Categorías de Gastos
Categorías de Gastos es un catálogo contable que agrupa tus tipos de gasto (por ejemplo "Viáticos", "Combustible", "Papelería" o "Mantenimiento de Vehículos") y los vincula, cada uno, con una única cuenta contable de gasto. Te sirve para clasificar de forma consistente las líneas de tus documentos y asientos, sin depender de que cada usuario escoja la cuenta contable correcta manualmente cada vez.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada registro de este catálogo tiene una Descripción, notas internas opcionales y una Cuenta contable de gasto obligatoria y exclusiva: una misma cuenta no puede asignarse a dos categorías de gastos distintas. Al elegir una categoría en una línea de documento o de asiento contable, AdmCloud sabe de inmediato a qué cuenta del catálogo contable debe imputarse ese gasto, sin que el usuario tenga que buscarla y seleccionarla él mismo.
Es un catálogo simple e independiente: no depende de ninguna otra pantalla para existir. Su valor aparece cuando lo usas al capturar líneas de gasto en documentos e informes (por ejemplo, Informes de Gastos u otros documentos con líneas contables de gasto), ya que agiliza la captura y evita que gastos parecidos terminen contabilizados en cuentas distintas por error humano.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Todas las categorías registradas, ordenadas por descripción. Desde aquí abres cada una para verla o editarla, o creas una nueva. |
| Crear / Editar | Formulario simple con la descripción de la categoría, notas internas y la cuenta contable de gasto asociada. |
| Detalles | Vista de solo consulta con los datos de la categoría y accesos directos para editarla o eliminarla si tienes el permiso correspondiente. |
Cómo crear una categoría paso a paso
- Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Categorías de Gastos.
- Escribe la descripción. Es obligatoria, por ejemplo "Viáticos" o "Combustible". Debe ser distinta a la de cualquier otra categoría ya registrada.
- Elige la Cuenta contable de gasto. Es obligatoria: la cuenta que se usará para contabilizar todo lo que se registre bajo esta categoría. Una misma cuenta no puede repetirse en dos categorías distintas; si la cuenta que buscas ya está en uso por otra categoría, AdmCloud te lo indicará al guardar.
- Agrega notas (opcional) si quieres aclarar a tu equipo qué tipo de gasto debe registrarse bajo esta categoría.
- Guarda. La categoría queda disponible de inmediato para seleccionarse en las líneas de gasto de tus documentos y asientos.
Dónde se usa
- En el campo de categoría de gasto de las líneas de artículo y de las líneas contables de documentos que capturan gastos, como los Informes de Gastos.
- Como referencia para determinar automáticamente la cuenta contable de gasto que corresponde a esa línea, en lugar de tener que elegirla manualmente cada vez.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Descripción | Nombre de la categoría (por ejemplo, "Viáticos" o "Combustible"). Es obligatoria y no puede repetirse con la de otra categoría ya registrada. |
| Notas | Texto libre para aclarar el uso interno de esta categoría, visible solo dentro de esta pantalla. |
| Cuenta | Cuenta contable de gasto a la que se imputa todo lo registrado bajo esta categoría. Es obligatoria y exclusiva de esta categoría: ninguna otra categoría de gastos puede usar la misma cuenta. |
Validaciones al guardar
- Descripción requerida.
- Descripción única: no puede repetirse con la de otra categoría ya registrada.
- Cuenta contable requerida.
- Cuenta contable exclusiva: no puede estar ya asignada a otra categoría de gastos.
- No puedes eliminar una categoría si ya existen documentos o asientos con líneas registradas bajo esa categoría; el sistema te muestra la lista de documentos afectados (tipo de documento y número) para que sepas qué debes reasignar primero.
Disponibilidad, plan y módulos
- Esta pantalla forma parte del módulo de Contabilidad (GL), disponible en todos los planes de AdmCloud; no requiere activar ningún módulo adicional de la edición Enterprise.
- El acceso se controla con el permiso "Categorías de Gastos" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
Consejos y errores comunes
Define tu catálogo de categorías antes de empezar a capturar gastos. Piensa en los tipos de gasto que realmente quieres controlar por separado en tus reportes contables (viáticos, combustible, papelería, mantenimiento, etc.) y créalos todos de una vez, para que la captura sea rápida y consistente entre distintos usuarios.
¿No puedes elegir la cuenta que quieres? Es porque esa cuenta ya está asignada a otra categoría de gastos. Cada cuenta contable solo puede vincularse a una categoría; si necesitas reorganizar tu catálogo, primero cambia la cuenta de la categoría que la tiene asignada actualmente.
¿No puedes eliminar una categoría? Es porque ya hay documentos o asientos contables con líneas registradas bajo esa categoría. Reasigna esas líneas a otra categoría antes de intentar eliminarla de nuevo.
No confundas esta pantalla con el Catálogo de Cuentas Contables. Categorías de Gastos no reemplaza tu plan de cuentas: es una capa adicional, pensada para agilizar y estandarizar la captura de líneas de gasto, que siempre está atada a una única cuenta de tu catálogo contable.