Generación y Procesamiento de Pagos Bancarios
Una vez que un Pago de Factura, un Pago a Cuenta o un Anticipo a Proveedor por transferencia queda autorizado, el dinero todavía no ha salido de tu banco: solo existe el registro contable en AdmCloud. Esta área reúne las dos pantallas que usas para llevar esos pagos ya autorizados hasta tu banco real: Generar Archivo de Pago, que produce el archivo que subes manualmente al portal de tu banco, y Procesar Pagos Bancarios, que envía los pagos directamente al banco cuando tu cuenta tiene una integración directa configurada.
¿Qué es y para qué sirve?
AdmCloud separa a propósito la autorización de un pago (que se hace desde el propio documento o desde Autorización de Pagos) de su ejecución real en el banco. Esta pantalla de Banca es donde ocurre ese segundo paso, y ofrece dos caminos según cómo trabajes con tu banco:
- Generar Archivo de Pago: lista los Pagos de Factura, Pagos a Cuenta y Anticipos a Proveedores ya autorizados de una cuenta bancaria que todavía no tienen archivo generado. Seleccionas los que quieres incluir y AdmCloud descarga un archivo de texto con el formato exacto que exige tu banco, listo para subirlo tú mismo al portal de banca en línea.
- Procesar Pagos Bancarios: pensada para bancos con conexión directa configurada (actualmente Banco BHD León vía SFTP). En lugar de descargar un archivo, envías los pagos pendientes directamente al banco con un clic, y luego consultas el mismo banco para actualizar el estado de cada pago (procesado, rechazado, etc.) sin intervención manual.
En ambos casos, un pago solo puede pasar una vez por este proceso: en "Generar Archivo de Pago" queda marcado como ya exportado y no vuelve a aparecer en la lista; en "Procesar Pagos Bancarios" solo se muestran los pagos que aún están pendientes o que el banco rechazó.
Cómo se usa
Generar Archivo de Pago
- Elige la Cuenta Bancaria desde la que vas a pagar. Es obligatoria; el formato del archivo se determina automáticamente según el banco vinculado a esa cuenta.
- Filtra la lista por rango de fechas, Sucursal (si tu plan la tiene habilitada), Clase de Proveedor o Beneficiario, para encontrar más rápido los pagos que buscas.
- Indica la Fecha Efectiva con la que se procesará el pago ante el banco; por defecto es la fecha de hoy.
-
Marca los pagos que quieres incluir en el archivo y haz clic en
Generar. AdmCloud descarga un archivo de texto (
.txt) con el formato correspondiente a tu banco. - Sube ese archivo al portal de banca en línea de tu banco, siguiendo el proceso que tu banco tenga establecido para cargar archivos de pago.
Procesar Pagos Bancarios
- Elige la Cuenta Bancaria; solo se muestran pagos pendientes o rechazados por transferencia de esa cuenta.
- Selecciona los pagos que quieres enviar y haz clic en Procesar. AdmCloud los envía al banco a través de la conexión configurada; en producción, este envío corre en segundo plano y puedes seguir su avance desde la pantalla de Procesos.
- Usa "Actualizar estado de procesamiento" cuando quieras consultar al banco por el resultado de los pagos que ya enviaste, para reflejar en AdmCloud si fueron procesados o rechazados.
Los botones para generar el archivo de texto (normal o cifrado) que se ve en esta pantalla son herramientas de diagnóstico de uso interno del equipo técnico de AdmCloud; como usuario final no los necesitas para tu operación normal.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Cuenta Bancaria | La cuenta de banco desde la que se pagará. Obligatoria en ambas pantallas; determina el formato del archivo y qué banco recibirá los pagos. |
| Desde / Hasta | Rango de fecha del documento para filtrar la lista de pagos, en "Generar Archivo de Pago". |
| Sucursal | Filtra por sucursal cuando tu plan tiene Sucursales habilitadas. |
| Clase de Proveedor | Filtra los pagos según la clasificación del proveedor beneficiario. |
| Beneficiario | Filtra los pagos por el proveedor o persona a quien se le paga. |
| Fecha Efectiva | La fecha con la que se instruye el pago al banco al generar el archivo; por defecto, la fecha de hoy. |
Validaciones al generar o procesar
- Solo aparecen pagos autorizados y no anulados en ambas listas.
- En "Generar Archivo de Pago", solo se listan pagos sin archivo generado todavía; una vez incluidos en un archivo, no vuelven a aparecer.
- En "Procesar Pagos Bancarios", solo se listan pagos configurados como transferencia y que estén en estado Pendiente o Rechazado.
- El banco vinculado a la Cuenta Bancaria debe tener un formato de archivo reconocido (actualmente Banco Popular, Promerica o BHD León); si no, "Generar" muestra un error de banco inválido.
- Para "Procesar Pagos Bancarios", la cuenta debe tener una configuración de conexión con el banco ya registrada; si no existe, el sistema indica que no hay configuración de pagos para ese banco.
Disponibilidad y permisos
- El acceso se controla con el permiso "Pagos" del módulo de Banca: "Generar Archivo de Pago" solo requiere el nivel de consulta, mientras que "Procesar Pagos Bancarios" requiere el nivel de agregar.
- Disponible en todos los planes de AdmCloud, como parte del módulo de Banca.
- El envío directo al banco y la actualización automática de estado en "Procesar Pagos Bancarios" solo están disponibles cuando tu empresa tiene habilitada esa integración (hoy, Banco BHD León) y el equipo de soporte de AdmCloud configuró previamente la conexión con tu banco; sin esa configuración, usa "Generar Archivo de Pago" en su lugar.
- Con Sucursales habilitadas, puedes filtrar "Generar Archivo de Pago" por sucursal.
Consejos y errores comunes
Aquí no se crean pagos, solo se ejecutan los que ya existen. Si todavía no has registrado el pago, hazlo primero desde Pago de Factura, Pago a Cuenta o Anticipo a Proveedores, y autorízalo desde Autorización de Pagos; solo después aparecerá aquí.
"Banco inválido" al generar el archivo. Revisa que la institución financiera vinculada a la Cuenta Bancaria sea una de las que AdmCloud sabe formatear (Banco Popular, Promerica o BHD León); para otros bancos, exporta el detalle desde tus reportes y sube el pago manualmente en el portal de tu banco.
¿No ves un pago en la lista? Confirma que ya esté autorizado y que no lo hayas incluido antes en otro archivo generado; ambos son los motivos más comunes por los que un pago no aparece.