Categorías de Proveedor
Las Categorías de Proveedor son un catálogo con el que agrupas a tus proveedores por tipo o segmento (por ejemplo: "Mayoristas", "Distribuidores", "Fabricantes", "Servicios"). Cada Proveedor puede tener asignada una categoría desde su ficha, y esa categoría luego sirve para filtrar y organizar reportes y consultas de proveedores por segmento.
¿Qué es y para qué sirve?
Es un catálogo simple: cada registro es un Nombre (obligatorio y único), con una Cuenta de Cuentas por Pagar de referencia opcional y notas libres.
Una vez creada una Categoría de Proveedor, aparece disponible en el campo Categoría de Proveedor de la ficha de cada Proveedor. Así puedes, por ejemplo, marcar a un grupo de proveedores como "Mayoristas" y a otro como "Distribuidores", para luego:
- Filtrar y agrupar reportes y consultas de proveedores por categoría.
- Ubicar proveedores rápidamente en los controles de autocompletar (por ejemplo, en filtros de paneles del dashboard).
- Organizar internamente tu base de proveedores por tipo de relación comercial.
Cómo se usa
- Abre el catálogo. Ve a la lista de Categorías de Proveedor, donde verás todas las que ya has creado, ordenadas por nombre.
- Crea una nueva categoría. Usa el botón de agregar, escribe el nombre y, si lo deseas, selecciona una cuenta contable de Cuentas por Pagar de referencia y agrega notas.
- Guarda. AdmCloud valida que el nombre no esté vacío y que no exista ya otra categoría con el mismo nombre.
- Asígnala a un proveedor. Entra a la ficha de un Proveedor y selecciona la categoría en el campo Categoría de Proveedor.
- Consulta o edita un registro existente. Haz clic sobre el nombre en la lista para ver su detalle de solo lectura, y usa el botón de editar si necesitas corregir el nombre, la cuenta asociada o las notas.
Capacidades principales
- Lista ordenada alfabéticamente, con detalle de solo lectura por registro.
- Vincula una cuenta contable de Cuentas por Pagar de referencia a la categoría, si tu empresa la usa para fines de consulta o reporte.
- Disponible en controles de autocompletar (por ejemplo, filtros de paneles del dashboard) para ubicar categorías rápidamente.
- Permisos separados para consultar, agregar, editar y eliminar, controlados por el grupo de usuarios.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Identifica la Categoría de Proveedor. Obligatorio, no puede exceder 200 caracteres y no se puede repetir. |
| Cuenta de Cuentas por Pagar | Cuenta contable de referencia opcional asociada a la categoría. |
| Notas | Texto libre opcional para aclarar el uso o alcance de la categoría. |
Validaciones al guardar
- El nombre es obligatorio y no puede repetirse entre Categorías de Proveedor.
- El nombre no puede exceder 200 caracteres.
Eliminar
Una Categoría de Proveedor no puede eliminarse si está en uso: AdmCloud revisa que ningún Proveedor la tenga asignada, y te muestra la lista de los proveedores que la están usando para que primero les asignes otra categoría (o ninguna) antes de intentar eliminarla de nuevo.
Disponibilidad, planes y condiciones
- Esta funcionalidad está disponible desde el plan Standard en adelante (Standard, Premium, Premium Plus, Premium Plus Nómina y Enterprise). No está disponible en los planes Billing, Start ni Basic. Si no está disponible en tu plan, la pantalla muestra un aviso de "no disponible en esta edición". Si la necesitas, consulta con tu ejecutivo de cuenta de AdmCloud para actualizar tu plan.
- Para ver, crear, editar o eliminar registros necesitas el permiso "Categorías de Proveedor" (módulo AP) en el nivel correspondiente (Ver, Agregar, Editar o Eliminar).
Consejos y errores comunes
Piensa en segmentos, no en proveedores individuales. Categorías como "Mayoristas", "Distribuidores" o "Fabricantes" son más útiles a largo plazo porque agrupan a muchos proveedores y facilitan la consulta y el análisis de tu base de proveedores por tipo.
"Ya existe un registro con ese nombre". Este mensaje aparece si intentas crear o renombrar una categoría con un nombre que ya usa otro registro del catálogo; elige un nombre distinto.
No puedes eliminarla si está en uso. Antes de borrar una Categoría de Proveedor, revisa el mensaje de error: te indica qué proveedores la tienen asignada, para que les asignes otra categoría primero.