Formatos de Impresión Predeterminados
Esta pantalla te permite indicar, para cada tipo de documento de AdmCloud (facturas, órdenes de compra, recibos, comprobantes de nómina, etc.), cuál formato de impresión personalizado quieres usar por defecto. Así, cuando alguien en tu empresa imprima o descargue el PDF de un documento sin elegir un formato específico, AdmCloud usa automáticamente el que configuraste aquí.
¿Qué es y para qué sirve?
AdmCloud incluye formatos de impresión de fábrica para cada documento, pero también te permite diseñar tus propios Formatos de Impresión (HTML) en la pantalla de Formatos de Impresión, por ejemplo para agregar tu logo, cambiar el diseño o incluir información adicional. Una vez que tienes tu propio formato, esta pantalla es el lugar donde le dices a AdmCloud "usa este formato por defecto" para cada tipo de documento, en vez de tener que elegirlo manualmente cada vez que alguien imprime.
Si aquí no asignas un formato personalizado a un tipo de documento, AdmCloud sigue usando el formato estándar del sistema para ese documento; no es obligatorio llenar todos los campos.
Esta configuración cubre más de 50 tipos de documento, agrupados por área: Cuentas por Cobrar (facturas, notas de crédito y débito, recibos, adelantos, estados de cuenta...), CRM (cotizaciones, pedidos), Cuentas por Pagar (solicitudes y órdenes de compra, facturas de proveedor a crédito, pagos), Inventario y Manufactura (recepciones, despachos, transferencias, ajustes, órdenes de producción, listas de materiales), Servicio y Mantenimiento (órdenes de servicio, contratos, órdenes de trabajo) y otros documentos como la ficha de empleado, la asignación de activos fijos o el comprobante de pago de nómina.
Cómo se usa
- Si todavía no tienes el formato que necesitas, créalo primero en la pantalla de Formatos de Impresión (puedes llegar a ella desde el enlace que aparece en el aviso de esta misma pantalla, o haciendo clic sobre la etiqueta de cualquier campo).
- En esta pantalla, busca el tipo de documento que quieres configurar (por ejemplo "Factura a Crédito" o "Orden de Compra") y, en su lista desplegable, selecciona el formato que quieres usar por defecto.
- Repite el paso anterior para cada tipo de documento que necesites; puedes dejar en blanco los que quieras seguir imprimiendo con el formato estándar de AdmCloud.
- Presiona Guardar. El cambio aplica de inmediato: la próxima vez que alguien imprima ese tipo de documento sin elegir un formato específico, se usará el que acabas de asignar.
Capacidades principales
- Asignar, para cada tipo de documento transaccional, un formato de impresión propio como predeterminado.
- Dejar en blanco cualquier documento para seguir usando el formato estándar de AdmCloud.
- Crear formatos nuevos desde el mismo enlace de cada campo, sin salir del flujo de configuración.
- Consultar la bitácora de auditoría con el historial de cambios de esta configuración (quién y cuándo la modificó).
Cómo se resuelve el formato al imprimir
Cuando un usuario imprime un documento sin especificar un formato puntual, AdmCloud busca el formato a usar en este orden:
- Formato indicado en el momento de imprimir, si el usuario elige uno explícitamente.
- Formato configurado en la Sucursal del documento, si tu empresa tiene sucursales habilitadas y la sucursal tiene un formato propio asignado para ese tipo de documento.
- Formato predeterminado configurado en esta pantalla, a nivel de toda la empresa.
- Si ninguno de los anteriores aplica, se usa el formato estándar de AdmCloud para ese documento.
Campos clave
| Grupo | Ejemplos de documentos configurables |
|---|---|
| Cuentas por Cobrar | Factura a Crédito, Factura al Contado, Facturas Históricas, Nota de Crédito, Nota de Débito, Devolución de Efectivo, Recibo de Ingreso, Adelanto de Cliente, Estado de Cuenta, Retención de Impuestos de Clientes y de Proveedores, Movimientos de Cuentas por Cobrar. |
| CRM | Cotización, Orden de Venta/Pedido, Estado de Cuenta del Pedido, Pick List. |
| Cuentas por Pagar | Solicitud de Cotización, Orden de Compra, Solicitud de Compra, Factura de Proveedor a Crédito, Adelanto de Proveedor, Pagos a Facturas, Pagos a Cuentas. |
| Inventario y Manufactura | Recepción (con y sin costos), Despacho, Transferencia de Ubicación y de Contenedor, Ajuste de Inventario, Asignación de Stock, Orden de Producción, Compilación de Producción, Lista de Materiales. |
| Servicio y Mantenimiento | Orden de Servicio, Contrato de Servicio, Orden de Trabajo, Orden y Solicitud de Mantenimiento. |
| Otros | Ficha de Empleado, Acciones de Empleado, Registro de Activos Fijos, Comprobante de Pago de Nómina, Viajes. |
Validaciones al guardar
- Todos los campos son opcionales: puedes guardar dejando en blanco cualquier tipo de documento que no necesites personalizar.
- Cada campo solo permite elegir un Formato de Impresión existente; si el formato que buscas no aparece en la lista, primero debes crearlo en la pantalla de Formatos de Impresión.
- Cada cambio queda registrado en la bitácora de auditoría de esta pantalla, con el usuario y la fecha del cambio.
Disponibilidad y permisos
- Consultar y modificar esta pantalla requiere el permiso "Personalización" de tu grupo de usuarios.
- Esta configuración de formatos de impresión está disponible en todos los planes; no depende de un módulo Enterprise ni de una preferencia adicional.
- Existe una pantalla equivalente para los formatos de las plantillas de correo electrónico (usadas al enviar documentos por email), que sí requiere una edición con la función de formatos de correo personalizados habilitada; esa configuración se documenta por separado.
Consejos y errores comunes
Si un documento sigue imprimiéndose con el formato estándar aunque ya asignaste uno aquí, revisa si tu empresa tiene sucursales habilitadas y si esa sucursal tiene su propio formato asignado para ese tipo de documento: el formato de la sucursal tiene prioridad sobre el de esta pantalla.
Prueba el formato antes de asignarlo aquí como predeterminado. Genera el documento eligiendo manualmente el nuevo Formato de Impresión, confirma que se ve como esperas y, solo entonces, asígnalo en esta pantalla para que se use de forma automática.
No necesitas configurar todos los campos de una vez. Puedes ir asignando formatos predeterminados poco a poco, según vayas creando cada Formato de Impresión personalizado.