Facturas Recurrentes
Una factura recurrente es una plantilla de factura reutilizable para un cliente al que le facturas siempre lo mismo, período tras período: una cuota de servicio mensual, una suscripción, un alquiler, un contrato de mantenimiento. En lugar de crear esa factura a mano cada vez, la configuras una sola vez indicando su próxima fecha de generación y con qué frecuencia se repite, y AdmCloud genera las facturas reales por ti a partir de ahí.
¿Qué es y para qué sirve?
La factura recurrente no es en sí un comprobante fiscal, sino un modelo: un cliente, un conjunto de artículos con sus precios e impuestos, y una programación. Cuando llega la próxima fecha de generación del modelo, este queda listo para generarse, y con un solo clic AdmCloud lo convierte en una factura a crédito real y normal, fechada hoy, tal como si la hubieras digitado a mano. Después de generarla, la plantilla adelanta automáticamente su próxima fecha de generación según la frecuencia configurada, lista para el siguiente período.
Es útil para cualquier cosa que factures en un ciclo predecible y no quieras volver a digitar: suscripciones mensuales, cuotas de servicio recurrentes, alquiler de equipos, contratos de mantenimiento y arreglos similares.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado — Pendientes de generación | Muestra únicamente las plantillas cuya próxima fecha de generación ya llegó (es decir, hoy o antes). Es la vista de trabajo: desde aquí revisas qué está pendiente y pulsas Generar Facturas para crear las facturas reales. |
| Listado — Todas las facturas recurrentes | Muestra todas las plantillas, incluyendo las programadas para una fecha futura y las ya anuladas. Úsalo para revisar o mantener una plantilla antes de que le toque su turno, filtrando por rango de fecha, cliente, subsidiaria o proyecto. |
| Crear / Editar | El formulario de la plantilla: cliente, próxima fecha de generación, frecuencia y la tabla de artículos, tal como llenarías una factura normal. También permite duplicar una plantilla existente para crear rápidamente una parecida. |
| Detalles | La plantilla en modo de solo consulta, con sus totales, archivos adjuntos e historial de actividades y auditoría. |
Cómo configurarla paso a paso
- Abre el listado y pulsa Crear. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de facturas; si no ves el botón, pide acceso a tu administrador.
- Selecciona el cliente. Debe ser un cliente activo — la plantilla se puede guardar con un cliente inactivo, pero no se generará ninguna factura a partir de ella hasta que el cliente vuelva a estar activo.
- Define la próxima fecha de generación. Es la fecha en la que debe crearse la primera (o siguiente) factura. No tiene que ser hoy: puedes programarla para una fecha futura y simplemente no aparecerá como pendiente hasta entonces.
- Define la frecuencia, en meses. Indica 1 para una factura mensual, 3 para trimestral, 12 para anual, y así sucesivamente. Es la cantidad de meses que se le suma a la próxima fecha de generación cada vez que se crea una factura a partir de esta plantilla.
- Completa moneda, ubicación y términos de pago, y agrega los artículos o servicios a facturar, con su cantidad, precio, impuesto y descuento — igual que en una factura normal.
- Guarda. La plantilla todavía no genera nada por sí sola; simplemente queda lista para generarse en cuanto llegue su próxima fecha de generación.
- Cuando le toque, entra al listado "Pendientes de generación" y pulsa Generar Facturas. Confirma en el diálogo que aparece. AdmCloud encola la generación y crea una factura real, fechada hoy, por cada plantilla pendiente — copiando el cliente, los artículos, precios e impuestos tal como estaban configurados en la plantilla en ese momento.
- Revisa el resultado. El proceso informa cuántas facturas se generaron (y lista sus números, si son pocas) y te avisa si alguna plantilla se saltó porque su cliente se volvió inactivo mientras tanto.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Cliente | A quién se le factura cada vez que corre esta plantilla. Debe estar activo para que la generación tenga éxito. |
| Próxima fecha de generación | La fecha en la que esta plantilla queda pendiente. Avanza automáticamente según la frecuencia después de cada generación — no la vuelves a poner manualmente. |
| Frecuencia (en meses) | Cada cuánto se repite la plantilla, expresado en meses completos. Debe ser mayor que cero. |
| Moneda y tasa de cambio | Se copian a cada factura generada a partir de la plantilla; si no coincide con la moneda por defecto del cliente, el sistema pide confirmación antes de guardar. |
| Términos de pago | Se copian a la factura generada; define cuándo vence cada factura resultante. |
| Ubicación | De dónde se considera que salen los artículos de la factura; se copia a cada factura generada. |
| Subsidiaria | Solo aparece si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas; la plantilla — y cada factura que genera — pertenece a esta subsidiaria. |
| Artículos | Las líneas a facturar cada vez: artículo, cantidad, precio, tabla de impuestos y descuento. Se copian tal cual a cada factura generada, así que cambiarlas después solo afecta a las generaciones futuras, nunca a las facturas ya creadas. |
| Proyecto | Solo aparece si tu compañía usa la función de Proyectos; se copia a cada factura generada. |
| Archivos adjuntos | Documentos de soporte que se guardan en la propia plantilla (por ejemplo, el contrato de servicio firmado). |
Validaciones al guardar
- Frecuencia mayor que cero. Una frecuencia de cero o un número negativo se rechaza.
- Al menos un artículo con un artículo o una descripción; una lista de artículos vacía no se puede guardar.
- Descuento entre 0% y 100% en cada línea.
- Hasta 999 líneas por plantilla.
- Moneda, ubicación y términos de pago deben existir y no estar anulados.
- Una moneda distinta a la moneda por defecto del cliente pide confirmación antes de guardar, para evitar una mezcla accidental.
- Una plantilla anulada no se puede editar — solo consultar o eliminar.
Generación de las facturas reales
- La generación no es automática por temporizador — ocurre cuando tú (o alguien con acceso) pulsa Generar Facturas en el listado de pendientes de generación. No hay un proceso en segundo plano que cree estas facturas sin ese clic.
- Solo se procesan las plantillas que ya están pendientes: aquellas cuya próxima fecha de generación es hoy o anterior.
- Se generan hasta 50 facturas por ejecución. Si tienes más de 50 plantillas pendientes, pulsa el botón otra vez para procesar el resto.
- Los clientes inactivos se omiten, con una advertencia que indica qué plantilla y cliente no se procesaron — reactiva el cliente y genera de nuevo cuando esté listo.
- Las facturas generadas son documentos independientes: una vez creadas, editar la plantilla no cambia las facturas ya generadas; solo afecta a la siguiente.
- La próxima fecha de generación de la plantilla avanza automáticamente según su frecuencia justo después de crear su factura — nunca tienes que actualizar esa fecha a mano después de la configuración inicial.
Disponibilidad
- En el plan Enterprise, esta función solo está disponible cuando el módulo Núcleo (Core) o Facturación (Billing) está activo para tu compañía.
- El acceso se controla con el permiso "Facturas" de tu grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar. Cambiar precios o la descripción de las líneas requiere los permisos específicos de "Cambiar precios" y "Cambiar descripción" de facturas.
- Esta función no está disponible en Ecuador ni en Guatemala.
Consejos y errores comunes
La frecuencia siempre es en meses completos, nunca en días o semanas. Para una factura trimestral usa 3, no 90; para una anual usa 12, no 365.
No olvides pulsar "Generar Facturas". Una plantilla pendiente que nadie procesa simplemente se queda pendiente — no se convierte en factura por sí sola. Conviértelo en una revisión de rutina, por ejemplo al inicio de cada período de facturación.
Actualizar la plantilla solo afecta a las facturas futuras. Si necesitas corregir una factura que ya se generó, edita o anula esa factura directamente — editar la plantilla después no la va a cambiar.
¿Más de 50 plantillas pendientes a la vez? Pulsa "Generar Facturas" de nuevo después de que termine la primera ejecución; cada ejecución procesa hasta 50.