Grupos de Cuentas Contables
Los Grupos de Cuentas son un catálogo libre que te permite etiquetar tus cuentas contables con una agrupación propia, adicional a la clasificación contable, para organizarlas u ordenarlas de la forma que le sirva a tu empresa.
¿Qué son y para qué sirven?
Un Grupo de Cuentas es simplemente un nombre (por ejemplo "Gastos de Oficina", "Cuentas de Sucursal Norte" o "Cuentas de Reporte Gerencial") que luego puedes asignar a una o varias cuentas de tu Catálogo de Cuentas Contables. A diferencia de la Clasificación de la cuenta (que le dice al sistema si es una cuenta de banco, de ventas, de gastos, etc. y activa automatizaciones), el Grupo de Cuentas es solo una etiqueta organizativa: no cambia el comportamiento contable de la cuenta, solo te ayuda a agruparla con otras cuentas relacionadas para tus propios fines (consulta, orden interno, reportes personalizados, etc.).
Es un catálogo sencillo: cada grupo solo tiene un nombre y unas notas opcionales. Tú decides cuántos grupos crear y qué significan para tu empresa; AdmCloud no le asigna ningún comportamiento especial al grupo en sí.
Cómo se usa
- Crea los grupos que necesites. Entra a Grupos de Cuentas y usa el botón Agregar para crear cada grupo, indicando su nombre y, si quieres, unas notas que expliquen su propósito.
- Asígnalo a tus cuentas. Al crear o editar una cuenta en el Catálogo de Cuentas Contables, elige el grupo correspondiente en el campo Grupo de Cuentas (es opcional). El nombre del campo enlaza directamente a esta pantalla.
- Consulta el grupo asignado. El listado de cuentas contables muestra el grupo de cada cuenta, lo que te permite ubicar rápidamente todas las cuentas de un mismo grupo.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | El nombre del grupo. Es obligatorio y no puede repetirse: no puedes crear dos grupos con el mismo nombre. |
| Notas | Un campo de texto libre y opcional para explicar el propósito del grupo o cualquier detalle que le sirva a tu equipo. No aparece en el listado por defecto, pero puedes activar su columna desde la personalización de columnas. |
Validaciones al guardar
- Nombre requerido.
- Nombre único: no se permite crear ni renombrar un grupo con un nombre que ya use otro grupo existente.
- No se puede eliminar un grupo en uso: si una o más cuentas del catálogo contable tienen asignado ese grupo, el sistema bloquea la eliminación y te muestra la lista de cuentas que lo están usando; primero debes quitarles el grupo o reasignarles otro.
Disponibilidad, plan y permisos
- Esta función requiere el plan Enterprise con el módulo de Contabilidad activado para tu compañía. Si no ves esta opción en el menú, tu plan o tu compañía no tienen esta combinación habilitada.
- El acceso a esta pantalla usa el mismo permiso que el Catálogo de Cuentas Contables: si puedes agregar, editar o eliminar cuentas, tendrás el mismo nivel de acceso sobre los Grupos de Cuentas.
Consejos y errores comunes
No lo confundas con la Clasificación de la cuenta. La Clasificación es obligatoria y determina el comportamiento contable (dónde aparece en tus estados financieros, qué automatizaciones activa). El Grupo de Cuentas es opcional y solo sirve para organizar u ordenar cuentas a tu manera.
¿No puedes eliminar un grupo? Revisa el mensaje de error: te indica qué cuentas todavía tienen ese grupo asignado. Edítalas para quitarles el grupo (o asignarles otro) antes de intentar eliminarlo de nuevo.