Notas de Crédito a Clientes

¿Qué es y para qué sirve?

Cada nota de crédito reduce el saldo por cobrar de un cliente. Puedes crearla de forma independiente o, lo más común, generarla a partir de otro documento: una factura a crédito, un recibo de contado, o una autorización de devolución de mercancía (RA) del cliente. Cuando la nota de crédito indica qué factura afecta, el sistema puede aplicarla automáticamente contra el saldo de esa factura, reduciéndolo de inmediato.

Cuando la nota de crédito no proviene de una autorización de devolución ya aprobada, el sistema devuelve la mercancía al inventario y revierte el costo de venta de cada artículo con existencia. Si en cambio proviene de una devolución ya aprobada, el movimiento de inventario se maneja en esa devolución y la nota de crédito solo afecta el saldo del cliente y la contabilidad. En ambos casos, al guardar se genera el asiento contable en el mayor general (si tu compañía usa el módulo de Contabilidad): débito a la cuenta de devoluciones de venta y crédito a la cuenta del cliente, con las reversiones de impuestos, retenciones e inventario que correspondan.

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Cómo registrar una nota de crédito paso a paso

1. Abre el listado y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de notas de crédito; si no ves el botón, pide acceso a tu administrador.
2. Elige cómo la vas a generar. Puedes empezar en blanco, o abrirla desde el botón correspondiente en el detalle de una factura a crédito, un recibo de contado o una autorización de devolución del cliente; en estos tres casos el sistema copia automáticamente el cliente, la moneda, la subsidiaria/ubicación y las líneas de artículos pendientes de acreditar.
3. Selecciona el cliente (si empezaste en blanco) y, si corresponde, la factura afectada. Indicar la factura afectada permite aplicar la nota directamente contra su saldo.
4. Completa las líneas de artículos o servicios a acreditar, con cantidad, precio y descuento. Si la nota no proviene de una devolución ya aprobada, estas líneas regresan la mercancía al inventario.
5. Completa los datos fiscales cuando tu país use comprobantes fiscales (NCF) para este documento.
6. Guarda, o usa Guardar y aplicar crédito si tu compañía activó la aplicación automática y la nota tiene una factura afectada: el sistema valida los datos, guarda el documento y, si aplica, la firma electrónicamente y la aplica de inmediato contra la factura.

Campos clave

Validaciones al guardar

• Cliente requerido, no anulado; si es un prospecto, se convierte automáticamente en cliente.
• Período contable abierto para la fecha de la nota.
• Tasa de cambio mayor que cero y consistente con la moneda funcional de la compañía.
• Ubicación y subsidiaria consistentes entre sí.
• Al menos una línea de artículo o servicio, con descuento entre 0% y 100% y sin mezclar líneas vacías con líneas con cantidad/precio.
• Factura afectada válida cuando se indica: debe existir, no estar anulada, y ser del mismo cliente, subsidiaria y moneda que la nota. Si tu compañía lo exige, los artículos de la nota deben existir también en esa factura.
• Una sola nota de crédito vigente por factura, si tu compañía tiene activada esa restricción (no se puede aplicar una segunda nota mientras la primera no esté anulada).
• Saldo suficiente en la factura afectada para la aplicación automática, si tu compañía valida el saldo de la factura al aplicar créditos.
• Cantidad acreditada no mayor a lo pendiente, cuando la nota proviene de una autorización de devolución.
• Comprobante fiscal (NCF) único y numeración automática configurada, cuando tu país lo requiere; no se puede repetir frente a facturas, notas de débito, devoluciones o recibos de la misma subsidiaria.
• Notas y factura afectada obligatorias en Ecuador y Guatemala (Ecuador exige además el tipo de transacción).
• Máximo de líneas por documento.

Gestión del documento

Desde el detalle de una nota ya guardada puedes, según tus permisos:

• Aplicarla contra la factura afectada, si aún no se aplicó automáticamente al guardar.
• Anularla, indicando un motivo de anulación; una nota anulada no puede volver a editarse, y no se puede anular si todavía tiene documentos vigentes aplicados a ella.
• Eliminarla, si todavía no tiene comprobante fiscal firmado electrónicamente y no tiene registros vigentes vinculados.
• Duplicarla para crear una nueva nota a partir de sus datos.
• Imprimir, enviar por correo o compartir un enlace público de la nota, incluso por WhatsApp.
• Consultar el asiento contable asociado, si tu compañía usa el módulo de Contabilidad.
• Firmarla electrónicamente, en los países donde la nota de crédito es un comprobante fiscal firmable.

Funciones adicionales según tu configuración

• Guardar y aplicar crédito: si tu compañía activó la aplicación automática de crédito, el botón de guardar ofrece la opción de firmar (si aplica) y aplicar la nota contra la factura afectada en un solo paso.
• Ver el saldo de la factura afectada: muestra junto al campo de factura afectada su saldo pendiente, si tu compañía activó esta ayuda visual.
• Motivos de modificación de factura: agrega el campo de motivo cuando tu compañía lo tiene activado.
• División en las líneas: columna de división en artículos y en el asiento contable, según los módulos y funciones que tenga activos tu compañía.
• Territorio de ventas: filtro adicional en reportes e impresión masiva, si tu compañía lo tiene activo.
• Vendedores múltiples: pestaña de vendedores en el formulario, si tu compañía usa esa función.
• Generación por lote desde facturas de promoción: disponible solo en el plan Enterprise con el módulo correspondiente activo y la función habilitada; permite revertir en bloque facturas de suscripción sin nota vigente.
• Descuento por pronto pago: algunas compañías generan automáticamente una nota de crédito de un solo renglón para aplicar un descuento por pago anticipado sobre una factura, disponible en el plan Enterprise con el módulo correspondiente activo.
• Impresión masiva: disponible en el plan Enterprise y para usuarios de tipo Partner, o si tu administrador activó la función.
• Facturación electrónica: en países donde la nota de crédito es firmable, el listado muestra la pestaña de documentos pendientes de firmar y el detalle permite firmarla; no se puede anular ni eliminar una nota ya firmada o vencer sus reglas de anulación fiscal.

Disponibilidad y permisos

• El acceso se controla con el permiso "Notas de Créditos de Clientes" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
• Reimprimir un documento ya impreso, o usar la impresión masiva, requiere el permiso adicional de reimpresión de notas de crédito.
• Cambiar el vendedor o la secuencia fiscal de la nota requiere permisos de edición aparte, separados del permiso general.
• Disponible en todos los planes de AdmCloud, desde el plan Billing en adelante. En el plan Enterprise, requiere tener activo el módulo de Ventas.
• Con subsidiarias habilitadas, cada nota queda asociada a una subsidiaria.
• El campo de secuencia fiscal / NCF solo aparece si tu país maneja comprobantes fiscales para este documento.
• La generación por lote desde facturas de promoción y la impresión masiva por función adicional solo están disponibles en el plan Enterprise, con la función activada por tu administrador.

Consejos y errores comunes