Entradas de Diario
Las Entradas de Diario (asientos contables manuales) te permiten registrar directamente un movimiento en tu Catálogo de Cuentas cuando ninguna otra transacción del sistema (una factura, un pago, un ajuste de inventario, etc.) lo genera automáticamente. Se usan para provisiones, depreciaciones manuales, correcciones contables, traspasos entre cuentas o cualquier otro movimiento que solo afecta la contabilidad. Cada entrada es un documento balanceado: la suma de sus débitos debe ser igual a la suma de sus créditos.
¿Qué es y para qué sirve?
La mayoría de tus asientos contables se generan automáticamente cuando registras una factura, un pago, un ajuste de inventario o cualquier otro documento de operación: AdmCloud construye el asiento por ti a partir de las cuentas configuradas en cada catálogo. Las Entradas de Diario cubren el resto de los casos: los movimientos puramente contables que no tienen un documento "de negocio" detrás, por ejemplo registrar una provisión de gastos, corregir la clasificación de un gasto entre dos cuentas, traspasar saldos entre divisiones o departamentos, o registrar la depreciación manual de un activo.
Un asiento de diario está compuesto por un encabezado (fecha, número, referencia, moneda, notas) y una o varias líneas contables, cada una con una cuenta, un monto en la columna de Débito o de Crédito, y opcionalmente una descripción y las dimensiones de análisis que tenga habilitadas tu plan (división, departamento, clase de artículo, ubicación, proyecto o tercero relacionado).
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Lista todas tus entradas de diario, con personalización de columnas (eliges cuáles ver y en qué orden) y filtros por rango de fechas, subsidiaria y referencia. Desde aquí creas, eliminas y generas el Reporte de diarios. |
| Crear / Editar | El formulario completo del asiento: encabezado, tabla de cuentas con Débito y Crédito, y los totales de Débitos, Créditos y Diferencia calculados en tiempo real. Incluye la pestaña de archivos adjuntos y, al crear a partir de un comprobante importado, la lectura automática (OCR) de sus datos cuando tu plan lo permite. |
| Detalles | El asiento ya guardado en modo de solo consulta, con sus líneas contables, el indicador de qué cuentas ya fueron conciliadas en un banco, los documentos relacionados, el historial de actividad (registro de seguridad) y los botones de acción según tus permisos: crear, editar, duplicar, anular, eliminar e imprimir. |
| Ver por Tipo | Vista de solo consulta que usa el resto de la aplicación para mostrarte el asiento contable que se generó automáticamente a partir de otra transacción (una factura, un pago, un ajuste de inventario, etc.). Por eso incluye columnas adicionales que no aparecen en un diario manual, como Activo Fijo, Artículo o Categoría de Gasto, cuando el asiento las involucra. |
| Imprimir | Versión imprimible del asiento con los datos de tu empresa, la referencia, las cuentas afectadas con sus dimensiones, los totales de Débitos y Créditos, y las notas del encabezado. |
Cómo registrar un asiento paso a paso
- Abre el listado de Entradas de Diario y haz clic en Agregar.
- Revisa la fecha (por defecto la de hoy) y, si tu plan tiene subsidiarias habilitadas, elige la subsidiaria a la que pertenece el asiento.
- Escribe una referencia y, si lo necesitas, notas que expliquen el motivo del asiento; algunas empresas exigen esta descripción para poder guardar (ver Validaciones al guardar más abajo).
- Agrega una línea por cada cuenta contable afectada, elige la cuenta y escribe el monto en la columna Débito o Crédito según corresponda. Si tu plan tiene división, departamento, clase de artículo, ubicación, proyecto o tercero relacionado habilitados, indícalos en la línea cuando apliquen.
- Repite hasta que Débitos y Créditos coincidan. La parte inferior de la tabla muestra los totales en tiempo real y la diferencia entre ambos; mientras exista diferencia, el sistema no te dejará guardar.
- Adjunta el archivo de soporte del asiento si lo tienes (por ejemplo, el cálculo de la provisión o el correo que la autoriza).
- Guarda. Si no escribiste un número, AdmCloud le asigna el siguiente número de diario configurado automáticamente.
Campos clave del encabezado
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Número | Identifica el asiento. Si lo dejas en blanco, AdmCloud lo asigna automáticamente según tu numeración configurada; una vez guardado, no se puede cambiar. |
| Fecha | La fecha contable del asiento. Determina en qué período contable se registra y no se puede guardar si ese período está cerrado. |
| Referencia | Texto libre para identificar el asiento en el listado y en los reportes. |
| Subsidiaria | A qué subsidiaria pertenece el asiento. Solo aparece y es obligatoria si tu plan tiene subsidiarias habilitadas. |
| Moneda y Tasa de Cambio | La moneda en la que se expresan los montos de las líneas y su tasa de cambio contra tu moneda funcional. La tasa debe ser mayor que cero; si se deja en 0, el sistema la fija en 1. |
| Regla de Distribución | Vincula el asiento con la Regla de Distribución Contable que lo generó, cuando corresponde. Campo exclusivo de las Entradas de Diario; requiere el módulo Financials Avanzado de la edición Enterprise. |
| Liquidación de Mercancía | Vincula el asiento con una liquidación de importación de inventario, para registrar manualmente costos de importación asociados a esa liquidación. |
| Notas | Descripción libre del motivo del asiento. Algunas empresas la exigen (ver preferencia "Requerir notas en transacciones contables" en Configuración de la Empresa). |
| Archivos adjuntos | Documentos de soporte del asiento (cálculos, correos, comprobantes), sujeto al límite de archivos de tu edición contratada. |
Campos clave de las líneas contables
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Cuenta | La cuenta de tu Catálogo de Cuentas que afecta la línea. Debe estar activa. |
| Débito / Crédito | El monto de la línea, en una sola de las dos columnas. La suma de todos los Débitos debe ser igual a la suma de todos los Créditos. |
| Notas | Descripción propia de esa línea, útil cuando el mismo asiento mezcla varios motivos distintos. |
| División, Departamento, Clase de Artículo, Ubicación, Proyecto | Dimensiones de análisis opcionales de la línea, cada una disponible solo si tu plan o módulo Enterprise correspondiente la tiene habilitada como centro de costo o beneficio. |
| Tercero (Relación) | El cliente, proveedor o empleado asociado a la línea. Es exigido cuando la cuenta es de Cuentas por Cobrar (debe ser cliente o empleado) o de Cuentas por Pagar (debe ser proveedor o empleado). |
| Conciliado | Indicador de solo lectura: se marca cuando la línea ya quedó incluida en una Conciliación Bancaria. Una línea conciliada no se puede eliminar ni modificar. |
Validaciones al guardar
- Fecha requerida y el período contable de esa fecha (y subsidiaria) debe estar abierto.
- Los Débitos deben ser exactamente iguales a los Créditos.
- Debe existir al menos una línea con monto distinto de cero. Un asiento sin cuentas no se puede guardar.
- Cada cuenta usada debe estar activa; una cuenta inactiva bloquea el guardado.
- Tasa de cambio mayor que cero, validada junto con la moneda de la transacción y la de tu moneda funcional.
- No se permite repetir el mismo número de asiento (Número/DocID) en otra Entrada de Diario.
- El número del asiento no se puede cambiar una vez guardado, ni al editarlo.
- Descripción requerida en las Notas del encabezado o en cada línea con monto, si tu empresa activó la preferencia que la exige.
- Centro de costo requerido en cuentas de resultado (ingresos o gastos), si tu empresa lo exige.
- Las dimensiones indicadas (división, departamento, clase de artículo, ubicación, proyecto) deben estar activas; no se permite usar una anulada.
- Proyecto requerido en líneas de cuentas de "obra en proceso" cuando tu plan tiene Proyectos habilitado y no se indicó ninguno.
- El tercero relacionado debe ser del tipo correcto según la clase de la cuenta: cliente o empleado en cuentas por cobrar; proveedor o empleado en cuentas por pagar.
- No se pueden eliminar líneas ya conciliadas en una Conciliación Bancaria.
- No se puede cambiar el tercero, la moneda ni la tasa de cambio de un asiento que ya tiene documentos relacionados válidos.
- No se puede cambiar la Liquidación de Mercancía vinculada si ya existen costos de importación asociados a ella y a este asiento.
- No se puede editar un asiento vinculado a una Conciliación Bancaria válida.
- Límite de presupuesto: si el asiento hace que una cuenta presupuestada supere el límite configurado, el guardado se bloquea con el mensaje correspondiente (requiere el módulo de Presupuesto).
- Un asiento anulado no se puede editar.
Gestión del asiento
Desde el detalle de un asiento ya guardado puedes, según tus permisos:
- Editarlo, mientras el período contable siga abierto y no esté anulado.
- Duplicarlo para crear rápidamente un asiento similar, con el número en blanco y la fecha de hoy.
- Anularlo (Void) en vez de eliminarlo, para conservarlo en el historial marcado como anulado; no se permite si tiene documentos relacionados válidos vinculados.
- Eliminarlo, si no tiene registros vinculados y el período sigue abierto.
- Imprimirlo o consultar su historial de actividad (registro de seguridad).
- Marcarlo como depositado manualmente cuando alguna de sus cuentas es de caja o banco y necesitas reflejar que ya fue incluido en un depósito.
Disponibilidad, planes y permisos
- El acceso se controla con el permiso "Entradas de Diario" del grupo de usuarios, con niveles independientes para consultar, agregar, editar, anular y eliminar.
- Disponible desde el plan Start en adelante, en cualquier plan con el módulo de Contabilidad activo (en la edición Enterprise, requiere el módulo Contabilidad/Core activo).
- Clase de artículo y Proyecto como dimensión de la línea: disponibles desde el plan Standard en adelante (o Enterprise con esos módulos activos).
- División, Departamento y Ubicación como dimensión de la línea, y la lectura automática (OCR) de comprobantes al crear un asiento desde un archivo importado: disponibles desde el plan Premium en adelante (o Enterprise con esos módulos activos, o para usuarios de soporte/socios).
- La columna y el campo Subsidiaria solo aparecen si tu plan tiene más de una subsidiaria habilitada.
- El campo Regla de Distribución y la columna de esquema de distribución en el listado requieren el módulo Financials Avanzado de la edición Enterprise.
- Las columnas de Activo Fijo, Artículo y Categoría de Gasto, visibles solo en la vista "Ver por Tipo" de asientos generados automáticamente por otros documentos, requieren tener activos los módulos Enterprise de Activos Fijos, Inventario y Compras (Core), respectivamente.
- Los Campos Personalizados, los Scripts de Cliente y las Acciones Personalizadas disponibles en esta pantalla requieren la edición Enterprise.
Consejos y errores comunes
Usa el selector de columnas del listado para mostrar la Referencia o la Tasa de Cambio: vienen ocultas por defecto porque no todas las empresas las usan seguido.
Vigila la Diferencia antes de guardar. Los totales de Débitos, Créditos y Diferencia se recalculan en tiempo real al pie de la tabla de cuentas; mientras la Diferencia no sea cero, el asiento no se puede guardar.
Si el sistema rechaza el guardado por "el período no está abierto", revisa en Períodos Contables si el período de esa fecha ya fue cerrado; solo un administrador puede reabrirlo.
Si necesitas revisar el asiento que generó automáticamente una factura, un pago u otro documento, no lo busques en este listado: ábrelo desde el enlace "Ver Asiento Contable" (u opción similar) de esa misma transacción, que usa la vista de solo consulta "Ver por Tipo".