Reservas de Inventario (Stock Allocations)
La Reserva de Inventario es el documento con el que apartas, artículo por artículo, la existencia física que vas a usar para cumplir un Pedido de Venta específico. No mueve inventario (no lo descuenta de tu almacén), pero sí reduce la Disponibilidad que ven el resto de tus pedidos, evitando que dos clientes distintos cuenten con la misma mercancía.
Esta transacción es el modo manual de reservar inventario. Por defecto, AdmCloud reserva automáticamente al registrar cada Pedido de Venta, sin que tengas que hacer nada aparte; solo cuando tu empresa activa el modo "Transacción de Reserva de Inventario" en Preferencias, la reserva deja de hacerse sola y debes generarla desde esta pantalla antes de poder facturar.
¿Qué es y para qué sirve?
Cuando vendes un artículo con existencia limitada, necesitas una forma de decir "esta cantidad ya tiene dueño" antes de despacharla o facturarla. Eso es exactamente lo que hace la Reserva de Inventario: toma líneas pendientes de uno o varios Pedidos de Venta, y por cada una registra qué cantidad, de qué ubicación (y, si aplica, de qué lote o declaración aduanal) queda apartada para ese pedido.
La reserva no descuenta existencia física ni genera asiento contable: su único efecto es restar esa cantidad de la Disponibilidad del artículo, para que el resto de tu operación (otros pedidos, cotizaciones, el nivel de reorden) sepa que esa mercancía ya está comprometida. El siguiente paso natural de una reserva es convertirse en una Factura Borrador y, de ahí, en una factura definitiva.
Los dos modos de reservar inventario
AdmCloud reserva inventario de una de estas dos formas, según la opción Tipo de Reserva de Inventario que tu empresa tenga elegida en Preferencias:
| Modo | Cómo funciona |
|---|---|
| Pedido de Venta (por defecto) | AdmCloud reserva automáticamente, de forma global por artículo, en cuanto guardas el Pedido de Venta o la Orden de Producción. No existen documentos de Reserva de Inventario independientes; no necesitas esta pantalla para nada. |
| Transacción de Reserva de Inventario | El Pedido de Venta ya no reserva nada por sí solo. Debes crear manualmente la Reserva de Inventario desde esta área, eligiendo cuánto reservar de cada línea pendiente, de qué ubicación y, si aplica, de qué lote o declaración aduanal. |
Cambiar a este modo manual además requiere que tu empresa esté configurada para que las facturas siempre afecten inventario; si no lo está, la opción no puede habilitarse.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Todas las reservas creadas, con filtros por fecha, subsidiaria, cliente y ubicación. Desde aquí también accedes al reporte Detallado, al reporte de Disponibilidad de Inventario y al botón Reservas de Inventario por Facturar, que las convierte en Facturas Borrador. |
| Nueva (Crear) | No es un formulario en blanco: es una pantalla de selección. Filtras por ubicación, subsidiaria, fecha, cliente, pedido o artículo, marcas las líneas pendientes de reservar que quieras y guardas; AdmCloud crea una reserva por cada Pedido de Venta involucrado. |
| Editar | Permite ajustar la cantidad reservada y, si aplica, el lote o la declaración aduanal de cada línea, además de notas, archivos adjuntos y campos personalizados. No se puede editar una reserva que ya generó una Factura Borrador. |
| Detalles | Vista de solo consulta con el detalle de artículos, las transacciones vinculadas (Factura Borrador y, si ya se facturó, la Factura definitiva) y los archivos adjuntos. |
| Impresión | Formato imprimible o en PDF con los artículos reservados, su lote (con vencimiento si aplica) y número de serie cuando corresponda. |
Cómo crear una reserva, paso a paso
- Entra a Nueva y elige la Ubicación desde la que vas a reservar (obligatoria); opcionalmente acota por Subsidiaria, rango de fecha, Cliente, Pedido de Venta o Artículo para encontrar más rápido lo que buscas.
- Pulsa Actualizar: AdmCloud trae, agrupadas por artículo, todas las líneas de Pedidos de Venta que todavía tienen cantidad pendiente de reservar (lo ordenado menos lo ya despachado y lo ya reservado en otras reservas).
- Por cada línea verás cuánto se ordenó, cuánto ya está reservado, cuánto sigue pendiente, y la existencia y disponibilidad actuales del artículo en esa ubicación. Marca la casilla de las líneas que quieres reservar (o usa "Seleccionar todo").
- Indica la cantidad a reservar. Si el artículo maneja lotes, agrega uno o varios lotes con su cantidad en la tabla anidada; si maneja declaración aduanal (pedimento), haz lo mismo con la declaración correspondiente. Si el artículo no usa ninguno de los dos, solo escribes la cantidad.
- Pulsa Guardar. AdmCloud valida cada línea y crea una Reserva de Inventario por cada Pedido de Venta con líneas seleccionadas (si marcaste líneas de tres pedidos distintos, se crean tres reservas).
De la reserva a la factura
Una vez que la mercancía está reservada, el camino natural es facturarla. Desde el Listado de Reservas de Inventario, usa el botón Reservas de Inventario por Facturar: esa pantalla te muestra las reservas listas para cobrar y genera, con las que selecciones, una Factura Borrador por cliente y ubicación. La Factura Borrador se convierte después en la Factura definitiva (Factura a Crédito o al Contado) en el módulo de Ventas.
Mientras una reserva esté vinculada a una Factura Borrador, queda de solo lectura: no puedes editarla, porque la Factura Borrador ya depende de sus cantidades y lotes.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Número | Numeración automática de la reserva; no se puede repetir ni cambiar una vez creada. |
| Fecha | Fecha de la reserva; debe caer dentro de un período de Inventario abierto. |
| Subsidiaria | Solo visible si tu plan tiene subsidiarias habilitadas; toma la del Pedido de Venta de origen. |
| Ubicación | Almacén del que se reserva la mercancía; obligatoria y de solo lectura una vez creada. |
| Pedido de Venta (documento de origen) | El pedido al que pertenece la reserva; obligatorio, no puede estar anulado y debe ser un Pedido de Venta válido. |
| Artículos (líneas) | Artículo, atributos (si aplica), unidad de medida de venta y la cantidad reservada, editable en la pantalla de Editar. |
| Lote | Obligatorio en artículos que manejan lotes; puedes repartir la misma línea entre varios lotes. Requiere el módulo de Lotes. |
| Declaración Aduanal (Pedimento) | Obligatoria en artículos que la requieren, para reservar mercancía de una importación específica. Requiere el módulo de Declaraciones Aduanales. |
| Referencia / Notas | Texto libre para identificar o dar contexto adicional a la reserva. |
Validaciones al guardar
- Debe estar vinculada a un Pedido de Venta existente, autorizado y no anulado.
- Debes reservar al menos un artículo; un máximo de 500 líneas por reserva.
- La ubicación debe pertenecer a la misma subsidiaria que la reserva.
- El período de Inventario correspondiente a la fecha del documento debe estar abierto.
- La cantidad a reservar no puede superar lo pendiente por reservar del Pedido de Venta para esa línea (lo ordenado menos lo despachado y lo ya reservado en otras reservas).
- La cantidad a reservar no puede superar la disponibilidad del artículo en esa ubicación (existencia menos lo ya reservado globalmente).
- Si el artículo maneja lotes, la suma reservada por lote no puede superar lo disponible en ese lote a la fecha del documento.
- Si el artículo maneja declaración aduanal, la suma reservada por declaración no puede superar lo disponible en esa declaración a la fecha del documento.
- No hay nada que reservar si el Pedido de Venta ya no tiene cantidad pendiente para esa línea.
- No se puede editar una reserva ya vinculada a una Factura Borrador.
Disponibilidad, permisos y condiciones
- Esta función requiere el módulo de Inventario Avanzado (edición Enterprise) y que AdmCloud tenga habilitada, para tu empresa, la función "Transacción de Reserva de Inventario".
- Además, en Preferencias, tu empresa debe tener elegido el Tipo de Reserva de Inventario "Transacción de Reserva de Inventario" (en lugar del modo automático por Pedido de Venta); esa opción, a su vez, exige que tu empresa esté configurada para que las facturas siempre afecten inventario.
- El acceso se controla con el permiso "Reservas de Inventario" de tu grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
- La columna de Subsidiaria solo aparece si tu plan tiene subsidiarias habilitadas.
- Los atributos (por ejemplo color o talla) solo se muestran si tu empresa tiene esa función de Inventario Avanzado activa.
- Reservar por lote requiere el módulo de Lotes; reservar por declaración aduanal requiere el módulo de Declaraciones Aduanales.
- Personalizar el formulario de la reserva requiere el permiso adicional de Formularios Personalizados y la función correspondiente habilitada.
Consejos y errores comunes
¿No ves esta pantalla en tu menú? Es normal: la mayoría de las empresas usan el modo automático (reserva por Pedido de Venta) y nunca necesitan esta transacción. Solo la necesitas si tu empresa activó el modo manual en Preferencias.
¿El sistema no te deja reservar la cantidad que quieres? Revisa dos cosas: cuánto queda realmente pendiente en el Pedido de Venta (no puedes reservar más de eso) y cuánta disponibilidad real tiene el artículo en esa ubicación, lote o declaración aduanal; la existencia total puede ser mayor porque ya hay otras reservas comprometidas.
¿Ya facturaste una reserva y necesitas corregirla? No podrás editarla mientras esté vinculada a una Factura Borrador; corrige primero la Factura Borrador o, si ya se convirtió en factura definitiva, usa los ajustes normales de esa factura.