Estados de Transacción
Los Estados de Transacción son un catálogo de etiquetas que tú mismo defines (por ejemplo, "Pendiente de Revisión", "Aprobado por Gerencia" o "Listo para Despacho") para dar seguimiento al avance de un documento o de una línea de artículo dentro de tu propio flujo interno, además del estado normal del documento (guardado, anulado, etc.). Cada estado puede tener un responsable asignado, que recibe un aviso por correo cada vez que un documento pasa a ese estado.
¿Qué es y para qué sirve?
Muchas empresas necesitan controlar internamente por qué pasos atraviesa un documento antes de darlo por terminado: quién ya lo revisó, si falta una aprobación, si el pedido ya está listo para despachar, etc. Los Estados de Transacción te permiten crear tus propias etiquetas para representar esos pasos y asignarlas manualmente a cualquier documento transaccional del sistema —facturas, pedidos, recepciones, órdenes de compra, solicitudes de servicio y prácticamente cualquier otro documento— o incluso a una sola línea de artículo dentro de ese documento.
A diferencia de los Estados de Solicitudes de Servicio (que aplican solo a Solicitudes de Servicio, con color y control de quién puede moverlas a cada paso), los Estados de Transacción son un catálogo genérico, sencillo y aplicable a cualquier tipo de documento de la empresa. Cualquier usuario con permiso de edición sobre este catálogo puede asignar cualquier estado a cualquier documento; el sistema no restringe la secuencia de pasos ni quién puede saltar de un estado a otro.
Cómo se usa
- Ve a Estados de Transacción, en el menú de Administración del Sistema, y crea los estados que tu empresa necesita (uno por cada paso de tu flujo interno).
- Una vez que exista al menos un estado creado, aparecerá el botón Cambiar Estado en la pantalla de detalle de los documentos que soportan esta función (facturas, pedidos, órdenes de compra, solicitudes de servicio, viajes, contratos de servicio, entre otros).
- Al hacer clic en Cambiar Estado, se despliega la lista de estados disponibles junto con la opción (Quitar Estado) para dejar el documento sin estado asignado.
- Elige el estado deseado: el documento se actualiza de inmediato, sin necesidad de guardar nada más.
- Si el documento maneja líneas de artículo, algunas pantallas también permiten asignar un estado a una o varias líneas específicas, de forma independiente al estado general del documento.
- Si el estado elegido tiene un responsable con "Enviar Correo" activado, ese responsable recibirá automáticamente un correo avisando el nuevo estado, el tipo de documento, su número y el cliente o proveedor relacionado.
- Usa la pantalla Pendientes (dentro de Estados de Transacción) para ver, de un vistazo, todos los documentos y líneas que tienen asignado un estado cuyo responsable eres tú (o el usuario que elijas, si tienes permiso), filtrando opcionalmente por subsidiaria.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | El nombre del estado tal como lo verán todos los usuarios al elegirlo (por ejemplo, "Aprobado por Gerencia"). Es obligatorio y no puede repetirse. |
| Notas | Un texto libre opcional para explicar en qué consiste este estado o cuándo debe usarse, como referencia interna para tu equipo. |
| Usuario | La persona responsable de este estado. Es quien recibirá el correo de aviso (si está activado) y quien aparecerá como "Asignado a" en la pantalla de Pendientes. |
| Enviar Correo | Si está marcado, cada vez que un documento o línea pase a este estado, se envía automáticamente un correo al Usuario responsable, siempre que tenga una dirección de correo registrada. |
Validaciones al guardar
- El Nombre es obligatorio y no puede quedar vacío.
- El Nombre no puede duplicarse: no puedes crear dos estados con el mismo nombre.
- El Nombre admite hasta 200 caracteres.
- Un estado no se puede eliminar si ya está asignado a algún documento o a alguna línea de artículo; el sistema te muestra el listado de documentos que lo están usando para que primero les asignes otro estado (o ninguno).
Disponibilidad y permisos
- Esta función solo está disponible en el plan Enterprise; en el resto de los planes no aparece.
- Requiere el permiso "Estados de Transacción" en tu grupo de usuarios: consulta para ver el catálogo y la pantalla de Pendientes, creación para agregar estados nuevos, edición para modificar estados existentes o cambiar el estado de un documento, y eliminación para borrar un estado.
- El botón para cambiar el estado de un documento solo aparece si ya existe al menos un estado creado en el catálogo.
- Si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas, la pantalla de Pendientes puede filtrarse por subsidiaria.
Consejos y errores comunes
"No veo el botón para cambiar el estado en mi factura o pedido". Revisa primero que tu empresa tenga el plan Enterprise y que ya exista al menos un Estado de Transacción creado en el catálogo; el botón solo se muestra cuando hay estados disponibles para elegir.
"No puedo eliminar un estado". Un estado no se puede borrar mientras siga asignado a algún documento o línea de artículo. El mensaje de error te indica cuáles documentos lo están usando; cámbiales el estado (o quítaselos con la opción "(Quitar Estado)") antes de intentar eliminarlo de nuevo.
El correo de aviso no llegó. El correo solo se envía si el estado tiene "Enviar Correo" activado y el Usuario responsable tiene una dirección de correo registrada en su ficha de contacto.
Usa la pantalla Pendientes como tu bandeja de trabajo diaria: te muestra, en una sola tabla, todos los documentos y líneas que tienen asignado un estado del cual eres responsable, con acceso directo a cada documento, cliente o proveedor.