Asignación de Activos a Empleados
La Asignación de Activos es el documento con el que registras qué activo fijo (un equipo, herramienta, vehículo, teléfono, laptop, etc.) le entregaste a un empleado y en qué fecha. Te permite saber en todo momento quién tiene cada activo de la empresa a su cargo y generar una constancia imprimible que ambas partes pueden firmar.
¿Qué es y para qué sirve?
Cuando tu empresa le entrega a un empleado un activo fijo para que lo use en su trabajo, es importante dejar constancia de esa entrega: qué activo es, a quién se le entregó y desde cuándo. Para eso existe la Asignación de Activos: un documento simple que vincula un activo fijo con un empleado en una fecha determinada.
Esto te sirve para mantener la trazabilidad de los activos de la empresa (saber en todo momento quién tiene cada equipo bajo su responsabilidad), facilitar auditorías internas, y contar con un documento imprimible que el empleado puede firmar como constancia de que recibió el activo.
No reemplaza el registro del activo fijo en sí (eso se hace en el módulo de Activos Fijos), sino que documenta el movimiento de "quién lo tiene" a lo largo del tiempo: si el activo cambia de responsable, simplemente creas una nueva asignación con el nuevo empleado y la nueva fecha.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Lista todas las asignaciones de activos registradas, con filtros por empleado, subsidiaria y rango de fechas. Puedes personalizar las columnas visibles (número, fecha, empleado, departamento, activo fijo, subsidiaria, referencia, notas) y guardar tu propia configuración. Desde aquí creas nuevos registros y eliminas los existentes. |
| Crear / Editar | El formulario de la asignación: empleado, activo fijo, fecha, número de documento, referencia, notas y, si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas, la subsidiaria correspondiente. Permite adjuntar un archivo de soporte (por ejemplo, una foto del activo o un acta firmada). |
| Detalles | La misma asignación en modo de solo consulta, con su historial de actividades y los botones de acción disponibles según tus permisos: editar, duplicar, eliminar, anular e imprimir. |
| Imprimir | Un formato listo para imprimir, con los datos de tu empresa, los datos de contacto del empleado, el número de documento, el nombre del activo fijo asignado, las observaciones y espacios de firma tanto para la empresa como para el empleado. |
Cómo registrarla paso a paso
- Abre el listado de Asset Allocation y pulsa Nuevo. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso correspondiente.
- Selecciona el empleado que va a recibir el activo. Es obligatorio y debe ser un empleado activo (no anulado).
- Selecciona el activo fijo que se está entregando. También es obligatorio y debe ser un activo activo (no anulado).
- Revisa la fecha de la asignación; por defecto se completa con la fecha de hoy. AdmCloud numera el documento automáticamente si no escribes un número.
- Si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas, selecciona a cuál pertenece la asignación. Una vez guardada, la subsidiaria no se puede cambiar.
- Agrega una referencia o notas si necesitas dejar información adicional (por ejemplo, el estado del activo al momento de la entrega).
- Adjunta un archivo de soporte si lo necesitas.
- Guarda. El sistema valida los datos y crea el registro. Luego puedes imprimirlo desde la pantalla de Detalles para que el empleado lo firme.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Número | Identificador del documento. AdmCloud lo asigna automáticamente si lo dejas en blanco. |
| Fecha | Fecha en la que se hizo (o se registra) la entrega del activo al empleado. |
| Empleado | A quién se le asigna el activo. Es obligatorio y debe estar activo. |
| Activo Fijo | Qué activo se está asignando. Es obligatorio y debe estar activo. |
| Departamento | Se muestra automáticamente según el departamento registrado en la ficha del empleado; no se captura manualmente. |
| Subsidiaria | A qué subsidiaria pertenece la asignación; solo aparece si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas. Obligatoria en ese caso, y no se puede modificar después de guardar. |
| Referencia | Texto libre para anotar información adicional sobre la entrega. |
| Notas / Observaciones | Comentarios más extensos sobre la asignación, por ejemplo el estado del activo al momento de entregarlo. Aparecen impresos en la constancia. |
| Archivo adjunto | Documento de soporte de la entrega, sujeto al límite de la edición contratada. |
Validaciones al guardar
- Empleado obligatorio. No se puede guardar una asignación sin indicar a quién se le entrega el activo.
- Activo fijo obligatorio. No se puede guardar una asignación sin indicar qué activo se entrega.
- Empleado activo. Si el empleado está anulado, el sistema rechaza el guardado.
- Activo fijo activo. Si el activo fijo está anulado, el sistema rechaza el guardado.
- Subsidiaria coherente. Si tu compañía tiene subsidiarias habilitadas, la asignación debe pertenecer a una subsidiaria a la que tengas acceso y que no esté en modo de solo lectura.
- Número de documento sin duplicar. Si escribes un número manualmente, no puede coincidir con el de otra asignación ya existente.
- Al editar: no se permite modificar una asignación que ya está anulada, ni cambiar la subsidiaria original del documento.
Gestión del documento
Desde el detalle de una asignación ya guardada puedes, según tus permisos:
- Editarla, mientras no esté anulada, o duplicarla para crear una nueva a partir de sus datos (útil si vas a registrar varias entregas similares).
- Eliminarla, si ya no la necesitas.
- Anularla, si tienes el permiso de nivel superior requerido para anular documentos; una asignación anulada no puede volver a editarse.
- Imprimirla, para obtener la constancia con espacio de firma de la empresa y del empleado.
Funciones adicionales según tu configuración
- Personalización de columnas: en el listado puedes elegir, ordenar y guardar qué columnas ver.
- Campos personalizados: si tu compañía agregó campos propios marcados como visibles en asignaciones de activos, aparecen en el formulario.
- Registro de auditoría: AdmCloud guarda quién creó o modificó cada asignación; si tu compañía tiene activo el rastreo detallado de cambios, también registra qué campos específicos se modificaron.
Disponibilidad y permisos
- El acceso se controla con el permiso "Asset Allocation" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
- Requiere que tu empresa tenga activo el módulo de Recursos Humanos.
- Para poder seleccionar un activo, tu compañía debe tener registrados activos fijos en el módulo de Activos Fijos.
- Con subsidiarias habilitadas, cada asignación queda asociada a una subsidiaria y se filtra por ella en el listado.
Consejos y errores comunes
Usa las notas para dejar constancia del estado del activo. Si el activo tiene algún detalle (un golpe, un accesorio faltante, etc.) al momento de entregarlo, anótalo en las notas: te evitará discusiones al momento de que el empleado lo devuelva.
Si el activo cambia de empleado, crea una nueva asignación en lugar de editar la anterior. Así conservas el historial completo de quién tuvo el activo en cada momento.
¿No aparece el activo que buscas en la lista? Verifica que el activo fijo esté registrado y activo (no anulado) en el módulo de Activos Fijos.