Pagos a Facturas
Es la transacción con la que le pagas a tus proveedores desde una cuenta bancaria o de caja de tu empresa. Eliges qué facturas, gastos o recepciones vas a cancelar (total o parcialmente), AdmCloud calcula el saldo restante de cada documento y genera automáticamente el asiento contable del pago.
¿Qué es y para qué sirve?
Un Pago a Factura registra la salida de dinero de una cuenta bancaria o de caja hacia un proveedor o beneficiario, y la aplica contra uno o varios documentos de compra que tienen saldo pendiente: Facturas de Proveedor a Crédito, Gastos y Recepciones de Compra. Al guardarlo, AdmCloud:
- Reduce el saldo de cada documento seleccionado según el monto que le apliques.
- Genera el asiento contable: débito a la cuenta por pagar (o al gasto) y crédito a tu cuenta bancaria o de caja.
- Permite dejarlo listo para imprimir como cheque, si esa es tu forma de pago.
- Puede generarse en otra moneda distinta a la de tus documentos, calculando la tasa de cambio de cada aplicación.
No lo confundas con otras transacciones parecidas de Banca:
- Pagos a Cuentas es para dinero que sale de tu banco y se aplica directamente contra una cuenta contable (por ejemplo un gasto sin factura de proveedor a crédito registrada), sin pasar por un documento de compra.
- Anticipos a Proveedores es para dinero que le entregas a un proveedor antes de que exista la factura que vas a pagar.
- Transferencias Banco a Banco es para mover dinero entre dos cuentas propias de tu empresa, no hacia un tercero.
Puedes iniciar un Pago a Factura desde cero en esta pantalla, o generarlo directamente desde el botón de pagar de una Factura de Proveedor a Crédito, un Gasto o una Recepción de Compra pendiente; en ese caso AdmCloud precarga el proveedor, la moneda y el documento a pagar por ti.
Cómo se usa
- Abre "Pagos" desde el menú de Banca. Verás la lista de pagos ya registrados, con filtros por fecha, sucursal, cuenta bancaria, proveedor, número de documento, referencia y número de cheque.
- Crea un pago nuevo con el botón de agregar, o duplica uno existente para reutilizar sus datos.
- Indica el beneficiario (proveedor o persona a quien se paga), la cuenta bancaria de salida, la fecha, la moneda y, si aplica, el número de cheque o la referencia del pago.
- Si adjuntas la imagen o PDF de un recibo antes de llenar el pago, y tu empresa tiene disponible el reconocimiento automático de recibos (OCR), AdmCloud puede sugerir el proveedor, el monto y la fecha por ti a partir del archivo.
- Ajusta el periodo de la tabla de documentos y presiona "Actualizar" para ver las Facturas, Gastos y Recepciones pendientes de ese proveedor. El periodo es un solo control de rango de fecha: al abrirlo puedes elegir un periodo relativo como "Este mes" o marcar las fechas desde/hasta en los calendarios.
- Marca los documentos que vas a pagar y escribe, en cada uno, el monto que deseas aplicar (puede ser el saldo completo o un pago parcial). Si tu empresa aplica retenciones de impuestos en el pago, también puedes indicar la retención de ITBIS/IVA y de ISR de cada documento.
- Revisa los totales "Total Pagado" y "Total Aplicado" al final de la tabla; deben coincidir con lo que realmente vas a desembolsar.
- Adjunta archivos de soporte si lo necesitas (comprobante de transferencia, foto del cheque, etc.) y guarda.
- Si tu empresa exige autorización para los pagos, el documento queda pendiente hasta que un usuario con permiso lo autorice o lo rechace desde su detalle o desde la bandeja centralizada de Autorización de Pagos.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Beneficiario | El proveedor o la persona a nombre de quien se emite el pago. Es obligatorio y determina qué documentos pendientes puedes seleccionar. |
| Cuenta Bancaria | La cuenta de banco o caja de tu empresa desde donde sale el dinero. Es obligatoria y debe estar vinculada a un banco. |
| Fecha | Fecha del pago; determina el período contable donde se registra el asiento. |
| Moneda y Tasa de Cambio | La moneda en la que emites el pago. Si un documento aplicado está en otra moneda, la tasa de cambio convierte el monto aplicado a la moneda del pago. |
| Número de Cheque | Identifica el cheque físico o virtual del pago, usado también al imprimirlo con Impresión de Cheques. |
| Referencia | Texto libre para anotar un número de transferencia, confirmación bancaria u otro dato de rastreo. |
| Documentos a pagar | La(s) Factura(s) de Proveedor, Gasto(s) o Recepción(es) que se están cancelando, con el monto aplicado a cada uno. |
| Descuento Aplicado | Descuento por pronto pago que reduces del saldo del documento sin que salga de tu cuenta bancaria. |
| Retención ITBIS/IVA e ISR | Monto retenido al proveedor sobre ese documento, si tu empresa aplica la retención en el momento del pago. Solo aparece cuando esta función está configurada. |
| Notas | Observaciones internas sobre el pago, visibles en su detalle. |
El detalle del pago
Una vez guardado, la pantalla de detalle del pago te permite, según tus permisos:
- Ver el asiento contable generado, con un enlace directo a la Entrada de Diario.
- Consultar en una ventana aparte otros pagos hechos al mismo proveedor, para revisar el historial antes de aprobar uno nuevo.
- Imprimir el pago (como comprobante o como cheque, según el formato configurado en la cuenta bancaria).
- Autorizar, rechazar, marcar como pendiente o devolver a borrador, si el flujo de autorización de tu empresa lo requiere.
- Anular el pago (revierte el asiento contable y libera el saldo de los documentos que había cancelado) o eliminarlo por completo, si aún no ha sido autorizado ni usado en una conciliación bancaria.
- Marcar el pago como no impreso, si necesitas volver a imprimirlo desde cero.
- Revisar y descargar los archivos adjuntos del pago y de cada documento que se le aplicó.
Validaciones al guardar
- El Beneficiario es obligatorio.
- La Cuenta Bancaria es obligatoria y debe estar vinculada a un banco válido. Debe estar activa al crear o duplicar el pago; al editar uno ya guardado se conserva su cuenta aunque se haya inactivado después, pero no puedes cambiarla por otra cuenta inactiva.
- La Moneda debe ser una moneda válida configurada en tu empresa.
- Debes aplicar el pago a al menos un documento con un monto mayor a cero.
- No puedes aplicar el mismo documento dos veces dentro del mismo pago.
- Cada documento aplicado debe estar en la misma moneda del pago, o tener una tasa de cambio válida (entre 0.01 y 999.99) para convertirlo.
- La suma de los montos aplicados, más descuentos y retenciones, no puede superar el saldo pendiente de cada documento ni el monto total del pago.
- El número de documento (DocID) del pago no puede repetirse.
Consejos y errores comunes
Genera el pago desde el documento a pagar (Factura de Proveedor a Crédito, Gasto o Recepción) en vez de crearlo en blanco: AdmCloud precarga el proveedor y la moneda correctos, reduciendo errores de digitación.
"El monto aplicado supera el saldo del documento" aparece cuando intentas pagar más de lo que el documento debe todavía; revisa si ya se le aplicó un pago o una nota de crédito antes de continuar.
¿No encuentras la factura que quieres pagar? Revisa el periodo de la tabla de documentos (puedes limpiarlo con el botón de limpiar del control para no filtrar por fecha) y que el beneficiario del pago coincida exactamente con el proveedor de esa factura.
Para imprimir los cheques de tus pagos ya autorizados en lote, usa la pantalla de Impresión de Cheques; para generar el archivo que subes a tu banco, usa Generación y Procesamiento de Pagos Bancarios.
Disponibilidad
- El acceso se controla con el permiso "Pagos" del módulo de Banca, con niveles independientes para ver, agregar, editar, eliminar, anular, autorizar y reimprimir.
- Disponible desde el plan Start en adelante (no incluido en el plan Billing). En el plan Enterprise, requiere que el módulo de Contabilidad esté activo.
- Con Sucursales habilitadas, cada pago pertenece a una sucursal específica.
- Las columnas de Retención de ITBIS/IVA e ISR solo aparecen si tu empresa tiene configurada la aplicación de retenciones de compras en el momento del pago.
- La sugerencia automática de datos a partir de un recibo adjunto (OCR) depende de que tu empresa tenga habilitado el reconocimiento de documentos.
- La generación del archivo de transferencia bancaria y el envío directo a Banco BHD León dependen de que tu empresa tenga activada esa función y configurada en Configuración de Procesamiento de Pagos.