Pedidos de Venta

¿Qué es y para qué sirve?

El Pedido de Venta registra qué le vas a vender a un cliente, a qué precio y en qué condiciones, sin mover inventario ni generar asiento contable todavía. Es el paso intermedio entre ofrecer un precio (Cotización) y facturar (Factura a Crédito o al Contado): te permite dejar comprometida la venta, someterla a un flujo de autorización, y controlar por separado si ya se despachó y si ya se facturó.

Te sirve para centralizar el control de tus ventas antes de que se conviertan en dinero o en salida de mercancía: evita que un vendedor cambie precios sin aprobación, evita vender por encima del límite de crédito de un cliente, y te permite despachar parcialmente un pedido grande o facturarlo en varias partes conforme se va cumpliendo.

Cómo se usa

1. Entra a Pedidos de Venta desde el menú de Ventas y pulsa Nuevo. También puedes crear un pedido directamente desde una Cotización ya aprobada (copia cliente, dirección, término de pago y artículos automáticamente) o importar uno desde un archivo mediante reconocimiento automático (OCR), si tu empresa tiene esa función activa.
2. Completa el encabezado: cliente, fecha, subsidiaria y ubicación de despacho, vendedor, moneda y tasa de cambio, término de pago, referencia y notas.
3. En la pestaña Artículos, agrega las líneas del pedido: artículo, cantidad, unidad de medida, precio, impuesto y porcentaje de descuento. El sistema calcula automáticamente el subtotal, el descuento, el neto, el impuesto y el total.
4. Completa, si aplica, la dirección de envío y de facturación, los vendedores adicionales (si tu empresa reparte una venta entre varios vendedores) y las cuotas de pago (si el pedido se cobrará en varios plazos).
5. Adjunta archivos de respaldo si los necesitas (una orden de compra del cliente, por ejemplo) y guarda el pedido. Mientras no lo envíes a autorizar, queda en estado Borrador.
6. Envíalo a Pendiente de Autorizar (o autorízalo directamente si tienes el permiso) para que quede firme. Una vez autorizado, ya puedes generar desde el mismo pedido la factura, el albarán de despacho u otros documentos relacionados.

Autorización y validaciones al autorizar

Autorizar un pedido es lo que lo vuelve firme para el cliente y habilita la generación de sus documentos derivados. Al autorizar, el sistema valida automáticamente:

• Que el pedido no esté anulado y que tenga un cliente asignado.
• Si tu empresa tiene activada la validación de límite de crédito (preferencia de la compañía): que el nuevo saldo del cliente (sus facturas pendientes más el total de este pedido) no supere su límite de crédito, o que el cliente no tenga marcada la opción "Sin Crédito". Puedes incluir el monto de otros pedidos de venta pendientes de facturar en este cálculo si tu empresa lo configura así.
• Si tu empresa tiene activada la validación de facturas vencidas (preferencia de la compañía): que el cliente no tenga facturas pendientes cuyos días de mora superen el límite configurado para bloquear nuevas ventas.
• Ambas validaciones se omiten automáticamente cuando el término de pago del pedido es de contado ("Cash Terms").
• Un usuario con el permiso correspondiente (superar límite de crédito o vender con facturas vencidas, a nivel Autorizar) puede saltarse cada validación puntualmente al autorizar.

Intentos de autorización automática

Si tu empresa activó en Preferencias de la compañía la opción de intentar autorizar los pedidos automáticamente, cada vez que se guarda un pedido el sistema intenta autorizarlo de una vez. Cuando el intento no pasa (por límite de crédito, facturas vencidas, descuento por encima del autorizado, etc.), el pedido queda en Pendiente de Autorizar y se muestra un aviso con el motivo en ese momento.

Para que ese motivo no se pierda, cada intento automático (exitoso o fallido) queda registrado en la pestaña Log del pedido, como una fila con la acción "Intento de autorización automática", su fecha y el usuario que guardó el pedido. En esa fila, un botón abre un detalle con el resultado (Autorizado o No autorizado) y, si no se autorizó, el motivo del rechazo, de forma parecida a como el Log muestra el detalle de cambios de una edición.

Validaciones al guardar

• El cliente es obligatorio.
• El pedido debe tener al menos una línea de artículo con cantidad y precio válidos.
• El porcentaje de descuento de cada línea debe estar entre 0% y 100%.
• El número de líneas no puede superar el máximo de artículos permitido por documento.
• La ubicación de despacho debe pertenecer a la subsidiaria del pedido y estar habilitada para ventas.
• La tasa de cambio debe ser mayor que cero (si se deja en 0, el sistema la ajusta a 1 automáticamente).
• Si el pedido es de Consignación, la ubicación de recepción es obligatoria y debe pertenecer al mismo cliente del pedido.
• Si tu empresa restringe qué subsidiarias puede comprar un cliente, el sistema valida que la subsidiaria del pedido esté autorizada para ese cliente.

Campos clave

Estados del pedido

Documentos que puedes generar desde un pedido autorizado

• Factura a Crédito (no disponible si el término de pago del pedido es de contado).
• Factura al Contado.
• Factura de Promoción, si tu empresa tiene esa función activa.
• Albarán de despacho (Dispatch), con o sin lista de picking.
• Orden de Compra, para abastecer lo que le vas a vender al cliente.
• Proyecto, Orden de Producción o Solicitud de Servicio, si tu empresa tiene esos módulos activos.
• Traslado de mercancía hacia o desde la ubicación de recepción, en pedidos de Consignación.

Capacidades principales

• Flujo de autorización propio: Borrador, Pendiente de Autorizar, Autorizado o Rechazado, con asignación de un usuario autorizador.
• Control separado de qué tanto se ha despachado y facturado de cada pedido, permitiendo entregas y facturas parciales.
• Validación automática de límite de crédito y facturas vencidas del cliente al autorizar, con posibilidad de excepción por permiso.
• Conversión directa a Factura, Albarán, Orden de Compra y otros documentos sin volver a capturar la información.
• Generación desde una Cotización aprobada o por reconocimiento automático (OCR) de un archivo, si tu empresa tiene esas funciones activas.
• Reportes de pedidos pendientes de autorizar, de despacho o de facturación, filtrables por cliente, vendedor, subsidiaria, ubicación y territorio.
• Envío del pedido al cliente por correo, enlace público o WhatsApp, e impresión con plantillas personalizables, incluyendo un formato de lista de picking para el almacén.
• Estado de cuenta del pedido: muestra el pedido y los adelantos de cliente vinculados, siempre en la moneda local de la empresa. Cada documento se convierte con la tasa de cambio grabada en el propio documento (la del pedido para el pedido, la del adelanto para cada adelanto), y se indica la moneda, el monto original y la tasa usada.

Disponibilidad y permisos

• Requiere el permiso "Pedidos de Venta" de tu grupo de usuarios (Consultar, Agregar, Editar, Eliminar o Anular según la acción).
• Cambiar precios, cambiar la descripción de un artículo o cambiar el vendedor de un pedido requieren, cada uno, su propio permiso adicional.
• Los Pedidos en Consignación, los vendedores múltiples por pedido, las cuotas de pago y el territorio de ventas solo están disponibles si tu empresa tiene esas capacidades habilitadas.
• La columna y el filtro de Subsidiaria solo aparecen si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas.
• La importación por reconocimiento automático (OCR) de un pedido desde un archivo requiere tener esa función habilitada.
• Las validaciones de límite de crédito y de facturas vencidas solo se aplican si tu empresa las activó en Preferencias de la compañía.
• El listado y los reportes siempre respetan tu subsidiaria, ubicación y vendedor de sesión.

Consejos y errores comunes