Subsidiarias
Las Subsidiarias te permiten dividir tu empresa en varias unidades legales u operativas independientes dentro de una misma base de datos de AdmCloud: por ejemplo, una casa matriz y sus sucursales en otro país, o varias razones sociales que comparten el mismo sistema. Cada subsidiaria tiene su propio país, moneda, identificación fiscal, cuentas contables, formatos de impresión y, si lo necesitas, su propio servidor de correo.
Toda empresa en AdmCloud arranca con una subsidiaria llamada "Principal" creada automáticamente. Si tu negocio opera con una sola razón social, puedes ignorar por completo este módulo: solo se vuelve relevante cuando necesitas administrar más de una.
¿Qué es y para qué sirve?
Una subsidiaria es la unidad de negocio más alta dentro de AdmCloud: por encima de las Ubicaciones (bodegas o puntos de venta) y de las Divisiones o Departamentos. Sirve para separar, dentro de la misma empresa, operaciones que necesitan su propia moneda funcional, su propio país (y por tanto su propio comprobante fiscal), sus propias cuentas contables de ventas, inventario e impuestos, y hasta su propio logo y formatos de impresión en facturas y reportes.
Casi todas las transacciones del sistema (facturas, pagos, asientos, viajes, oportunidades, etc.) y muchos catálogos (ubicaciones, cuentas contables, puntos de emisión, grupos de usuario) quedan vinculados a una subsidiaria específica, lo que te permite filtrar reportes, restringir el acceso de un usuario a solo su subsidiaria, y llevar contabilidad separada por unidad de negocio sin necesidad de contratar una base de datos distinta para cada una.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Muestra todas tus subsidiarias con su país, moneda y estado (activa/inactiva), junto con la cantidad de subsidiarias que tienes contratadas. Desde aquí agregas una nueva o entras a editar una existente. |
| Nueva subsidiaria / Editar subsidiaria | Formulario completo dividido en secciones: datos generales, información fiscal, cuentas contables por defecto, conceptos de nómina, formatos de impresión y servidor de correo personalizado. También permite agregar campos personalizados si tu plan lo incluye. |
| Detalles | Vista de solo consulta con toda la configuración de la subsidiaria, incluyendo su logo, y accesos directos para editarla o eliminarla. |
Cómo crear y configurar una subsidiaria
- Entra al módulo de Subsidiarias y pulsa Agregar. Si tu plan no permite más de una subsidiaria, el botón no aparecerá o el sistema te avisará al intentar guardar.
- Completa los datos generales: nombre, dirección, teléfonos, identificación fiscal, y sobre todo el país y la moneda de la subsidiaria, ya que ambos son obligatorios y la moneda no podrá cambiarse una vez guardada.
- En la sección Fiscal, confirma el primer mes de tu año fiscal si es distinto de enero.
- En la sección Contabilidad, asigna las cuentas contables por defecto que usará esta subsidiaria (ventas, costo de ventas, inventario, impuestos, ajustes, promociones, entre otras). Si dejas una en blanco, AdmCloud usará la configuración general de la empresa.
- Si pagas nómina, completa la sección Nómina con los conceptos usados para el salario de navidad, la bonificación y el salario 14, según aplique en tu país.
- En Formatos de Impresión, elige el formato nativo de tus documentos y, si lo necesitas, asigna una plantilla HTML personalizada distinta por cada tipo de documento (factura, cotización, recibo, etc.) solo para esta subsidiaria.
- Si esta subsidiaria debe enviar sus correos desde un servidor distinto al de tu empresa, activa Servidor de Correo Personalizado en la última sección, completa el host, puerto, usuario y contraseña, y usa el botón de envío de prueba para confirmar que funciona antes de guardar.
- Pulsa Guardar. Para eliminar una subsidiaria más adelante, entra a sus Detalles y usa el botón de eliminar; solo será posible si no tiene ninguna información dependiente (ver Validaciones).
Capacidades principales
- Separación contable y fiscal completa: cada subsidiaria puede tener su propio país, moneda funcional, identificación fiscal y juego de cuentas contables por defecto.
- Jerarquía de subsidiarias (opcional): si tu empresa tiene esta función activada, puedes marcar una subsidiaria como "de consolidación" y asignarle subsidiarias hijas, útil para ver reportes consolidados de un grupo de sucursales o filiales.
- Formatos e identidad visual propios: logo, formato de impresión nativo y plantillas HTML personalizadas por tipo de documento, distintas para cada subsidiaria.
- Servidor de correo propio: cada subsidiaria puede enviar sus correos (cotizaciones, facturas, estados de cuenta) desde su propio servidor SMTP en lugar del de la empresa.
- Portal de clientes por subsidiaria: puedes habilitar o no el acceso al portal de clientes de forma independiente para cada subsidiaria.
- Módulo WMS por subsidiaria: si tu plan incluye el Sistema de Gestión de Almacenes (WMS), puedes activarlo subsidiaria por subsidiaria.
- Campos personalizados: agrega tus propios campos al formulario de subsidiarias si tu plan lo permite, directamente desde el botón "Crear Campo" en el formulario.
- Deshabilitar o marcar como solo lectura una subsidiaria sin borrarla, para dejar de mostrarla al iniciar sesión o impedir nuevas transacciones en ella, conservando su historial.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | Razón social o nombre visible de la subsidiaria. Obligatorio y único: no puede repetirse entre subsidiarias. |
| País y Moneda | Definen el marco fiscal y la moneda funcional de la subsidiaria. Ambos son obligatorios; la moneda no se puede cambiar después de creada la subsidiaria. |
| Identificación fiscal | RNC, RUC o ID fiscal equivalente de esta subsidiaria, usado en sus comprobantes. |
| Subsidiaria de consolidación / Subsidiaria padre | Solo visibles si tu empresa tiene activada la función de Jerarquía de Subsidiarias; agrupan varias subsidiarias bajo una "matriz" de consolidación. |
| Logo | Imagen que se imprime en los documentos y reportes generados por esta subsidiaria. También se muestra junto al nombre en todos los selectores de subsidiaria de la aplicación, para distinguirlas de un vistazo. |
| Primer mes del año fiscal | Mes en que inicia el año fiscal de la subsidiaria (1 a 12); si no se indica, se asume enero. |
| Cuentas contables por defecto | Cuenta de ventas, costo de ventas, descuentos, devoluciones, impuestos, inventario, ajustes, promociones, redondeo, diferencia cambiaria, retenciones, producción, mantenimiento y depreciación de activos fijos, entre otras; se usan como sugerencia automática al transaccionar en esta subsidiaria. |
| Conceptos de nómina (salario de navidad, bonificación, salario 14) | Vinculan los cálculos automáticos de nómina de ley con el concepto configurado en Beneficios y Descuentos. |
| Formato de impresión nativo | Numeración del formato visual (1 en adelante) usado por defecto en los documentos de esta subsidiaria; la cantidad de formatos disponibles depende de si tu empresa tiene habilitados los formatos modernos. |
| Plantillas personalizadas por documento | Permiten asignar una plantilla HTML propia (creada en Plantillas HTML) a un tipo de documento específico, solo para esta subsidiaria. |
| Servidor de correo personalizado (host, puerto, usuario, contraseña) | Configura el envío de correos de esta subsidiaria desde tu propio servidor SMTP en lugar del servidor genérico de AdmCloud; incluye un botón para enviar un correo de prueba. |
| Portal de clientes | Habilita o no el acceso de los clientes de esta subsidiaria al portal de autoservicio. |
| Filtrar artículos y clientes por subsidiaria | Si está activo, solo se muestran a los usuarios de esta subsidiaria los artículos y clientes asignados a ella. |
| Módulo WMS | Activa el Sistema de Gestión de Almacenes para esta subsidiaria; solo visible si tu plan lo incluye. |
| Activa / Inactiva | Una subsidiaria inactiva deja de mostrarse como opción al iniciar sesión, pero conserva su historial. |
| Solo lectura | Si está activo, no se permite crear, editar, eliminar ni anular documentos en esta subsidiaria. |
Validaciones al guardar
- El nombre es obligatorio y debe ser único entre todas las subsidiarias de la empresa.
- El país y la moneda son obligatorios.
- La moneda no se puede cambiar una vez creada la subsidiaria.
- El primer mes del año fiscal debe estar entre 1 y 12; si no se indica, se asume enero.
- Una subsidiaria no puede ser su propia subsidiaria padre.
- Solo una subsidiaria marcada como "de consolidación" puede usarse como subsidiaria padre, y una subsidiaria de consolidación no puede tener, a su vez, una subsidiaria padre.
- Las cuentas contables que asignes deben estar disponibles para esta subsidiaria: si una cuenta contable está restringida a otra subsidiaria específica, AdmCloud rechazará su uso aquí.
- No se puede cambiar el país de una subsidiaria que ya emitió comprobantes fiscales (NCF) en empresas con esta validación activa.
- No se puede crear o mantener más subsidiarias activas que las contratadas en tu plan; si alcanzas el límite, el sistema bloquea el guardado hasta que contrates subsidiarias adicionales.
Disponibilidad, permisos y condiciones
- El acceso a este módulo se controla con el permiso "Configuración del Sistema" (SA_CONFIG) de tu grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar y editar.
- Toda empresa incluye, sin costo adicional, una subsidiaria (la "Principal") en cualquier plan.
- Tener más de una subsidiaria activa requiere el plan Enterprise, contratando la cantidad de subsidiarias adicionales que necesites; cada subsidiaria adicional tiene un costo mensual propio.
- La Jerarquía de Subsidiarias (campos de subsidiaria padre y de consolidación) solo aparece si tu empresa tiene esta función habilitada.
- El campo Módulo WMS solo aparece si tu plan incluye el Sistema de Gestión de Almacenes.
- El botón para agregar campos personalizados desde el formulario solo aparece si tu plan incluye personalización de campos.
- La cantidad de formatos de impresión nativos disponibles (4 u 8) depende de si tu empresa tiene habilitados los formatos de impresión modernos.
Consejos y errores comunes
¿Vas a operar en un segundo país o con otra razón social? Crea una subsidiaria nueva en lugar de intentar manejar ambas operaciones dentro de la misma: así cada una llevará su propia moneda, comprobantes fiscales y cuentas contables sin mezclarse.
¿AdmCloud no te deja guardar una nueva subsidiaria? Revisa cuántas subsidiarias tienes contratadas en tu plan (se muestra en el Listado, junto al total permitido); necesitarás contratar una subsidiaria adicional para poder agregarla.
¿No puedes eliminar una subsidiaria? AdmCloud lo bloquea si todavía tiene transacciones, empleados, clientes o proveedores, departamentos, divisiones, clases de artículo, ubicaciones, cuentas contables, puntos de emisión, roles de usuario, viajes o subsidiarias hijas asociadas. En ese caso, es más seguro desactivarla (marcarla como Inactiva) en lugar de intentar borrarla.
¿Quieres cambiar la moneda de una subsidiaria? No es posible una vez creada; en su lugar, crea una subsidiaria nueva con la moneda correcta y traslada las operaciones futuras hacia ella.