente desde el conduce.
• Hacia una Recepción de Devolución: cuando el conduce se generó desde una Solicitud de Transferencia, puedes registrar la recepción de esa mercancía en la ubicación destino.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Debes agregar al menos un artículo al conduce.
• La cantidad de archivos adjuntos no puede superar el máximo permitido por tu plan.
• Subsidiaria requerida si tu plan tiene subsidiarias habilitadas, y debe estar activa (no deshabilitada ni de solo lectura).
• La Ubicación debe pertenecer a la misma subsidiaria que el conduce.
• El cliente/relacionado y las direcciones indicadas no pueden estar anulados.
• El período de Inventario correspondiente a la fecha del documento debe estar abierto.
• No puedes despachar más cantidad de la que está pendiente en el documento de origen (Pedido de Venta, Autorización de Devolución o Solicitud de Transferencia) para ese artículo.
• Un documento de origen no puede indicarse a la vez en el encabezado y en una línea con un origen distinto; el sistema rechaza el guardado si detecta esa combinación.
• Si el conduce viene de una Solicitud de Transferencia, la Ubicación debe coincidir exactamente con la de la solicitud.
• El número del documento no puede cambiar al editar.

Reportes

Desde el menú Reportes del listado puedes generar un Reporte Resumido (una fila por conduce) o un Reporte Detallado (una fila por línea de artículo), filtrables por fecha, subsidiaria, ubicación, departamento, clase de artículo, división, cliente(s), tipo de transacción y si se incluyen los documentos anulados, e imprimibles en formato vertical u horizontal.

Disponibilidad, permisos y condiciones

• El acceso se controla con el permiso "Despachos", con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular; reimprimir un conduce ya impreso requiere además el privilegio "Despachos, Reimprimir".
• Esta función requiere que tu plan tenga el módulo de Inventario activo (en el plan Enterprise, se activa/desactiva como módulo adicional).
• El seguimiento de Recogido/Empacado/Enviado y las vistas rápidas por estado en el listado solo aparecen si tu empresa tiene activo el módulo adicional de Almacén (WMS).
• El campo Viaje solo se muestra si tu empresa tiene activo el módulo de Gestión de Transporte (TMS).
• Los botones para generar Factura a Crédito o al Contado requieren que tu plan tenga habilitados los Pedidos de Venta.
• El botón para emitir Guía de Remisión aparece automáticamente si tu empresa opera en Ecuador, o si AdmCloud activó para tu compañía la función de Guías de Remisión/Transporte.
• Las ayudas de selección de artículos (pendientes de un pedido, selección múltiple, seriales disponibles) dependen de funciones que AdmCloud activa por compañía; si no las ves, contacta a soporte.
• La columna/campo de Instrucciones de Despacho depende de una función que AdmCloud activa por compañía.

Consejos y errores comunes