Contratos de Trabajo

¿Qué es y para qué sirve?

El Contrato de Trabajo reemplaza la necesidad de capturar el salario y los beneficios de un empleado directamente en cada nómina: los defines una sola vez en el contrato y AdmCloud los reutiliza en cada corrida mientras el contrato esté activo. Cada línea de la pestaña Conceptos corresponde a un concepto de tu catálogo de Conceptos de Beneficios y Descuentos (salario, bonos, seguro, ISR, etc.), con su cantidad, unidad y monto.

Si tu empresa maneja muchos empleados con la misma configuración de conceptos, puedes evitar repetirla contrato por contrato usando un Grupo de Contratos Laborales: seleccionas el grupo en el contrato y sus conceptos se combinan automáticamente con los del contrato individual al generar la nómina.

Si tu empresa tiene activa la Facturación de Nómina (por ejemplo, si prestas servicios de outsourcing de nómina a un cliente), el contrato permite indicar el Cliente al que se le factura el servicio, y cada línea de concepto puede llevar su propio porcentaje o cuota fija a cobrarle.

Cómo se usa

1. Abre el listado de Contratos de Trabajo. El encabezado muestra tus licencias de nómina totales, usadas y disponibles. El listado tiene tres pestañas: Activos, Terminados y Todos (incluye anulados), y puedes filtrar por fecha, empleado, subsidiaria, ubicación, moneda o tipo de nómina.
2. Pulsa Nuevo. Si tu empresa tiene subsidiarias habilitadas, se sugiere la subsidiaria por defecto; complétala junto con el Empleado, la Fecha, el Puesto, el Tipo de Nómina, la Moneda, la Ubicación, el País y el Tipo de Contrato de Trabajo (este último se oculta automáticamente si solo tienes un tipo configurado).
3. Si vas a usar un Grupo de Contratos Laborales, selecciónalo en el campo correspondiente; la moneda del contrato se completa automáticamente a partir del grupo elegido.
4. En la pestaña Conceptos, agrega al menos una línea: elige el concepto de beneficio o descuento y, si su método de cálculo es de Monto Fijo, indica la Cantidad, la Unidad y el Monto. Si el tipo de nómina es quincenal, marca si el concepto aplica a la Quincena 1, la Quincena 2 o ambas.
5. Si tu empresa factura el servicio de nómina, indica el Cliente y, por línea de concepto, el % a Facturar a Cliente, la Cuota Fija y/o el % de Comisión.
6. Si vas a generar el archivo electrónico de pagos a bancos para este empleado, completa los datos bancarios (cuenta, banco, tipo de cuenta y cuenta de pago) al final del formulario.
7. Adjunta los archivos de respaldo que necesites (por ejemplo, el contrato firmado) y guarda.
8. Desde el Detalle del contrato puedes editarlo, duplicarlo (para crear uno similar sin partir de cero), eliminarlo, anularlo, imprimirlo con una plantilla y consultar las nóminas ya generadas a partir de él. En República Dominicana, también puedes abrir el Resumen de Vacaciones por Período, que muestra los días de vacaciones ganados, tomados y disponibles por cada período del contrato.
9. Para cambiar varios contratos activos a la vez (agregar o actualizar un concepto, o cambiar el departamento o la ubicación en bloque), usa la pantalla de Actualización Masiva de Contratos (si tu proveedor la tiene habilitada): filtra los contratos a afectar y ejecuta la acción; el proceso corre en segundo plano y puedes darle seguimiento en Procesos.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Empleado, Fecha, Puesto, Tipo de Nómina, Moneda, Ubicación, País y Tipo de Contrato son obligatorios; el empleado, puesto, moneda, ubicación y país no pueden estar anulados.
• El documento debe tener al menos una línea de concepto válida; no se puede guardar en blanco.
• El porcentaje a facturar o el porcentaje de comisión de una línea de concepto no puede ser negativo.
• Si indicas un Grupo de Contrato, su subsidiaria, moneda y tipo de nómina deben coincidir exactamente con los del contrato.
• Si indicas Fecha de término, debes indicar también la Razón de terminación (y viceversa), y la Fecha de término no puede ser anterior a la Fecha del contrato.
• Si llenas el número de cuenta bancaria, la moneda de la cuenta, el banco, el tipo de cuenta y la cuenta de pago pasan a ser obligatorios; la subsidiaria de la cuenta de pago debe coincidir con la del contrato.
• Una vez guardado, no se pueden cambiar el Empleado ni la Subsidiaria del contrato.
• No se pueden cambiar la Moneda ni el Tipo de Nómina si el contrato ya tiene nóminas generadas a partir de él.
• No se puede cambiar la Fecha de inicio si el contrato tiene permisos de vacaciones registrados (el período de esos permisos depende de esa fecha).
• No se puede cambiar un Tipo de Contrato Base a otro tipo si ya existen transacciones (por ejemplo nóminas o novedades) vinculadas al contrato.
• Si tu edición no permite contratos en moneda distinta a la de la empresa, la moneda del contrato debe coincidir con la moneda de la compañía.
• Al crear un contrato nuevo, no puede excederse el número de Licencias de Empleados de Nómina contratadas en tu plan.
• No se puede eliminar un contrato mientras tenga documentos vinculados (nóminas, novedades, transacciones de ventas facturadas al empleado o entradas de horas masivas); primero hay que desvincular o eliminar esos documentos.

Disponibilidad

• Esta función requiere el plan Premium Plus Nómina o superior, o el plan Enterprise con el módulo de Nómina activo; si no está disponible, la pantalla muestra el mensaje de función no disponible para esta edición.
• Requiere el permiso "Contratos de Trabajo" de Nómina en tu grupo de usuarios (con nivel de agregar, editar, eliminar o anular según la acción).
• El campo Subsidiaria solo es obligatorio si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas.
• El campo Grupo de Contrato solo aparece si tu empresa tiene activos los Grupos de Contratos Laborales.
• Los campos y columnas relacionados a facturación (Cliente, No Considerar para Cotizaciones, % a Facturar a Cliente, Cuota Fija, % de Comisión) solo aparecen con la Facturación de Nómina activa, y en ese caso el Cliente pasa a ser obligatorio.
• La Actualización Masiva de Contratos requiere, además del permiso de Contratos de Trabajo, el permiso adicional de "Actualización Masiva de Contratos de Trabajo" de Nómina, y que tu proveedor tenga habilitada esta función.
• El Resumen de Vacaciones por Período solo está disponible para empresas configuradas en República Dominicana, ya que se basa en el cálculo de días de vacaciones ganados según la legislación laboral dominicana.
• Si tu empresa usa campos personalizados de transacciones de nómina, solo los marcados como visibles en Contratos de Trabajo aparecen en esta pantalla.

Consejos y errores comunes