Portal de Clientes
El Portal de Clientes es un sitio de autoservicio, separado del sistema interno de AdmCloud, donde tus clientes entran con su propio usuario para consultar su estado de cuenta, pagar sus facturas, ver y crear cotizaciones o pedidos, dar seguimiento a sus solicitudes de servicio y contratos, y descargar archivos que les compartiste. Reduce las llamadas y correos de "¿cómo va mi pedido?" o "¿cuánto te debo?", porque el cliente lo consulta directamente, a cualquier hora.
¿Qué es y para qué sirve?
El Portal de Clientes es una versión reducida de AdmCloud pensada para que la use directamente la persona de contacto de tu cliente, no tu equipo. Entra con el correo y la contraseña que le asignaste, en la misma pantalla de acceso de AdmCloud: el sistema detecta que ese usuario es un contacto de cliente y lo lleva automáticamente al portal en lugar del sistema interno.
Cada contacto solo ve la información de su propia empresa (cliente): sus facturas, sus cotizaciones, sus solicitudes de servicio, etc. Tú controlas exactamente qué puede ver y hacer cada contacto mediante permisos individuales (ver "Campos clave" más abajo), así que puedes, por ejemplo, darle a un contacto solo acceso de consulta al estado de cuenta y a otro permiso para además crear pedidos.
Cómo le das acceso a tu cliente, paso a paso
- Abre la ficha del cliente y ve a su pestaña de Contactos. Si el contacto todavía no existe, créalo primero con su nombre y correo.
- Pulsa Otorgar acceso junto al contacto, en la columna de acceso al Portal de Clientes. El sistema le envía sus credenciales de acceso.
- Configura sus permisos individuales (ver consultar, crear cotizaciones, crear pedidos, ver servicio, etc.) desde la edición del contacto del portal, según lo que quieras que ese contacto en particular pueda hacer.
- Completa los datos del cliente que el portal necesita para las funciones de venta: término de pago, moneda y nivel de precio por defecto. Sin estos tres datos, el cliente no podrá crear cotizaciones ni pedidos nuevos, aunque tenga el permiso activo.
- Revocable en cualquier momento: puedes quitarle el acceso al portal a un contacto con el botón Quitar acceso, sin eliminar al contacto.
Qué puede hacer tu cliente en el portal
| Sección | Qué le permite hacer al cliente |
|---|---|
| Inicio | Un resumen con su saldo total y vencido (por moneda, si maneja varias), la tarjeta de contacto de su ejecutivo de ventas, la cantidad de solicitudes de servicio pendientes de aprobar y en proceso, y sus contratos de servicio activos o vencidos. |
| Estado de cuenta | El detalle de sus facturas y notas pendientes de pago a la fecha, con días de atraso, y acceso directo a pagarlas si tu compañía tiene pagos con tarjeta habilitados. |
| Facturas a crédito, facturas al contado, recibos de ingreso y notas de crédito | Listados de solo consulta de cada tipo de documento, con sus filtros propios (ubicación, vendedor, fecha) e impresión. |
| Pagos con tarjeta de crédito | Pagar una o varias facturas con tarjeta y consultar el historial de pagos ya realizados desde el portal, con su comprobante. |
| Artículos | Catálogo de artículos con el precio que le corresponde a ese cliente según su nivel de precio, y la existencia disponible si tu compañía decide mostrarla. |
| Cotizaciones y pedidos | Ver sus cotizaciones y órdenes de venta existentes, crear cotizaciones y pedidos nuevos eligiendo artículos del catálogo, y autorizar o rechazar las que están pendientes de su aprobación. |
| Solicitudes de servicio | Crear una solicitud de servicio nueva, ver el estado de las existentes agrupadas por etapa (pendientes de aprobar, en proceso, en control de calidad), cambiar su prioridad o cancelarlas, según sus permisos. Requiere el módulo de Servicio al Cliente activo. |
| Contratos de servicio | Ver sus contratos de servicio activos, su vigencia y los servicios incluidos. Requiere el módulo de Servicio al Cliente activo. |
| Órdenes de trabajo | Ver las órdenes de trabajo generadas a partir de sus solicitudes de servicio o contratos. Requiere el módulo de Servicio al Cliente activo. |
| Proyectos | Ver los proyectos abiertos vinculados a su empresa, con su estado y fechas. |
| Archivos | Descargar los archivos adjuntos que marcaste explícitamente como visibles en el Portal de Clientes, desde cualquiera de sus documentos. Se abre desde Documentos > Documentos Compartidos en el menú o desde el inicio del portal. |
| Empleados | Para clientes que son a su vez contratistas de mano de obra: ver y, si tiene el permiso, imprimir la ficha de los empleados que te ha asignado. Requiere el módulo de Nómina/Facturación activo. |
Requisitos para crear cotizaciones y pedidos
Para que un contacto pueda crear una cotización o un pedido nuevo desde el portal, además de tener el permiso correspondiente, se deben cumplir estas condiciones sobre el cliente:
- El cliente debe tener configurado un término de pago, una moneda y un nivel de precio por defecto.
- Debe existir al menos un artículo disponible en el catálogo de la compañía.
- Para pedidos, si configuraste una ventana de días del mes en la que se permite crear pedidos desde el portal, el cliente solo podrá hacerlo dentro de ese rango.
Si alguna de estas condiciones no se cumple, el botón de crear cotización o pedido no aparece o se deshabilita, aunque el permiso esté activo.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Acceso al portal (contacto) | Habilita o quita, contacto por contacto, la posibilidad de entrar al Portal de Clientes. |
| Permitir ver ventas | Deja consultar facturas, cotizaciones y pedidos del cliente. |
| Permitir ver cuentas por cobrar | Deja consultar el estado de cuenta, recibos de ingreso y pagar con tarjeta. |
| Permitir ver servicio | Deja consultar solicitudes de servicio, contratos, órdenes de trabajo y empleados (si aplica). |
| Permitir crear cotizaciones / Permitir crear pedidos | Habilita los botones de nueva cotización o nuevo pedido, sujeto a que el cliente tenga término de pago, moneda y nivel de precio configurados. |
| Permitir crear solicitudes de servicio | Habilita el botón de nueva solicitud de servicio. |
| Permitir autorizar cotizaciones / pedidos | Deja al contacto aprobar o rechazar las cotizaciones y pedidos que quedaron pendientes de autorización del cliente. |
| Permitir ver catálogo de precios | Habilita la sección de Artículos con los precios según el nivel de precio del cliente. |
| Permitir ver archivos adjuntos | Habilita la sección de Archivos con los adjuntos marcados como visibles en el portal. |
| Permitir ver órdenes de trabajo / Permitir ver proyectos | Habilitan las secciones de Órdenes de Trabajo y de Proyectos respectivamente. |
| Permitir crear usuarios | Deja que ese contacto vea y dé de alta otros contactos con acceso al portal, en representación de su propia empresa. |
| Término de pago, Moneda y Nivel de precio (del cliente) | Datos por defecto que usa cualquier cotización o pedido creado desde el portal; son obligatorios para poder crear documentos nuevos. |
| Ejecutivo de ventas (del cliente) | Si está asignado y el contacto puede ver ventas, su foto, nombre, teléfono y correo aparecen en el inicio del portal. El teléfono es el Teléfono Móvil de su ficha de empleado o, si no tiene, el Teléfono 1 (con su extensión) o el Teléfono 2; nunca su Teléfono Personal. |
Funciones adicionales según tu configuración
- Mostrar balances por moneda: si el cliente tiene facturas en más de una moneda, el inicio del portal puede mostrar un balance total y uno vencido por cada moneda, en vez de un solo total consolidado.
- Estado y autorización de cotizaciones: muestra el estado de cada cotización y, si el contacto tiene el permiso, los botones para aprobarla o rechazarla directamente desde el portal.
- Pagos con operador de tarjeta de crédito (Cardnet u otro): redirige al cliente al procesador de pagos para cobrar sus facturas, cuando tu compañía tiene un operador de tarjeta habilitado para el portal.
- Enlaces de pago (PayPal u otros): muestra botones de pago alternativos en las facturas, si tu compañía los tiene activos.
- Instrucciones personalizadas para solicitudes de servicio: texto de ayuda que definiste en la configuración de tu compañía, visible al crear una solicitud nueva.
- Agrupar tipos de solicitud de servicio: organiza el listado desplegable de tipos de solicitud por categoría, si tu compañía activó esta opción.
- Ocultar el consultor/técnico asignado: si tu compañía lo prefiere, el nombre del técnico responsable de una solicitud puede ocultarse al cliente.
- Existencia visible en el catálogo: la columna de existencia disponible en Artículos solo aparece si tu compañía decide mostrarla en el portal.
Disponibilidad y permisos
- El Portal de Clientes en sí está disponible en todos los planes de AdmCloud, desde el plan Billing en adelante; se activa cliente por cliente y contacto por contacto, no requiere una activación global.
- Las secciones de solicitudes de servicio, contratos de servicio y órdenes de trabajo solo aparecen si tu compañía tiene activo el módulo de Servicio al Cliente (edición Enterprise).
- La sección de Empleados (para clientes contratistas de mano de obra) solo aparece si tu compañía tiene activo el módulo de Nómina/Facturación (edición Enterprise).
- El pago con tarjeta de crédito requiere que tu compañía tenga habilitados los pagos con tarjeta y, para el pago con operador (Cardnet u otro), un operador de tarjeta configurado y activo para el portal.
- Cada permiso individual (ver ventas, ver cuentas por cobrar, ver servicio, crear cotizaciones/pedidos/solicitudes, autorizar, etc.) se otorga por contacto, no por cliente completo: dos contactos de la misma empresa pueden tener accesos distintos.
Consejos y errores comunes
Antes de otorgar acceso, completa el término de pago, la moneda y el nivel de precio del cliente. Si el contacto entra al portal y el botón de nueva cotización o pedido no aparece, esta es la causa más común: falta uno de esos tres datos en la ficha del cliente.
No confundas "Permitir ver ventas" con "Permitir ver cuentas por cobrar". Son permisos independientes: uno controla facturas, cotizaciones y pedidos; el otro controla el estado de cuenta y los pagos. Un contacto puede necesitar solo uno de los dos.
Un archivo adjunto no aparece automáticamente en el portal, aunque el contacto tenga el permiso de ver archivos: debes marcarlo explícitamente como visible en el Portal de Clientes desde el documento donde lo adjuntaste.
Si le quitas el acceso a un contacto, no se elimina su información ni su historial. Solo deja de poder entrar al portal; puedes otorgarle acceso de nuevo en cualquier momento.