Reporte de Auditoría
El Reporte de Auditoría es una revisión automática de la salud de tus datos y de la seguridad de tu cuenta. En una sola pantalla te muestra, con semáforos de colores, qué áreas necesitan tu atención: desde usuarios que pueden entrar sin doble factor de autenticación, hasta bancos sin conciliar, inventario con existencias negativas o transacciones con una tasa de cambio incorrecta.
¿Qué es y para qué sirve?
A medida que una empresa crece y usa el sistema todos los días, es fácil que se acumulen pequeños descuidos: una cuenta bancaria que nadie ha conciliado en meses, un grupo de usuarios sin doble factor de autenticación, un artículo cuyo costo quedó en negativo por un error de captura. Ninguno de estos problemas detiene el trabajo diario, pero sí pueden distorsionar tus reportes financieros o exponer tu cuenta a riesgos de seguridad.
El Reporte de Auditoría existe para que no tengas que ir a buscar estos problemas uno por uno: los reúne todos en una sola pantalla, agrupados por tema, con un contador, un color (verde, naranja o rojo) que te indica qué tan urgente es atenderlo, y un enlace directo a la pantalla donde puedes corregirlo.
No es un documento que se guarda ni que genera movimientos contables: es una fotografía del estado actual de tus datos, que puedes volver a consultar cuando quieras para confirmar que ya resolviste lo pendiente.
Qué revisa el reporte
| Sección | Qué mide |
|---|---|
| Seguridad | Usuarios que pueden iniciar sesión sin doble factor de autenticación (MFA), cantidad de usuarios administradores con acceso, y usuarios con acceso que no han iniciado sesión en los últimos 60 días (o que nunca lo han hecho). |
| Calidad de la información | Cuentas bancarias con más de 45 días sin conciliar (incluidas las que nunca se han conciliado), artículos con existencia negativa en algún almacén, artículos con costo negativo, artículos sin existencia que todavía tienen costo, activos fijos que nunca se han depreciado, y transacciones registradas con una tasa de cambio incorrecta. |
Algunas de estas verificaciones solo aparecen si tu empresa usa el módulo correspondiente (por ejemplo, la sección de bancos solo se muestra si tienes activo el módulo de Contabilidad, la de artículos si tienes activo Inventario, y la de depreciación si tienes activo Activos Fijos). La verificación de tasas de cambio incorrectas busca transacciones contables en una moneda distinta a la de su subsidiaria (o la de tu empresa) registradas con una tasa de 1; no marca las monedas que valen lo mismo que tu moneda local.
Cómo usarlo paso a paso
- Abre Reporte de Auditoría desde el menú de Reportes. Necesitas el permiso de consulta de "Diario General" para poder entrar.
- Revisa la columna Resultado: es un número que puedes pulsar para ir directo a la pantalla donde se originan esos registros (por ejemplo, el listado de grupos de usuarios o el reporte de existencias).
- Fíjate en la columna Estado: en verde significa que todo está bien, en naranja es una advertencia que conviene revisar, y en rojo es algo importante que se recomienda corregir pronto.
- Lee la columna Notas para entender por qué ese punto se marcó como advertencia o como importante, y qué acción se sugiere tomar.
- Pulsa el número resaltado para ir a corregir el problema (por ejemplo, activar el doble factor de autenticación en un grupo de usuarios, o conciliar una cuenta bancaria pendiente).
- Vuelve a abrir el reporte cuando quieras para confirmar que el indicador ya cambió a verde.
Cómo interpretar cada indicador
| Indicador | Qué significa un valor alto |
|---|---|
| Usuarios que pueden iniciar sesión sin MFA | Cualquier valor mayor a cero se marca en rojo. Cuenta los usuarios con acceso (aunque estén marcados como inactivos) que pertenecen a algún grupo sin doble factor y no tienen el doble factor activado en su propio usuario: pueden entrar con ese grupo sin el segundo factor. Los grupos sin usuarios no cuentan. |
| Usuarios administradores | Se marca en naranja si tienes más de 5 usuarios con acceso y privilegios de administrador; se recomienda limitar ese privilegio a solo las personas que realmente lo necesitan. Los usuarios sin acceso no cuentan; los marcados como inactivos sí, porque el inicio de sesión no revisa ese dato. |
| Usuarios sin iniciar sesión en 60 días | Se marca en naranja; incluye a los usuarios con acceso que nunca han entrado (salvo los creados en los últimos 60 días) y a los marcados como inactivos que conservan el acceso. Conviene revisar si esas cuentas siguen siendo necesarias o si deben desactivarse. |
| Cuentas bancarias con más de 45 días sin conciliar | Se marca en naranja e indica en las notas cuántas nunca se han conciliado; una cuenta sin conciliar puede ocultar diferencias entre tu contabilidad y el banco. Solo revisa cuentas bancarias activas de movimiento; una cuenta creada en los últimos 45 días todavía no se exige conciliada. |
| Artículos con existencia negativa | Se marca en rojo. Se revisa por almacén: un artículo con existencia negativa en un almacén aparece aunque su total sea positivo. Suele indicar ventas registradas antes que la compra correspondiente, o ajustes o transferencias pendientes. |
| Artículos con costo negativo | Se marca en rojo; cuenta los artículos con existencia positiva y costo total negativo (con existencia negativa el costo negativo es esperado y ya aparece en el indicador anterior). Distorsiona el costo de tus ventas. |
| Artículos sin existencia con costo pendiente | Se marca en naranja; cuenta los artículos con existencia cero que todavía tienen costo (de 1 o más). Ese costo sigue en el valor del inventario sin unidades que lo respalden; suele deberse a ajustes o devoluciones con un costo distinto al de la salida. |
| Activos fijos nunca depreciados | Se marca en naranja; revisa si esos activos deberían estar generando depreciación mensual. Solo cuenta los activos fijos activos que el proceso de depreciación toma (con valor de compra y período de depreciación) comprados antes del mes en curso. |
| Transacciones con tasa de cambio incorrecta | Se marca en rojo y lista, con un enlace directo, las 20 transacciones afectadas más recientes e indica cuántas más hay; una tasa de 1 en una transacción en moneda extranjera casi siempre es un error de captura. |
Disponibilidad y permisos
- El acceso se controla con el permiso de "Diario General" (Libro Diario) de tu grupo de usuarios; se requiere al menos el nivel de consulta.
- La sección de Seguridad (MFA, administradores e ingresos de usuarios) solo la ven los usuarios que entraron con un grupo administrador.
- La sección de bancos solo aparece si tu empresa tiene activo el módulo de Contabilidad.
- La sección de artículos solo aparece si tu empresa tiene activo el módulo de Inventario.
- La sección de depreciación solo aparece si tu empresa tiene activo el módulo de Activos Fijos.
- Esta pantalla se habilita mediante una función que tu proveedor activa en tu cuenta; si no la ves disponible, solicita su activación.
- Si tu empresa no tiene el módulo de Contabilidad, encuentras el reporte en el menú de Administración.
Consejos y errores comunes
Revísalo con regularidad, no solo cuando sospeches un problema. Es una manera rápida de detectar a tiempo cuentas bancarias olvidadas o usuarios que ya no deberían tener acceso.
Prioriza lo que aparece en rojo. Los indicadores en rojo suelen afectar directamente la exactitud de tus reportes financieros o la seguridad de tu cuenta; los naranjas son recomendaciones importantes pero menos urgentes.
¿No ves la sección de bancos, artículos o activos fijos? Es normal: esas secciones solo se muestran si tu empresa tiene activo el módulo correspondiente.