Gráficas
Las Gráficas son las vistas visuales, de solo consulta, de tus principales indicadores del negocio: ventas, cuentas por cobrar y por pagar, cobros, oportunidades del CRM, solicitudes de servicio, horas facturables y el comportamiento mensual de una cuenta contable. Te ayudan a detectar tendencias y problemas de un vistazo, sin tener que armar un reporte.
¿Qué son y para qué sirven?
Cada gráfica resume, en un tipo de gráfico distinto (línea, barra, barra horizontal o pastel), la información de un área del sistema durante los últimos meses o el año en curso. No tienen formularios ni botones de captura: son una fotografía de tus datos para que los interpretes rápido.
Llegas a ellas de dos formas:
- Desde el Inicio (Dashboard): cada panel del Inicio muestra una versión reducida de la gráfica; al ampliarla se abre la versión completa en pantalla, con los mismos filtros que tengas configurados en ese panel.
- Desde el Catálogo de Cuentas Contables: al abrir el detalle de una cuenta, hay un enlace para ver su gráfica de Balance (cuentas de balance, como Activo, Pasivo o Patrimonio) o de Movimiento (cuentas de resultados, como Ingresos o Gastos).
Cómo se usan
- Ábrela desde el Inicio o desde una cuenta contable. No hay un menú dedicado a las gráficas: siempre se llega a ellas ampliando un panel del Dashboard o desde el detalle de una cuenta.
- Interpreta el gráfico. Pasa el mouse sobre una barra, línea o porción del pastel para ver el valor exacto y, en varias gráficas, la diferencia y variación porcentual contra el período anterior.
- Ajusta los filtros si están disponibles. Las gráficas de Balance de Cuenta y Movimiento de Cuenta muestran, arriba del gráfico, filtros de Sucursal, Ubicación, Departamento, Clase de Artículo y División; cámbialos y presiona Actualizar para recalcular la gráfica con esas dimensiones.
- Imprímela si la necesitas en papel. Las gráficas de cuenta contable están preparadas para impresión: al imprimir, los filtros y el botón Actualizar se ocultan automáticamente y solo queda el gráfico.
Gráficas disponibles
Estas son las gráficas de este grupo, con lo que muestra cada una:
| Gráfica | Tipo | Qué muestra |
|---|---|---|
| Ventas | Línea | El total vendido cada mes del año en curso, comparado contra el mismo mes del año anterior, con la diferencia y variación porcentual. |
| Cuentas por Cobrar | Pastel | El saldo pendiente de tus clientes distribuido por antigüedad de saldo: 0-30, 31-60, 61-90 y más de 90 días. |
| Cuentas por Pagar | Pastel | El saldo pendiente con tus proveedores distribuido por antigüedad de saldo, con los mismos rangos de días. |
| Cobros Mensuales | Línea/Barra apilada | El monto cobrado a clientes cada mes del año en curso, desglosado por vendedor. |
| Oportunidades por Etapa | Barra horizontal apilada | El valor de tus oportunidades de venta abiertas en el CRM, agrupado por etapa del embudo de ventas y por vendedor. |
| Solicitudes por Técnico | Barra horizontal | La cantidad de solicitudes de servicio pendientes por técnico, separando las que están en garantía de las facturables. |
| Horas Facturables Mensuales | Barra apilada | Las horas facturables registradas en tus órdenes de servicio, mes a mes. |
| Ventas por Cliente | Barra horizontal | Tus 10 clientes con mayor monto de ventas en el año en curso. |
| Ventas por Artículo | Barra horizontal | Tus 10 artículos con mayor monto de ventas en el año en curso. |
| Ventas por Vendedor | Barra horizontal | El total vendido por cada vendedor en el año en curso. |
| Balance de Cuenta | Línea | El saldo acumulado, mes a mes, de una cuenta de balance (Activo, Pasivo o Patrimonio). Se abre desde el detalle de esa cuenta contable. |
| Movimiento de Cuenta | Línea | El movimiento del mes (no acumulado), mes a mes, de una cuenta de resultados (Ingreso o Gasto). Se abre desde el detalle de esa cuenta contable. |
Filtros y actualización
La mayoría de estas gráficas se calculan con los filtros que ya tengas configurados en el panel del Inicio del que provienen (por ejemplo, sucursal, vendedor, territorio o clase de cliente), y no exponen controles propios en la vista ampliada. Las excepciones son Balance de Cuenta y Movimiento de Cuenta, que sí muestran sus propios filtros:
| Filtro | Para qué sirve |
|---|---|
| Sucursal | Limita el saldo o movimiento a una sola sucursal, si tu plan tiene sucursales habilitadas. |
| Ubicación | Limita el resultado a una ubicación/almacén específico. |
| Departamento | Limita el resultado a un departamento (dimensión de contabilidad por centro de costo). |
| Clase de Artículo | Limita el resultado a una clase de artículo específica. |
| División | Limita el resultado a una división de la empresa. |
Los resultados de estas gráficas se guardan en caché por un tiempo corto para que carguen rápido. Si acabas de registrar una transacción y la gráfica todavía no la refleja, presiona Actualizar (en Balance/Movimiento de Cuenta) o vuelve a entrar a la pantalla (en las demás) para forzar el recálculo.
Disponibilidad y condiciones
- Cualquier usuario con sesión iniciada puede ver estas gráficas; no requieren un permiso especial adicional.
- Cada gráfica respeta automáticamente las restricciones de tu sesión: si tu usuario está limitado a una sucursal, ubicación o a tus propias ventas como vendedor, la gráfica solo calculará con esos datos.
- Las gráficas de Oportunidades, Solicitudes de Servicio y Horas Facturables solo mostrarán datos reales si usas el CRM o el módulo de Servicio/Órdenes de Trabajo; de lo contrario aparecerán vacías o sin actividad.
- El filtro de Sucursal solo aparece si tu plan tiene habilitadas las sucursales múltiples.
Consejos y errores comunes
¿Ves una gráfica con números que no coinciden con tus datos reales? Si tu empresa todavía no tiene transacciones registradas, AdmCloud muestra datos de ejemplo generados al azar para que veas cómo se vería la gráfica una vez que empieces a operar. En cuanto registres tu primera transacción real de esa área, la gráfica de ejemplo desaparece.
¿Elegiste una cuenta que es de resultados pero esperabas ver un saldo acumulado (o al revés)? El sistema decide automáticamente si abrir el Balance o el Movimiento según el tipo de la cuenta contable. Si el comportamiento no es el esperado, revisa la clasificación de esa cuenta en el Catálogo de Cuentas.
Estas gráficas son de solo lectura: para modificar los datos que representan (una factura, un cobro, una oportunidad, etc.) debes ir a la pantalla de esa transacción, no a la gráfica.