Estados de Solicitudes de Servicio

¿Qué es y para qué sirve?

Cada registro representa un estado posible de una Solicitud de Servicio. AdmCloud incluye estados nativos predefinidos (los primeros 1000 identificadores) que no se pueden eliminar y cuyo nombre no se puede modificar, pero puedes agregar tantos estados adicionales como necesite tu flujo de trabajo (por ejemplo, "Esperando Repuesto" o "Pendiente de Aprobación del Cliente").

Este catálogo es la base sobre la que se construye el Flujo de Solicitudes de Servicio (Document Status Workflows), que define en qué orden se puede pasar de un estado a otro. Por eso un estado que ya está en uso en un flujo, o que está definido como estado por defecto de una relación (cliente/consultor), no se puede eliminar.

Cómo se usa

1. Entra al catálogo "Estados de Solicitudes de Servicio", donde verás todos los estados existentes con su Sucursal (si aplica), su Etiqueta de Estado, una muestra del Color asignado, si están Activos o Inactivos, y si son un "Estado Nativo" del sistema. La columna de Color muestra solo el recuadro con el color: si el estado no tiene color, el recuadro aparece tachado.
2. Crea un nuevo estado con el botón Nueva, indicando al menos su Nombre.
3. Define el Tipo de Asignación: cuando una Solicitud de Servicio cambie a este estado, el encargado se actualizará según esta regla (sin cambios, el mismo cliente/consultor de la solicitud, el supervisor de ese consultor, el último encargado o un encargado por defecto que tú elijas).
4. Marca si el estado Cierra la solicitud, para que las Solicitudes de Servicio en este estado se consideren completadas en tus reportes y tableros.
5. Configura la visibilidad en el Portal de Clientes: puedes ocultar el estado en el Portal, mostrar un nombre y una nota distintos a los que ve tu equipo interno, y activar el envío de una notificación al cliente cuando su solicitud entre a este estado.
6. Asigna un color con el selector de color, que abre la paleta de tu navegador. Ese color se usa como fondo de la etiqueta del estado en los listados de Solicitudes de Servicio y en el Portal de Clientes. Si prefieres que el estado no tenga color, pulsa Sin color. Define también los Días Promedio Estándar esperados en este estado, útiles para el reporte de Eficiencia de Solicitudes de Servicio.
7. Selecciona los usuarios autorizados a mover una Solicitud de Servicio hacia este estado, en la sección "Usuarios" del detalle. Si no seleccionas ningún usuario, el estado queda disponible para todos.
8. Guarda el registro. El nuevo estado queda disponible de inmediato para usarse en las Solicitudes de Servicio y en los Flujos de Estado que lo incluyan.

Capacidades principales

• Estados nativos predefinidos por AdmCloud (no se pueden eliminar; su nombre no se puede modificar).
• Estados propios ilimitados, adaptados al flujo de trabajo de tu equipo de servicio.
• Tipo de Asignación automática del encargado al entrar a cada estado (relación, supervisor, último encargado o uno fijo por defecto).
• Bandera de "Estado de Cierre" para marcar en qué estados se considera terminada la solicitud.
• Control de visibilidad y textos personalizados para el Portal de Clientes, con notificación opcional al cliente por cambio de estado.
• Restricción por usuario de quién puede mover una solicitud a cada estado, útil para exigir aprobaciones o pasos exclusivos de ciertos roles.
• Días Promedio Estándar esperados por estado, usados en el reporte de Eficiencia de Solicitudes de Servicio.
• Color identificador por estado, elegido con un selector de color. Se usa en todos los lugares donde se muestra el estado de una solicitud: listados, ficha de la solicitud, historial de cambios de estado, resumen por estado, tableros (boards) y Portal de Clientes.
• Protección de integridad: no se puede eliminar un estado en uso dentro de un Flujo de Solicitudes de Servicio ni definido como estado por defecto de una relación.
• Si tu empresa maneja Sucursales, cada estado puede quedar limitado a una Sucursal específica (o disponible para todas si se deja en blanco).

Campos clave

Validaciones al guardar

• El Nombre es obligatorio.
• No puede existir otro estado con el mismo Nombre.
• Si el Tipo de Asignación es "Encargado por Defecto" o "Último Asignado (o por Defecto)", el campo Encargado por Defecto es obligatorio.
• Si el Tipo de Asignación es cualquier otro, el campo Encargado por Defecto no debe llenarse.
• En los estados nativos (identificador 1000 o menor) el Nombre no se puede modificar.
• Un estado nativo no se puede eliminar.
• Un estado no se puede eliminar si está incluido en algún Flujo de Solicitudes de Servicio.
• Un estado no se puede eliminar si está definido como estado por defecto de una relación (cliente/consultor).

Disponibilidad

• Consultar, crear, editar y eliminar Estados de Solicitudes de Servicio requiere el permiso "Configuración" (módulo de Administración del Sistema) de tu grupo de usuarios.
• Este catálogo, y las Solicitudes de Servicio en general, solo están disponibles en el plan Enterprise, y únicamente si tu empresa tiene activo el módulo de Servicio.
• Si tu empresa usa Flujos de Solicitudes de Servicio (Document Status Workflows) para forzar un orden entre estados, esa función también requiere activarse por separado dentro del plan Enterprise.

Consejos y errores comunes