Tomas Físicas

¿Qué es y para qué sirve?

Cuando cuentas físicamente la mercancía de un almacén (por auditoría, cierre de período o control periódico), la Toma Física te permite capturar exactamente lo que contaste sin tener que calcular tú mismo cuánto sobra o falta. El documento pasa por dos momentos:

• Captura (borrador): registras el almacén, la fecha del conteo y una línea por cada artículo con la cantidad que contaste. En este punto el documento no afecta todavía tu inventario ni tu contabilidad.
• Autorización: al autorizar, AdmCloud toma la existencia real de cada artículo (según Lote, Depósito y Atributos, si aplican) a la fecha del documento, calcula la Cantidad Ajustada como Cantidad Contada − existencia del sistema, actualiza la existencia y registra el asiento contable correspondiente contra una Cuenta de Ajuste.

Úsala cuando el objetivo es reconciliar el inventario contra un conteo real. Si en cambio ya sabes exactamente cuánto quieres sumar o restar (por una merma puntual, un daño o una donación), usa directamente un Ajuste de Inventario.

Cómo se usa

1. Entra al listado de Tomas Físicas y pulsa Crear.
2. AdmCloud propone tu Subsidiaria (si aplica), tu Ubicación y la fecha de hoy por defecto; ajústalas si el conteo corresponde a otro almacén o a otra fecha.
3. Opcionalmente indica una Cuenta de Ajuste distinta a la que tu empresa usa por defecto, y agrega Referencia o Notas para documentar el motivo del conteo.
4. Agrega una línea por cada artículo contado: busca el Artículo (por código, descripción o escaneando su código de barras) y escribe la Cantidad Contada con su Unidad de Medida.
5. Si el artículo requiere Depósito (Bin), Lote, Atributos (por ejemplo Color o Talla) o Declaración Aduanera, complétalos en la línea; AdmCloud te los pedirá según la configuración del artículo.
6. Adjunta archivos de respaldo si lo necesitas (por ejemplo el acta del conteo) y pulsa Guardar. El número de documento se genera automáticamente y el conteo queda como borrador, sin afectar todavía tu existencia.
7. Cuando el conteo esté completo y revisado, ábrelo y pulsa Autorizar y Aplicar. El proceso corre en segundo plano; puedes seguir su avance desde la pantalla de Procesos. Al terminar, el documento queda Autorizado, con la Cantidad Ajustada calculada en cada línea, la existencia actualizada y el asiento contable generado.

Capacidades principales

• Busca artículos por código, descripción o código de barras al capturar las líneas.
• Filtra el listado por rango de fechas y Subsidiaria, y personaliza qué columnas ver y en qué orden, guardando tu propia configuración.
• Duplicar un documento existente para agilizar conteos recurrentes del mismo almacén.
• Imprimir el conteo con la Cantidad Contada y la Cantidad Ajustada, el costo unitario y el costo extendido de cada línea.
• Consultar el asiento contable generado directamente desde el documento una vez autorizado.
• Dos reportes desde el listado: un Reporte Resumido y un Reporte Detallado de tomas físicas.
• Importar el conteo desde Excel en vez de capturarlo línea por línea en pantalla.
• Adjuntar archivos de respaldo (actas de conteo, fotos, autorizaciones).
• Agregar tus propios Campos Personalizados al formulario, o construir tu propia variante con Formularios Personalizados (requiere el plan Enterprise).

Campos clave

Validaciones al guardar

• El período contable de Inventario debe estar abierto para la fecha del documento.
• La Ubicación debe pertenecer a la Subsidiaria indicada en el documento.
• Debe existir al menos una línea con un artículo válido, y el documento admite un máximo de 5,000 líneas.
• El artículo debe estar activo; no se admiten artículos de tipo Kit.
• Unidad de Medida obligatoria y debe pertenecer al plan de unidades configurado en el artículo.
• Depósito obligatorio si el artículo requiere Depósitos; se rechaza si el artículo no los usa.
• Lote obligatorio si el artículo requiere Lotes; se rechaza si el artículo no los usa.
• Declaración Aduanera y Atributos obligatorios cuando el artículo los requiere.
• El número de documento no puede cambiarse una vez creado.
• Al autorizar, la Cantidad Contada debe estar expresada en la unidad de reporte del artículo; si la línea se capturó en otra unidad, corrígela antes de autorizar.

Anular y eliminar

Una Toma Física puede anularse (queda marcada como anulada pero se conserva para auditoría) o eliminarse, según los permisos de tu grupo de usuarios. Ninguna de las dos acciones es posible si el documento tiene registros vinculados o si el período contable de la fecha del documento ya está cerrado. Si editas una Toma Física que ya estaba Autorizada, vuelve automáticamente a estado Pendiente y deberás autorizarla de nuevo para que AdmCloud recalcule la Cantidad Ajustada con los datos actualizados.

Disponibilidad, permisos y condiciones

• Esta función forma parte del módulo de Inventario y está incluida desde el plan Standard en adelante (no está disponible en Billing, Start ni Basic). En la edición Enterprise, el módulo de Inventario debe estar activo para tu empresa; de lo contrario la pantalla muestra un mensaje de "función no disponible en esta edición".
• El acceso se controla con el permiso "Ajustes de Inventario" del grupo de usuarios (el mismo que usan los Ajustes de Inventario), con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular. Autorizar requiere además el nivel de autorización de ese permiso.
• Los campos de Depósito, Lote, Atributos y Declaración Aduanera solo aparecen si tu empresa tiene esas funciones de Inventario Avanzado habilitadas, y solo se exigen en artículos configurados para usarlas.
• Con Subsidiarias habilitadas, el listado y la selección de Ubicación se limitan a tu Subsidiaria actual.
• Si tu empresa usa el módulo de WMS (Gestión de Almacenes) con dispositivos de captura, también puedes recolectar el conteo desde la pantalla móvil de conteo del WMS antes de traerlo a este documento.

Consejos y errores comunes