Base de Conocimiento AtIna
La Base de Conocimiento es el lugar donde guardas las políticas, procedimientos y respuestas internas de tu empresa (por ejemplo, la política de vestimenta, el procedimiento para solicitar vacaciones o las reglas de reembolso de gastos). Cada artículo que registras aquí no solo queda disponible para consulta: también le enseña a AtIna, el asistente de Inteligencia Artificial de AdmCloud, a responder preguntas de tus empleados con información específica de tu empresa en el Chat interno.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada artículo de la Base de Conocimiento tiene un Nombre (el título o la pregunta que responde) y un Contenido (la respuesta, política o procedimiento en sí). Esta información se usa de dos formas:
- Como una consulta directa: cualquier usuario con acceso puede entrar al listado y abrir un artículo para leerlo, igual que un manual interno de la empresa.
- Como conocimiento propio de AtIna: cuando un empleado le hace una pregunta a AtIna en el Chat interno, AtIna busca primero entre tus artículos de la Base de Conocimiento (por similitud de significado, no solo por palabras exactas). Si encuentra uno suficientemente relevante, responde usando esa información y muestra un enlace directo al artículo consultado, en vez de dar una respuesta genérica.
Esto es especialmente útil para preguntas que no dependen de tus transacciones o reportes, sino de las reglas internas de tu empresa: horarios, beneficios, políticas de descuentos, procedimientos de aprobación, etc.
Cómo se usa
- Entra al listado de Base de Conocimiento y pulsa Nuevo.
- Escribe el Nombre del artículo: debe describir claramente el tema o la pregunta que responde (por ejemplo, "Política de vestimenta").
- Redacta el Contenido a mano, o pulsa el botón Sugerir Política o Procedimiento para que AtIna te proponga un primer borrador: escribe un título de referencia en el cuadro que se abre, pulsa Sugerir y espera a que AtIna genere el texto (hasta 1,000 caracteres). En Contexto adicional puedes escribir cualquier información que quieras que la IA tome en cuenta (por ejemplo: a qué departamento aplica, excepciones o normativa que debe cumplir). Revísalo, ajústalo si quieres y pulsa Aceptar para colocarlo en el Contenido del artículo.
- Pulsa Guardar. El artículo queda disponible de inmediato para consulta y para que AtIna lo use al responder preguntas relacionadas.
Para editar un artículo existente, ábrelo desde el listado o desde el enlace Editar de la fila correspondiente; el formulario es el mismo que para crear uno nuevo.
Capacidades principales
- Redacción asistida por Inteligencia Artificial: AtIna sugiere un borrador de política o procedimiento a partir de un simple título.
- Búsqueda por significado (no solo por palabras exactas): AtIna encuentra el artículo más relevante para la pregunta de un empleado aunque no use las mismas palabras del título.
- Respuestas del Chat interno con cita a la fuente: cuando AtIna responde usando un artículo tuyo, incluye un enlace directo a ese artículo.
- Listado simple ordenado alfabéticamente por Nombre, con acceso rápido a ver o editar cada artículo.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | El título del artículo. Es obligatorio, no puede repetirse y tiene un máximo de 200 caracteres. |
| Contenido | El texto de la política, procedimiento o respuesta. Es obligatorio y tiene un máximo de 4,000 caracteres. Es el texto que AtIna usa para responder preguntas relacionadas. |
Validaciones al guardar
- El Nombre es obligatorio y no puede repetirse: si ya existe otro artículo con el mismo Nombre, AdmCloud rechaza el registro.
- El Contenido es obligatorio y no puede exceder los 4,000 caracteres.
Al guardar (crear o editar), AdmCloud recalcula automáticamente el índice de búsqueda por significado del artículo, para que AtIna pueda encontrarlo de inmediato en preguntas futuras.
Disponibilidad, permisos y condiciones
- Además de la edición Enterprise, esta función debe estar activada como función beta por un administrador de tu empresa desde la pantalla de Activar Funciones Beta; mientras no esté activa, el enlace de Base de Conocimiento no aparece en el menú.
- El acceso al listado, la creación, edición y eliminación de artículos se controla con el permiso "Base de Conocimiento" del grupo de usuarios.
- Ver un artículo puntual (pantalla de detalle) solo requiere tener una sesión iniciada en AdmCloud, sin necesitar el permiso de Base de Conocimiento; esto permite que un empleado pueda abrir el enlace que AtIna le sugiere en el Chat aunque no tenga acceso al listado completo.
Consejos y errores comunes
Usa nombres descriptivos y específicos: como AtIna busca por significado, un Nombre claro (por ejemplo, "Procedimiento para solicitar vacaciones" en vez de simplemente "Vacaciones") ayuda a que la respuesta correcta aparezca cuando un empleado pregunte de forma distinta.
Usa la sugerencia de AtIna como punto de partida, no como texto final: revisa y ajusta el borrador generado para que refleje las reglas reales de tu empresa antes de guardarlo, ya que AtIna luego usará ese mismo texto para responder a tus empleados.
Un Nombre duplicado no se puede guardar. Si necesitas actualizar la información de un tema que ya documentaste, edita el artículo existente en vez de crear uno nuevo con el mismo título.