Divisiones
Una División es un catálogo que te permite segmentar tu empresa por otra dimensión distinta a las Ubicaciones, Departamentos o Clases de Artículo (por ejemplo, líneas de negocio, marcas o unidades de negocio), para clasificar tus transacciones contables, tu inventario, tus presupuestos, tus activos fijos y tu nómina por esa dimensión. En el plan Enterprise puedes además organizarlas en una jerarquía de hasta tres niveles y consultarlas en un organigrama.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada División tiene un nombre y, si tu empresa maneja la Vista Jerárquica (plan Enterprise), opcionalmente una División Padre, lo que te permite armar una jerarquía de hasta tres niveles (por ejemplo: "Retail" → "Tiendas Físicas" → "Zona Norte"). Una vez creada, la División queda disponible como dimensión para etiquetar:
- El encabezado y las líneas de cuenta de tus transacciones contables (facturas, pagos, asientos, etc.).
- Los artículos de tu catálogo de Inventario.
- Tus Presupuestos generales.
- Tus Activos Fijos.
- Las transacciones y los empleados de Nómina.
Esto te permite luego filtrar y comparar tus reportes financieros (Estado de Situación, Estado de Resultados, Balance de Comprobación, Estado de Flujo de Efectivo, etc.) por División, además de por Ubicación, Departamento o Clase de Artículo.
Cómo se usa
- Activa la función, si aún no lo está. A diferencia de Departamentos o Ubicaciones, el catálogo de Divisiones solo aparece en el menú si, además de tu plan, tienes marcada la función Divisiones como Centro de Beneficio en Configuración → Funciones (pestaña Contabilidad, sección Centros de Beneficio).
- Crea la división desde el listado con el botón Nueva, indicando su Nombre y, si aplica, sus Notas.
- Asígnale una División Padre si quieres que forme parte de una jerarquía (este campo solo se muestra si tu empresa tiene la Vista Jerárquica habilitada). Recuerda que la jerarquía admite como máximo tres niveles.
- Restríngela a Sucursales específicas en la pestaña Sucursales (si tu plan las maneja y tienes activa la función "Sucursales en Centros de Costo"): marca Solo mostrar en sucursales seleccionadas e indica en cuáles debe aparecer; si no marcas nada, la división se ve en todas las sucursales.
- Guarda el registro con Guardar. A partir de ahí, la División aparece disponible para seleccionarla en las transacciones y catálogos que la usan.
- Consulta el organigrama con Vista Jerárquica desde el listado (solo plan Enterprise), para ver de un vistazo cómo están organizadas todas tus divisiones y sub-divisiones. El diagrama es interactivo: puedes buscar, expandir o colapsar ramas, acercar y alejar, alternar entre vertical y horizontal, e imprimirlo.
Capacidades principales
- Jerarquía de hasta tres niveles entre división y sub-divisiones (plan Enterprise), con nombre compuesto automático (por ejemplo "Padre : Hijo").
- Uso como dimensión en transacciones contables (encabezado y líneas de cuenta), artículos de inventario, presupuestos, activos fijos y nómina.
- Visibilidad limitada a Sucursales específicas, cuando tu empresa maneja Sucursales.
- Vista de solo consulta (Detalle) además del formulario editable, para revisar una división sin riesgo de modificarla.
- Búsqueda rápida por autocompletado en los campos de selección de división, con caché para mayor velocidad.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Identifica la división en todo el sistema. Es obligatorio y no puede repetirse junto con la misma División Padre. |
| División Padre | Ubica la división dentro de la jerarquía. Solo visible si tu empresa tiene la Vista Jerárquica habilitada (plan Enterprise); opcional, y limitado a tres niveles en total. |
| Notas | Observaciones libres sobre la división. |
| Inactivo | Oculta la división de los listados de selección sin borrar su historial ya registrado. |
| Solo mostrar en sucursales seleccionadas | Si se marca, la división solo aparece disponible en las Sucursales indicadas en la pestaña Sucursales. Solo aplica si tu plan maneja Sucursales. |
| Pestaña Sucursales | Lista de Sucursales en las que esta división estará disponible, cuando se restringe su visibilidad. |
Validaciones al guardar
- El Nombre es obligatorio.
- El Nombre no se puede repetir para la misma División Padre (puedes tener, por ejemplo, una "Zona Norte" dentro de dos padres distintos, pero no dos veces dentro del mismo padre).
- Una división no puede ser su propia sub-división.
- La División Padre indicada debe existir y no puede formar un ciclo (una división no puede ser, a la vez, hija y padre de la misma división).
- La jerarquía admite un máximo de tres niveles. Si la división padre elegida ya tiene, a su vez, otra división padre formando tres niveles, el sistema rechaza el guardado.
- Las Sucursales vinculadas no pueden estar anuladas.
Disponibilidad
- Consultar, crear, editar y eliminar Divisiones requiere el permiso "Catálogo de Cuentas Contables" de tu grupo de usuarios (Divisiones no tiene un permiso independiente; comparte el del Catálogo de Cuentas), con niveles independientes por acción.
- A diferencia de Departamentos, Ubicaciones o Clases de Artículo, en Divisiones la función "Divisiones como Centro de Beneficio" (Configuración → Funciones, pestaña Contabilidad) controla si el catálogo completo aparece o no en el menú, no solo su uso como centro de beneficio en los reportes. Aunque tu plan incluya Divisiones, la pantalla permanecerá oculta hasta que actives esta función.
- La Vista Jerárquica (organigrama con el diagrama de divisiones y sub-divisiones), y el campo División Padre, solo están disponibles en el plan Enterprise. En los demás planes que sí incluyen Divisiones, éstas se administran como un catálogo plano, sin jerarquía.
- La pestaña Sucursales solo se muestra si tu plan tiene Sucursales habilitadas y tu empresa tiene activa la función "Sucursales en Centros de Costo".
Consejos y errores comunes
¿No ves Divisiones en el menú aunque tu plan es Premium o superior? Revisa que la función "Divisiones como Centro de Beneficio" esté activa en Configuración → Funciones (pestaña Contabilidad). Sin ella, la pantalla permanece oculta aunque tu edición la incluya.
"No puede borrar este registro, los siguientes registros dependen de él": significa que la división ya está siendo usada en transacciones contables, artículos de inventario, presupuestos, otras divisiones (como padre), activos fijos o transacciones de nómina. El mensaje detalla dónde está en uso; en vez de eliminarla, márcala como Inactiva para que deje de ofrecerse en los selectores nuevos sin perder el historial.
"No puedes especificar más de tres (3) niveles de jerarquía": ocurre al intentar anidar un cuarto nivel. Revisa la jerarquía existente y elige como padre una división que esté, como máximo, en el segundo nivel.