Vacantes

Una Vacante es el documento con el que abres y administras una plaza que quieres llenar dentro de tu proceso de reclutamiento: el puesto, la ubicación y el departamento, quién la solicitó, quién la recluta, el rango salarial que ofreces y su estado (abierta, en progreso, cubierta, cancelada, en pausa o borrador). Es el punto central que agrupa a los Candidatos que aplican, sus Entrevistas y, si lo activas, la publicación pública de la plaza para que cualquier persona pueda postularse.

Módulo: Recursos Humanos (edición Enterprise) Requiere el permiso "Vacantes" del grupo de usuarios

¿Qué es y para qué sirve?

Cuando necesitas cubrir una posición en tu empresa, Vacantes te permite documentar todo el proceso en un solo lugar en lugar de coordinarlo por correo o en hojas sueltas: qué puesto es, para qué ubicación y departamento, quién lo solicitó, quién es el reclutador responsable, el rango salarial que ofreces, el número de plazas disponibles y una descripción del puesto, sus requisitos, beneficios y preguntas de filtrado para los candidatos.

Puedes crear la vacante en blanco o a partir de un Puesto ya definido en tu catálogo: en ese caso, el nombre, la descripción del puesto y los beneficios se copian automáticamente para que no tengas que redactarlos de nuevo. Una vez creada, la vacante se convierte en el punto de referencia para vincular Candidatos (aplicaciones), programar sus Entrevistas y, si tu empresa tiene activado el portal público de empleo, recibir postulaciones directamente desde internet.

Pantallas del área

Pantalla	Qué hace
Listado de Vacantes	Muestra todas las vacantes, con pestañas para ver solo las abiertas (abiertas y en progreso) o todas. Puedes filtrar por rango de fechas, subsidiaria, ubicación, departamento y solicitante, personalizar las columnas visibles, generar el reporte resumen o el detallado con candidaturas, y ver el resumen de aplicaciones por estado. También incluye el enlace directo al portal público de vacantes de tu empresa y el enlace al Tablero Kanban.
Tablero Kanban	Muestra las vacantes como tarjetas repartidas en una columna por estado (Borrador, Abierta, En Progreso, En Pausa, Completada y Cancelada). Cada tarjeta muestra el nombre de la vacante, su departamento, la ubicación, la fecha de apertura, la cantidad de plazas, la prioridad, el solicitante y el reclutador. Para cambiarle el estado a una vacante basta con arrastrar su tarjeta hasta la columna del nuevo estado; el cambio queda registrado en el historial de auditoría de la vacante. Las columnas de cierre (Completada y Cancelada) solo sirven para soltar ahí una vacante y cerrarla: la tarjeta se ve hasta que refresques la pantalla y después deja de aparecer en el tablero, así no se acumulan. Usa los mismos filtros del listado (rango de fechas, subsidiaria, ubicación, departamento y solicitante) y permite ocultar las columnas vacías.
Crear / Editar Vacante	Formulario con los datos generales de la vacante organizados en pestañas (Descripción del Puesto, Requisitos, Beneficios, Preguntas de Filtrado y Notas), más la lista de Usuarios vinculados que reciben el mismo acceso que el solicitante. Si tu empresa tiene activa la generación de descripciones con IA, aquí aparece el botón para solicitarla.
Detalle de Vacante	Vista completa de la vacante con su estado y prioridad editables desde menús desplegables, los candidatos vinculados (en evaluación y rechazados), sus correos y, si está activo, envío de SMS masivo, las entrevistas realizadas, la sugerencia de publicación en LinkedIn con IA, la asignación al agente de reclutamiento con IA y el historial de auditoría de la vacante.

Cómo se usa

Entra a Vacantes y haz clic en Nuevo. Puedes crearla en blanco o abrirla desde un Puesto existente para que el nombre, la descripción y los beneficios se copien automáticamente.
AdmCloud propone la Fecha de Apertura del día y te preselecciona como Solicitante. Completa el Reclutador, la Ubicación, el Departamento, la ciudad/estado/país y, si aplica, el rango salarial con su moneda y el número de plazas disponibles.
Completa las pestañas de Descripción del Puesto, Requisitos, Beneficios, Preguntas de Filtrado (una por línea) y Notas. Si tu empresa tiene activa la sugerencia de descripciones con IA, puedes pedirle a la inteligencia artificial un borrador a partir del nombre del puesto y aceptarlo o descartarlo. Antes de pedirlo puedes escribir en Contexto adicional cualquier información que quieras que la IA tome en cuenta (por ejemplo: funciones principales, nivel de experiencia requerido, área o departamento).
Decide si quieres publicar la vacante en el portal público de empleo y si quieres recibir un correo cada vez que se registre un nuevo candidato.
Pulsa Guardar. Desde el Detalle puedes cambiar la Prioridad y el Estado (Borrador, Abierta, En Progreso, Cubierta, Cancelada o En Pausa) en cualquier momento con un par de clics, y vincular Usuarios adicionales (por ejemplo, otros reclutadores) que tendrán el mismo acceso que el solicitante.
Vincula Candidatos ya registrados o crea uno nuevo directamente desde la pestaña correspondiente, dales una puntuación y cambia su estado de aplicación conforme avanza el proceso, y programa sus Entrevistas desde la misma pantalla.
Si tu empresa tiene activada esta función, puedes asignar la vacante al agente de reclutamiento con IA para que analice los currículos de los candidatos vinculados en segundo plano y les asigne una calificación y comentarios; el avance se consulta en "Ver Estado del Agente".

Capacidades principales

Listado con pestañas de vacantes abiertas/todas, filtrable por fecha, subsidiaria, ubicación, departamento y solicitante, con columnas personalizables y dos reportes (resumen y detallado con candidaturas), además del resumen de aplicaciones por estado.
Enlace directo al portal público de empleo de tu empresa (hiring.admcloud.net, o hiring.capella-ierp.com si tu empresa usa la marca Capella), donde se listan las vacantes marcadas para publicarse y cualquier persona puede postularse.
Vinculación de candidatos por pestañas de "en evaluación" y "rechazados", con puntuación de 1 a 5 estrellas, notas, fecha de aplicación, enlace al currículo y conteo de entrevistas de cada uno.
Generación de descripción del puesto y de un texto para publicar en LinkedIn con Inteligencia Artificial (ChatGPT). En ambos casos puedes indicar un Contexto adicional con información que quieras que la IA tome en cuenta (por ejemplo: modalidad de trabajo, ubicación o beneficios a destacar en la publicación de LinkedIn).
Agente de reclutamiento con IA que analiza en segundo plano los currículos de los candidatos vinculados, extrae palabras clave y les asigna una calificación y comentarios automáticos.
Recopilación de los correos de todos los candidatos vinculados (para copiar y pegar) y envío masivo de SMS a sus celulares, si tu empresa tiene esa función activa.
Cambio de estado y de prioridad de la vacante desde menús desplegables, sin salir del Detalle.
Usuarios vinculados que reciben el mismo nivel de acceso que el solicitante de la vacante.
Historial de auditoría de la vacante (quién y cuándo la creó, modificó o eliminó).

Campos clave

Campo	Para qué sirve
Nombre	Nombre de la vacante. Obligatorio y único.
Fecha de Apertura	Fecha en que se abre la vacante. Obligatoria; se propone la fecha del día al crearla.
Solicitante	Empleado que solicita o es responsable de la vacante. Obligatorio; se preselecciona con tu usuario y no puede estar dado de baja.
Puesto	El Puesto de tu catálogo del que se copian el nombre, la descripción y los beneficios al crear la vacante desde él. Opcional.
Cliente	Cliente asociado a la vacante, útil cuando reclutas para un proyecto o servicio de un cliente específico. Opcional; no puede estar dado de baja.
Reclutador	Usuario responsable de gestionar el proceso de reclutamiento de esta vacante. Opcional.
Ubicación / Departamento	Dónde y en qué área de tu empresa se necesita la posición. Opcionales; no pueden estar dados de baja.
Ciudad / Estado / País	Ubicación geográfica de la vacante, útil sobre todo si se publica en el portal público. Opcionales.
Salario Mínimo / Máximo y Moneda	Rango salarial que ofreces. La moneda es obligatoria si indicas un salario mínimo o máximo, y el mínimo no puede ser mayor que el máximo.
Número de Plazas	Cantidad de posiciones disponibles a llenar con esta misma vacante. Opcional.
Palabras Clave	Términos separados por comas para apoyar la búsqueda o el análisis de currículos. Opcional.
Publicar en el Portal	Si está activo, la vacante aparece en el portal público de empleo de tu empresa para que cualquiera pueda postularse.
Enviar correo al recibir un candidato nuevo	Si está activo, te notifica por correo cada vez que se registra un nuevo candidato para esta vacante.
Prioridad	Nivel de urgencia de la vacante, tomado de tu catálogo de Prioridades; se puede cambiar en cualquier momento desde el Detalle.
Estado	Borrador, Abierta, En Progreso, Cubierta, Cancelada o En Pausa; se cambia desde un menú desplegable en el Detalle.
Descripción del Puesto / Requisitos / Beneficios / Preguntas de Filtrado / Notas	Pestañas de texto libre para documentar el puesto, lo que exige, lo que ofrece, las preguntas a hacer a los candidatos (una por línea) y observaciones internas.

Validaciones al guardar y eliminar

El Nombre es obligatorio y debe ser único.
La Fecha de Apertura es obligatoria.
El Solicitante es obligatorio y no puede ser un empleado dado de baja.
Si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas, la Subsidiaria es obligatoria y no puede modificarse después de crear la vacante.
Si indicas un Cliente o un Departamento, ninguno puede estar dado de baja.
Si indicas un salario mínimo o máximo, la Moneda es obligatoria, y el salario mínimo no puede ser mayor que el máximo.
No se pueden crear, editar ni eliminar vacantes en una subsidiaria marcada como solo lectura.
Si tu empresa tiene configurados Scripts personalizados para esta pantalla, pueden agregar validaciones adicionales antes de guardar.
No se puede eliminar una vacante que tenga Entrevistas registradas; en ese caso AdmCloud lista las fechas de las entrevistas vinculadas en el mensaje de error.

Disponibilidad y permisos

Esta función requiere la edición Enterprise con el módulo de Recursos Humanos activo para tu empresa. No está disponible en los planes Billing, Start, Basic, Standard, Premium ni en las variantes de Premium Plus.
Ver, crear, editar o eliminar Vacantes requiere el permiso "Vacantes" del grupo de usuarios, dentro del módulo de Recursos Humanos.
El botón para generar la descripción del puesto con IA solo aparece si tu empresa tiene activada esa función.
La extracción de palabras clave del currículo, el análisis y calificación automática de candidatos, y el agente de reclutamiento con IA solo aparecen si tu empresa tiene activada esa función.
La pestaña de SMS a candidatos solo aparece si tu empresa tiene activada la función de mensajería SMS.
El Chat asociado a la vacante, dentro de sus Actividades, solo aparece si tu empresa tiene el Chat interno activo.

Consejos y errores comunes

💡

Crea la vacante a partir de un Puesto existente siempre que puedas: te ahorras volver a escribir el nombre, la descripción y los beneficios, y mantienes la información consistente con tu catálogo de puestos.

⚠️

Revisa el campo Solicitante antes de guardar. AdmCloud lo preselecciona con tu usuario, pero si estás abriendo la vacante por encargo de otra persona, cámbialo para que quede correctamente atribuida (recuerda que el Solicitante y los Usuarios vinculados comparten el mismo nivel de acceso a la vacante).

ℹ️

Las calificaciones y comentarios del agente de IA son un punto de partida. Úsalos para priorizar a quién entrevistar primero, pero la decisión final de contratación siempre depende de tu evaluación humana del candidato.

ℹ️

¿No puedes eliminar una vacante? Si aparece un mensaje indicando que tiene Entrevistas vinculadas, revisa esas entrevistas primero; AdmCloud no elimina automáticamente registros dependientes.