Contratos de Servicio
Un Contrato de Servicio registra el acuerdo de servicio técnico o mantenimiento que tienes con un cliente durante un período de tiempo determinado, en lugar de una intervención puntual. Define hasta cuándo está vigente, a qué equipo del cliente y tipo de servicio aplica, y su estado de renovación, para que sepas con anticipación cuáles contratos están por vencer y necesitan tu atención.
¿Qué es y para qué sirve?
A diferencia de una Solicitud de Servicio (un incidente puntual) o una Orden de Mantenimiento (un trabajo específico ya realizado), el Contrato de Servicio representa el acuerdo comercial más amplio: cubre a un cliente por un tipo de servicio (Clase de Artículo) durante una vigencia con fecha de vencimiento, y opcionalmente queda vinculado a un Equipo de Cliente específico cuando el contrato aplica a un bien en particular.
Cada contrato tiene un estado que va más allá de estar activo o anulado: cuando se acerca su fecha de vencimiento, puedes registrar si el cliente aceptó o rechazó la renovación (Renovación Aceptada / Renovación Rechazada), sin necesidad de anular el documento ni crear uno nuevo todavía.
Cómo se usa
- Entra al listado de Contratos de Servicio. Una sola pantalla reúne tres vistas que cambias sin recargar la página: Activos (vigentes hoy), Próximos a vencer (activos cuya fecha de vencimiento cae dentro de los próximos 30 días) y Todos. Las tres comparten las mismas columnas personalizables.
- Filtra por Cliente, Vendedor, Subsidiaria (si tu plan tiene subsidiarias) o un rango de fechas del documento para acotar el listado.
- Haz clic en "Crear". Completa el Cliente y la Clase de Artículo (el tipo de servicio contratado), ambos obligatorios, y la fecha en que Vence el contrato, también obligatoria.
- Completa los datos que apliquen: el Vendedor responsable, el Equipo de Cliente cubierto (si el contrato aplica a un bien específico), las Horas incluidas, el Monto Total con su Moneda, una Referencia, Descripción y Notas adicionales, además de cualquier campo personalizado que tu empresa haya agregado.
- Guarda. AdmCloud numera el contrato automáticamente y valida la información (ver "Validaciones al guardar" más abajo).
- Cambia el estado desde el detalle del contrato con el botón "Cambiar Estado": marca Activo, Renovación Aceptada o Renovación Rechazada según lo que decida el cliente al acercarse el vencimiento.
- Imprime el contrato desde su detalle, eligiendo entre los formatos disponibles; incluye los datos de tu empresa, el cliente, la vigencia, el equipo cubierto, la descripción, el monto y las notas.
- Anula el contrato en lugar de eliminarlo cuando ya tiene historial: queda marcado como anulado, visible en la vista "Todos", sin perder el registro.
Las antiguas direcciones de "Todos" y "Próximos a vencer" siguen funcionando: te redirigen automáticamente al listado unificado con la variante correcta ya seleccionada.
Capacidades principales
- Listado unificado con tres variantes (Activos, Próximos a vencer, Todos) que comparten las mismas columnas personalizables y se alternan sin recargar la página.
- Resaltado visual automático: la fecha de vencimiento se muestra en naranja si vence dentro de 30 días y en rojo si ya venció; el estado se muestra en rojo cuando la renovación fue rechazada.
- Flujo de estado de renovación (Activo / Renovación Aceptada / Renovación Rechazada), independiente de anular el documento.
- Vínculo opcional con un Equipo de Cliente para saber exactamente a qué bien del cliente aplica el contrato.
- Búsqueda por número, referencia, descripción, cliente, equipo y artículo/SKU cubierto, con columnas y orden personalizables por usuario.
- Impresión con plantillas de formato configurables (HTML o PDF) y campos personalizados, archivos adjuntos, actividades y notas como en el resto de las transacciones.
- Reporte de Contratos de Servicio filtrable por cliente, vendedor, subsidiaria y rango de fechas.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Número | Se numera automáticamente al crear el contrato; no se puede cambiar después de guardado. |
| Fecha | La fecha del documento (inicio del contrato). La fecha de vencimiento no puede ser anterior a esta. |
| Cliente | El cliente con quien tienes el acuerdo de servicio. Obligatorio; no puede estar bloqueado. |
| Clase de Artículo | El tipo de servicio contratado. Obligatoria; no puede estar bloqueada. |
| Vence | La fecha hasta la cual el contrato está vigente. Obligatoria; determina si el contrato aparece como "Activo" o "Próximo a vencer". |
| Vendedor | El empleado responsable comercial del contrato, opcional; si se indica, no puede estar bloqueado. |
| Equipo de Cliente | El bien específico del cliente que cubre el contrato, cuando aplica; útil para consultar su historial de servicio. |
| Horas | Cantidad de horas de servicio incluidas en el contrato; no puede ser negativa. |
| Monto Total / Moneda | El valor del contrato y su moneda; la moneda es obligatoria si el monto es distinto de cero. |
| Referencia, Descripción, Notas | Texto libre para identificar y documentar el alcance del contrato. |
| Estado | Activo, Renovación Aceptada o Renovación Rechazada; se cambia desde la pantalla "Cambiar Estado". |
| Anulado | Indica si el contrato fue anulado; se mantiene visible en la variante "Todos" con una etiqueta de advertencia. |
Validaciones al guardar
- El Cliente es obligatorio y no puede estar bloqueado.
- La Clase de Artículo es obligatoria y no puede estar bloqueada.
- El Vendedor, si se indica, no puede estar bloqueado.
- La fecha de Vencimiento es obligatoria y no puede ser anterior a la Fecha del documento.
- Las Horas no pueden ser negativas.
- Si el Monto Total es distinto de cero, la Moneda es obligatoria; si se indica, tampoco puede estar bloqueada.
- Un contrato anulado no se puede editar, y el número de documento no se puede cambiar una vez creado.
- No se puede eliminar un contrato que ya esté vinculado a un Activo Fijo; primero debes desvincularlo o eliminar ese Activo Fijo. Anular el contrato sí está permitido.
Disponibilidad y permisos
- Los Contratos de Servicio están disponibles únicamente en el plan Enterprise, con el módulo de Servicio activo para tu empresa.
- Ver, crear, editar, eliminar y anular contratos requiere el permiso "Contratos de Servicio" dentro de tu grupo de usuarios, con sus niveles de Ver, Agregar, Editar, Eliminar y Anular.
- La columna y el filtro de Subsidiaria solo aparecen si tu plan tiene subsidiarias habilitadas.
- El enlace para crear Campos Personalizados desde el formulario solo aparece si tu plan incluye esa función.
Consejos y errores comunes
Da seguimiento a las renovaciones usando la variante "Próximos a vencer": muestra los contratos activos que vencen dentro de 30 días, para que contactes al cliente antes de que se venza el servicio.
No puedes eliminar el contrato: si el mensaje indica que tiene Activos Fijos dependientes, primero desvincula o elimina esos Activos Fijos; si el contrato ya cumplió su propósito, anúlalo en lugar de eliminarlo.
Anular no es lo mismo que rechazar una renovación. Anular marca el documento como cancelado y no se puede revertir desde la pantalla; cambiar el estado a "Renovación Rechazada" simplemente registra la decisión del cliente y el contrato sigue siendo un documento válido en el listado.