Comprobantes Electrónicos Recibidos
En República Dominicana, los comprobantes fiscales electrónicos (e-CF) que tus proveedores emiten a tu RNC llegan solos a AdmCloud. Desde Comprobantes Electrónicos Recibidos los revisas, los comparas con el XML firmado y los registras como Factura de Proveedor a Crédito, Informe de Gasto o Compra con Recepción, sin digitar nada y sin que el proveedor te reenvíe la factura.
¿Qué es y para qué sirve?
Es una opción de la pantalla Recepción e Importación de Documentos (Importar Documentos). Muestra los e-CF recibidos para el RNC de tu empresa (o de tu subsidiaria) que todavía no se han registrado en AdmCloud. Un comprobante desaparece del listado en cuanto existe una transacción tuya, no anulada, con el mismo eNCF y RNC del emisor, así que no se registra dos veces. Tampoco se listan los comprobantes que tu propia empresa se emitió a sí misma.
Al entrar a Importar Documentos verás el card Comprobantes Electrónicos Recibidos con la cantidad de comprobantes pendientes del último mes. Si el conteo no se puede obtener (por ejemplo, el servicio no responde o hay un problema con el certificado digital de tu empresa), el card muestra el aviso en lugar del número, pero puedes seguir entrando.
Cómo se usa
- Filtra los comprobantes. Por defecto ves los del último mes. Busca por eNCF, RNC Emisor o un rango Desde / Hasta, y presiona Filtrar (o Limpiar para volver al rango por defecto). El rango no puede abarcar dos años distintos. El listado es paginado: 10, 20 o 50 comprobantes por página.
- Revisa el comprobante. Cada tarjeta muestra el logo y el nombre del emisor y el eNCF. Usa Vista Previa para ver una versión legible en un panel lateral (emisor, comprador, datos generales, totales, información de referencia y detalle), o Ver XML para ver el XML firmado tal cual. Desde la vista previa, el enlace Visualizar Verificación del e-NCF en DGII abre la consulta del timbre en el portal de la DGII.
- Descarga el PDF si lo necesitas. Descargar PDF abre la representación impresa del comprobante. Solo aparece si tu cuenta tiene esta función activa y el comprobante tiene su registro firmado.
- Escoge el tipo de documento. En Tipo de Documento elige Factura de Proveedor a Crédito (el valor por defecto), Informe de Gasto o Compra con Recepción.
- Registra en detalle o en forma rápida. Registro en detalle abre en una pestaña nueva la pantalla de creación del tipo escogido con los datos del comprobante ya cargados, para que completes y guardes. Si tu cuenta tiene el registro rápido, completa los campos de la tarjeta (proveedor, cuenta, impuestos…) y presiona Registro Rápido: el documento se crea al instante con una línea por cada línea del XML, y aparece el enlace Mostrar Documento.
- Registra varios a la vez (registro rápido). Marca las tarjetas (o Seleccionar Todo) y presiona Registrar Documentos Seleccionados. Se registran uno por uno, hasta 20 por lote, y cada tarjeta muestra su resultado.
- Ignora lo que no vas a registrar. Ignorar saca el comprobante del listado sin borrarlo. Lo encuentras en la pestaña Comprobantes Ignorados, que tiene los mismos filtros y, por cada comprobante, los botones Ver XML, Vista Previa, Descargar PDF y Restaurar (lo devuelve al listado principal).
Campos de la tarjeta
Los campos tomados del XML (Fecha, NCF, RNC Emisor, Referencia, Moneda y Subtotal) son de solo lectura. Los demás campos solo aparecen si tu cuenta tiene el registro rápido, y se envían al registrar.
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Tipo de Documento | Factura de Proveedor a Crédito, Informe de Gasto o Compra con Recepción. |
| Referencia | Número interno de la factura del emisor, tomado del XML. Es obligatoria en Factura de Proveedor a Crédito y Compra con Recepción. |
| Moneda | La del XML, si está registrada en tu empresa; si no, la moneda base. La tasa de cambio se toma de la fecha de emisión. |
| Proveedor | Obligatorio. Se sugiere buscando el RNC del emisor entre tus proveedores. |
| Orden de Compra | Opcional. Lista solo las órdenes abiertas del proveedor y se aplica a todas las líneas del documento. |
| Reembolsar a / Cuenta de Reembolsos | Solo en Informe de Gasto: empleado a reembolsar (obligatorio) y cuenta de reembolsos. |
| Cuenta de compra/gasto | Obligatoria. Se aplica a cada línea del XML. AdmCloud la sugiere con inteligencia artificial a partir de tu historial, cuando todas las líneas apuntan a la misma cuenta. |
| División / Departamento / Ubicación / Línea de Negocio | Centros de costo, aplicados a todas las líneas. Cada uno aparece solo si tu empresa lo tiene activo. |
| Términos | Término de pago; se sugiere con el término por defecto del proveedor. No aplica a Informe de Gasto. |
| Tipo de Gasto | Tipo de gasto (código 606) del documento. |
| Grupo Impuesto | Se aplica a cada línea del XML y recalcula el impuesto y el total. |
| Grupo Retención Impuestos / Tipo de Retención | Retención aplicada a las líneas y su tipo para el reporte 606. |
| Monto Impuesto / Total | Calculados: subtotal por la tasa del grupo de impuesto, y subtotal más impuesto. |
| Observaciones | Notas del documento. Si las dejas vacías se usan el emisor y el eNCF. |
Diferencias por tipo de documento
| Tipo | Registro rápido | Particularidades |
|---|---|---|
| Factura de Proveedor a Crédito | Sí | Pide términos de pago. La orden de compra también se pasa al registro en detalle. |
| Informe de Gasto | Sí | Pide el empleado a reembolsar y la cuenta de reembolsos; no usa términos ni exige referencia. La orden de compra solo se aplica en el registro rápido. |
| Compra con Recepción | No | Requiere artículos de inventario, así que solo se registra en detalle. |
Validaciones al registrar
- Rango de fechas de un solo año: "Desde" y "Hasta" deben estar en el mismo año calendario.
- Campos obligatorios: tipo de documento, proveedor y cuenta de compra/gasto; en Informe de Gasto, también el empleado a reembolsar.
- XML legible: si el XML no se pudo leer, o no trae líneas de detalle, el registro rápido no está disponible y debes usar el registro en detalle.
- Totales iguales al XML: el registro rápido compara el total y el impuesto calculados con los del XML. Si difieren en más de 1.00, no registra y te indica la diferencia; revisa el grupo de impuesto o usa el registro en detalle.
- Privilegio de creación: para registrar necesitas poder crear el tipo de documento escogido.
- Máximo 20 por lote en el registro rápido de varios comprobantes.
Disponibilidad
- Es exclusivo de empresas de República Dominicana con la recepción o la facturación electrónica activada, y con su RNC autorizado como receptor. Esa activación la gestiona AdmCloud; si no la tienes, verás "Esta opción no está disponible para su empresa".
- Ver el listado, escoger el tipo de documento y el Registro en detalle están disponibles para todas las empresas con la recepción activa.
- El registro rápido (campos editables de la tarjeta, cuenta sugerida con IA, botón de registro rápido y registro de varios a la vez) es exclusivo de la edición Enterprise.
- Descargar PDF es una función aparte que debe estar activa para tu cuenta.
Consejos y errores comunes
Revisa una vez al mes el listado con el rango del mes anterior: lo que siga ahí es una compra que todavía no está en tu contabilidad (y en tu reporte 606).
¿"No es posible el registro rápido"? El impuesto o el total calculado con el grupo de impuesto escogido no coincide con el XML. Prueba otro grupo de impuesto (por ejemplo, una factura con líneas exentas) o usa Registro en detalle.
¿No encuentras un comprobante? Revisa Comprobantes Ignorados y el rango de fechas. Si ya lo registraste, deja de mostrarse para evitar duplicados.