Asientos Contables Estadísticos

Los Asientos Contables Estadísticos te permiten registrar cantidades o unidades (no dinero) contra tus cuentas estadísticas, para llevar un control informativo que no afecta tu contabilidad ni tus estados financieros: número de empleados, metros cuadrados, unidades producidas, horas trabajadas o cualquier otro dato de referencia que quieras poder consultar y distribuir junto a tus cifras contables.

Módulo: Contabilidad Requiere el permiso "Entradas de Diario" del grupo de usuarios

¿Qué es y para qué sirve?

A diferencia de una Entrada de Diario normal, un asiento estadístico no mueve dinero ni afecta el Estado de Situación o el Estado de Resultados: cada línea registra una cantidad (un número de unidades) contra una cuenta especial de tu catálogo marcada como cuenta estadística. Estas cuentas existen únicamente para acumular datos de referencia (por ejemplo "Empleados por departamento" o "Metros cuadrados por ubicación") que luego puedes usar para calcular indicadores, prorratear gastos entre departamentos o comparar tu operación en términos que no son monetarios.

Un uso típico es alimentar una Regla de Distribución Contable: en vez de repartir un gasto en partes iguales entre tus divisiones, la regla puede repartirlo en proporción a la cantidad registrada en una cuenta estadística (por ejemplo, el número de empleados de cada división).

Un asiento estadístico está compuesto por un encabezado (fecha, número, referencia, notas) y una o varias líneas, cada una con una cuenta estadística y una cantidad, más las dimensiones de análisis que tenga habilitadas tu plan (división, departamento, clase de artículo, ubicación o proyecto).

Pantallas del área

Pantalla	Qué hace
Listado	Lista todos tus asientos estadísticos, con filtros por rango de fechas y subsidiaria. Desde aquí creas, eliminas y generas el Reporte de asientos, y personalizas qué columnas ver y en qué orden.
Crear / Editar	El formulario del asiento: encabezado y tabla de cuentas con la columna Cantidad (en vez de Débito y Crédito), más la pestaña de archivos adjuntos.
Detalles	El asiento ya guardado en modo de solo consulta, con sus líneas ordenadas por cuenta, sus archivos adjuntos, su historial de actividad (registro de seguridad) y los botones de acción según tus permisos: crear, editar, duplicar, anular, eliminar e imprimir.
Imprimir	Versión imprimible del asiento con los datos de tu empresa, la referencia, las cuentas afectadas con sus dimensiones y su cantidad, y las notas del encabezado.

Cómo registrar un asiento estadístico paso a paso

Abre el listado de Asientos Contables Estadísticos y haz clic en Agregar.
Revisa la fecha (por defecto la de hoy) y, si tu plan tiene subsidiarias habilitadas, elige la subsidiaria a la que pertenece el asiento.
Escribe una referencia y, si lo necesitas, notas que expliquen el motivo del registro.
Agrega una línea por cada cuenta estadística que quieras actualizar y escribe la Cantidad correspondiente. Si tu plan tiene división, departamento, clase de artículo, ubicación o proyecto habilitados, indícalos en la línea cuando apliquen.
Adjunta el archivo de soporte del conteo si lo tienes (por ejemplo, el reporte de nómina del que sacaste el número de empleados).
Guarda. Si no escribiste un número, AdmCloud le asigna el siguiente número configurado automáticamente.

Campos clave del encabezado

Campo	Para qué sirve
Número	Identifica el asiento. Si lo dejas en blanco, AdmCloud lo asigna automáticamente según tu numeración configurada; una vez guardado, no se puede cambiar.
Fecha	La fecha del asiento. Determina en qué período contable se registra y no se puede guardar si ese período está cerrado para Contabilidad.
Referencia	Texto libre para identificar el asiento en el listado y en los reportes.
Subsidiaria	A qué subsidiaria pertenece el asiento. Solo aparece y es obligatoria si tu plan tiene subsidiarias habilitadas.
Tipo de Transacción	Categoría opcional para agrupar o filtrar tus asientos; no tiene efecto contable.
Notas	Descripción libre del motivo del registro.
Archivos adjuntos	Documentos de soporte del conteo (reportes, cálculos), sujeto al límite de archivos de tu edición contratada.

Campos clave de las líneas

Campo	Para qué sirve
Cuenta	La cuenta que afecta la línea. Debe ser una cuenta de tu catálogo marcada como estadística y estar activa; no puedes usar una cuenta contable normal.
Cantidad	El número de unidades que registra la línea (no es un monto de dinero). Debe ser distinto de cero para que la línea se guarde.
Notas	Descripción propia de esa línea.
División, Departamento, Clase de Artículo, Ubicación, Proyecto	Dimensiones de análisis opcionales de la línea, cada una disponible solo si tu plan o módulo Enterprise correspondiente la tiene habilitada como centro de costo o beneficio.

Validaciones al guardar

Fecha requerida y el período contable de esa fecha (y subsidiaria) debe estar abierto para Contabilidad.
Debe existir al menos una línea con cantidad distinta de cero. Un asiento sin cuentas no se puede guardar.
Cada cuenta usada debe ser de clase "Cuenta Estadística". Si intentas usar una cuenta contable normal, el guardado se rechaza con el mensaje "{Cuenta} no es una cuenta estadística y no se puede usar".
Cada cuenta usada debe estar activa; una cuenta inactiva bloquea el guardado.
No se permite repetir el mismo número de asiento (Número/DocID) en otro Asiento Contable Estadístico.
El número del asiento no se puede cambiar una vez guardado, ni al editarlo.
Las dimensiones indicadas (división, departamento, clase de artículo, ubicación, proyecto) deben estar activas; no se permite usar una anulada.
Proyecto requerido en líneas de cuentas de "obra en proceso" cuando tu plan tiene Proyectos habilitado y no se indicó ninguno.
Un asiento anulado no se puede editar ni eliminar.
Límite de archivos adjuntos según tu edición contratada.

Gestión del asiento

Desde el detalle de un asiento ya guardado puedes, según tus permisos:

Editarlo, mientras el período contable siga abierto y no esté anulado.
Duplicarlo para crear rápidamente un asiento similar, con el número en blanco y la fecha de hoy.
Anularlo (Void) en vez de eliminarlo, para conservarlo en el historial marcado como anulado.
Eliminarlo, si no tiene registros vinculados y el período sigue abierto.
Imprimirlo o consultar su historial de actividad (registro de seguridad).

Disponibilidad, planes y permisos

El acceso se controla con el permiso "Entradas de Diario" del grupo de usuarios (el mismo que usan las Entradas de Diario normales), con niveles independientes para consultar, agregar, editar, anular y eliminar.
Para poder usar esta pantalla necesitas tener al menos una cuenta estadística creada en tu Catálogo de Cuentas. Crear cuentas estadísticas requiere el módulo Financials Avanzado de la edición Enterprise.
Las columnas y campos de Subsidiaria, División, Departamento, Clase de Artículo, Ubicación y Proyecto solo aparecen si tu plan o módulo Enterprise correspondiente los tiene habilitados.

Consejos y errores comunes

💡

Usa estos asientos como base de tus Reglas de Distribución Contable. Si necesitas repartir un gasto entre divisiones o departamentos según el número de empleados, los metros cuadrados u otra medida no monetaria, registra esa medida aquí y luego configúrala como base de la regla de distribución.

⚠️

No verás estas cuentas en tus estados financieros. Al ser cuentas estadísticas, no afectan tu Estado de Situación ni tu Estado de Resultados; si necesitas ver la cantidad registrada, consúltala desde el Catálogo de Cuentas o desde el detalle de este asiento.

ℹ️

Si el selector de cuentas no muestra la que necesitas, revisa que esté creada como cuenta estadística en tu Catálogo de Cuentas; una cuenta contable normal no aparece como opción válida en este asiento.

ℹ️

Si el sistema rechaza el guardado por "el período no está abierto", revisa en Períodos Contables si el período de esa fecha ya fue cerrado; solo un administrador puede reabrirlo.