Estados Financieros y Balances de Cuentas

¿Qué son y para qué sirven?

Todos estos reportes viven bajo el mismo menú de Estados Financieros y comparten los mismos filtros y el mismo motor de cálculo; solo cambia la forma en que agrupan y presentan la información. En términos generales:

Cómo se usa

1. Elige el reporte. Entra al menú de Estados Financieros y selecciona el que necesitas (Estado de Situación, Estado de Resultados, Balance de Comprobación o alguno de los reportes de Balances). Dentro de cada pantalla, la fila de enlaces superior te permite cambiar entre sus variantes (por clasificación, comparativo, por cuenta madre, etc.) sin salir de la pantalla.
2. Selecciona los filtros. Indica la fecha de corte o el rango de fechas (según el reporte), y opcionalmente la Subsidiaria, Ubicación, Departamento, División o Línea de Negocio si tu compañía los usa como centro de resultado (ver la sección de filtros más abajo).
3. Genera el reporte. Pulsa Actualizar para calcular el reporte con los filtros elegidos. El resultado se recalcula sin recargar la página completa.
4. Profundiza en una cuenta. En la mayoría de los reportes, el nombre de cada cuenta te lleva a su ficha, y el monto es un enlace al detalle de movimientos de esa cuenta para el mismo período y con los mismos filtros que estabas usando en el reporte. En las variantes por dimensión (por Departamento, Ubicación, Clase, División o Subsidiaria), el monto de cada columna abre los movimientos de esa columna en particular, mientras que el monto de la columna Total abre los movimientos de todas las columnas mostradas, respetando el filtro de la dimensión si lo dejaste seleccionado arriba.
5. Imprime o exporta. Usa el botón Imprimir para obtener una versión lista para PDF/papel (oculta automáticamente los filtros y botones).

Estado de Situación (Balance Sheet)

Presenta tus Activos, Pasivos y Capital a una fecha de corte. Está disponible en estas variantes, todas accesibles desde los enlaces superiores de la pantalla:

• Por Clasificación: agrupa las cuentas según su Clasificación de Cuenta Contable estándar.
• Por Clasificación (comparativo): compara el balance de dos períodos (mes/año) distintos, uno junto al otro.
• Por Clasificación (compacto): versión comparativa condensada, pensada para imprimir en menos espacio.
• Por Cuenta Madre y Por Cuenta Madre (comparativo): agrupan y totalizan por cuenta madre en lugar de por clasificación. Solo aparecen si tu edición del sistema soporta cuentas madre (jerarquía de cuentas).

Además de los filtros comunes, este reporte ofrece estas opciones:

• Mostrar Montos Moneda Extranjera: agrega la columna con el saldo en la moneda extranjera original de cada cuenta, además del monto convertido.
• Ajustar Automáticamente Resultados Años Anteriores: si está activo, reclasifica el resultado del año fiscal en curso como "Resultados Años Anteriores" una vez cerrado; si lo desactivas, ambos montos se muestran sumados en Capital.
• Mostrar Código de Cuentas: muestra el nombre completo/código de la cuenta en vez del nombre corto.
• Ocultar/Redondear Decimales: presenta los montos como enteros, sin decimales.

Estado de Resultados (Profit & Loss)

Muestra tus ingresos, costos y gastos de un período, y el resultado (utilidad o pérdida) que dejaron. Variantes disponibles:

• Estándar: el estado de resultados del período que elijas (mes, trimestre, año o rango libre de fechas).
• Por Departamento / División / Ubicación / Línea de Negocio / Subsidiaria: reparte el mismo resultado entre esa dimensión, útil para ver qué área generó cada ingreso o gasto.
• Comparativo: compara dos rangos de fechas distintos lado a lado.
• Comparativo Detallado, Detallado del Período y Detallado del Año: son la misma pantalla con distinta configuración inicial; muestran el detalle mes a mes (o período a período) de cada cuenta, incluyendo el mes actual y el mismo mes del año anterior.
• Estado de Resultados por Mes: despliega los períodos fiscales del año seleccionado en columnas, uno por cuenta, para ver la tendencia mensual. Con Período Desde y Período Hasta puedes limitar el reporte a un rango de períodos: el encabezado de cada columna, el detalle que aparece al pasar el mouse sobre un monto y el enlace a los movimientos corresponden siempre al período de esa columna.
• Consolidado: suma el Estado de Resultados de hasta 4 compañías distintas del mismo usuario, convertidas a una sola moneda (ver la sección de Consolidación Multiempresa).

Detección de anomalías (solo en "Estado de Resultados por Mes")

En la variante Estado de Resultados por Mes puedes activar Analizar Anomalías: AdmCloud identifica, cuenta por cuenta, los meses cuyo monto se sale del patrón habitual de esa cuenta y los resalta en el reporte.

• Solo se analizan las cuentas marcadas para incluirse en el análisis de anomalías (puedes incluir o excluir todas las de gasto, o marcarlas una por una), a menos que consultes una cuenta específica.
• Solo es útil en cuentas que tienen un patrón mensual estándar (por ejemplo, un gasto recurrente); no aporta valor en cuentas muy irregulares por naturaleza.
• Solo se comparan los meses del año ya transcurridos (según tu año fiscal), no meses futuros.

Cuentas que esperan movimiento mensual

Cualquier cuenta contable puede marcarse con Esta cuenta espera movimientos todos los meses (en la ficha de la cuenta). Cuando una cuenta está marcada así, los Estados de Resultados tratan la ausencia de movimiento como algo que debes revisar:

• La cuenta siempre aparece en los estados de resultados Estándar, Comparativo, Comparativo/Periodo/Año Detallado y Estado de Resultados por Mes —aunque nunca haya tenido movimiento— mostrando cero, para que no se omita silenciosamente por estar vacía.
• Su monto se resalta en amarillo en todo período ya transcurrido que haya quedado en cero, indicando que se esperaba un movimiento y no se registró (pasa el cursor sobre la celda para ver la explicación).
• Solo se resaltan los períodos ya transcurridos; el período actual o futuro nunca se marca, ya que su movimiento todavía podría registrarse.

Balance de Comprobación (Trial Balance)

Lista cada cuenta con su saldo al inicio del período, sus movimientos de débito y crédito durante el período, y su saldo final; es el reporte que tu contador usa para cuadrar la contabilidad antes de preparar los estados financieros formales.

• Por mes y por año: el mismo reporte, calculado sobre el mes elegido o sobre todo el año fiscal.
• Por Cuenta Madre: agrupa los saldos por cuenta madre en vez de mostrar cada cuenta hija por separado.
• Consolidado: suma el balance de comprobación de hasta 4 compañías distintas, convertidas a una sola moneda.

Balances de Cuentas

Este grupo de reportes muestra el saldo de tus cuentas contables a una fecha (o durante un año), agrupado de distintas formas, para analizar de dónde proviene un saldo sin tener que abrir el Estado de Situación completo:

• Cuentas con Balance: lista simple de todas las cuentas que tienen saldo distinto de cero a una fecha de corte.
• Balances por Mes: el saldo de cada cuenta al cierre de cada uno de los 12 meses del año elegido.
• Balances por División / Departamento / Ubicación / Línea de Negocio / Subsidiaria: el saldo de cada cuenta repartido entre esa dimensión, a una fecha de corte.

Filtros disponibles

Todos los filtros son opcionales (salvo la Subsidiaria en el escenario indicado) y se pueden combinar entre sí.

Selección obligatoria de subsidiaria en sesiones multi-moneda

Consolidación multiempresa

Las variantes Consolidado del Estado de Resultados y del Balance de Comprobación te permiten sumar los resultados o saldos de hasta 4 compañías distintas de AdmCloud en un solo reporte, convirtiendo cada una a una sola moneda mediante el tipo de cambio que indiques.

• Solo puedes elegir compañías donde tu usuario tiene el rol de Administrador del grupo de usuarios.
• Cada compañía se consolida primero internamente (entre sus propias subsidiarias) y luego se convierte a la moneda de reporte con el tipo de cambio indicado.

Estados Financieros Personalizados Función Beta

Si tu compañía tiene habilitada la función (todavía en fase Beta) de Estados Financieros Personalizados, verás enlaces adicionales en las pantallas del Estado de Situación y del Estado de Resultados que te permiten generar tus propias variantes: reportes con tu propio orden de cuentas, agrupaciones y totales personalizados, definidos previamente en la pantalla de Estados Financieros Personalizados. Esta función requiere activarse mediante la configuración de funciones de tu compañía; si no la ves disponible, contacta a soporte de AdmCloud.

Disponibilidad y permisos

• El acceso a todos estos reportes se controla con el mismo permiso de "Entradas de Diario" del grupo de usuarios: quien puede ver el diario contable puede ver estos estados financieros.
• Los filtros de Ubicación, Departamento, Línea de Negocio y División solo aparecen si tu compañía los tiene activados como centro de resultado en Preferencias.
• Las variantes "Por Cuenta Madre" solo están disponibles en ediciones del sistema que soportan cuentas madre (jerarquía de cuentas contables).
• Los reportes Consolidados requieren rol de Administrador en las compañías a consolidar.

Consejos y errores comunes