Reclasificación de Documentos

¿Qué es y para qué sirve?

Cuando registras una Factura de Proveedor a Crédito, un Gasto, una Nota de Crédito o Débito a Proveedores, o un Pago a Cuentas, cada línea queda contabilizada contra una cuenta del Catálogo de Cuentas y, si tu plan lo tiene habilitado, contra una Clase de Artículo, Ubicación, Departamento o División. Si más adelante te das cuenta de que una línea quedó en la cuenta o el centro de costo equivocado, no necesitas anular ni recrear el documento completo: la pantalla de Reclasificar te deja corregir directamente esos campos, línea por línea o en bloque para muchos documentos a la vez, y AdmCloud vuelve a generar el asiento contable con los valores corregidos.

Esta pantalla solo afecta documentos de Compras (Facturas de Proveedor a Crédito, Notas de Crédito y Débito a Proveedores, Gastos) y Pagos a Cuentas. No incluye documentos de Ventas ni Entradas de Diario manuales, que tienen su propia edición desde su propio detalle.

Cómo se usa

1. Filtra los documentos que quieres revisar: rango de fechas, subsidiaria (si tu plan la tiene habilitada), proveedor, cuenta contable, número de documento, comprobante fiscal (NCF) o referencia. Haz clic en el botón de refrescar para aplicar el filtro. Por ahora la pantalla solo muestra los primeros 100 documentos que cumplan el filtro; si no ves el que buscas, acota más la búsqueda.
2. Para corregir una sola línea, cambia directamente en la tabla el valor del combo de Cuenta, Clase de Artículo, Ubicación, Departamento o División de esa fila. El cambio se guarda solo, sin necesidad de un botón "Guardar": en cuanto seleccionas el nuevo valor, AdmCloud lo envía al servidor y regenera el asiento contable de ese documento.
3. Para corregir muchas líneas a la vez, marca la casilla de cada fila que quieras afectar (o la casilla del encabezado para marcar todas las visibles) y haz clic en el botón de Asignar a Todos correspondiente a la cuenta o al centro de costo que quieres cambiar. En la ventana que se abre, elige el valor que se asignará a todas las líneas marcadas y haz clic en Aplicar.
4. Sigue el progreso del lote en la barra que aparece en la ventana: procesa las líneas marcadas una por una y puedes Cancelar en cualquier momento para detener las que aún no se hayan procesado. Al terminar, la tabla resalta en verde las líneas que se actualizaron correctamente y en rojo las que fallaron (con el motivo del error visible al pasar el mouse sobre la fila), para que las corrijas y vuelvas a intentarlo si hace falta.

Capacidades principales

• Filtro por rango de fechas, subsidiaria, proveedor, cuenta contable, número de documento, comprobante fiscal (NCF) y referencia.
• Corrección individual e inmediata de la cuenta contable de cada línea, con autocompletado agrupado por clase de cuenta (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Costo, Gasto, etc.).
• Corrección individual e inmediata de las dimensiones de análisis habilitadas en tu plan: Clase de Artículo, Ubicación, Departamento y División.
• Asignación masiva: selecciona muchas líneas y aplícales de una vez el mismo valor de cuenta o de una dimensión, con una barra de progreso y la posibilidad de cancelar el lote a mitad de proceso.
• Resultado visual inmediato por fila (verde para éxito, rojo para error) tanto en la corrección individual como en la masiva, sin necesidad de recargar toda la pantalla.
• Regeneración automática del asiento contable del documento cada vez que cambias una cuenta o dimensión, para que la contabilidad quede siempre alineada con lo que ves en pantalla.
• Enlaces directos desde la tabla al documento original, al proveedor, al artículo, a la cuenta y a la moneda, para consultar el contexto completo sin salir de la pantalla.
• En los Informes de Gasto, la columna de proveedor muestra también el empleado que reportó el gasto, con enlace directo a su ficha.

Campos clave

Validaciones al guardar

• El documento no puede estar anulado. No se puede reclasificar una línea de un documento anulado.
• El período contable de la fecha del documento debe estar abierto. Si el período ya se cerró, AdmCloud rechaza el cambio.
• La cuenta, Clase de Artículo, Ubicación, Departamento o División que elijas deben existir y ser válidas; si el valor no existe, la operación se rechaza.
• No se puede reclasificar una línea cuya cuenta ya quedó conciliada en una Conciliación Bancaria: primero debes deshacer la conciliación desde esa pantalla.
• Si el cambio hace que una cuenta presupuestada supere su límite configurado, el guardado se bloquea con el mensaje correspondiente (requiere el módulo de Presupuesto).
• Cada cambio, exitoso o fallido, se registra en el historial de actividad (registro de seguridad) del documento afectado.

Disponibilidad, planes y permisos

• El acceso a esta pantalla se controla con el permiso "Diario Contable" del grupo de usuarios; además, cada tipo de documento valida por separado el permiso de edición correspondiente (Facturas de Proveedor a Crédito, Notas de Crédito y Débito a Proveedores, Gastos o Pagos a Cuentas).
• La reclasificación de Cuenta está disponible en cualquier plan con el módulo de Contabilidad activo.
• La reclasificación de Clase de Artículo requiere el plan Standard o superior (o Enterprise con ese módulo activo).
• La reclasificación de Ubicación, Departamento y División requiere el plan Premium o superior (o Enterprise con esos módulos activos).
• La columna y el filtro de Subsidiaria solo aparecen si tu plan tiene más de una subsidiaria habilitada; la columna de Comprobante Fiscal (NCF) solo aparece si tu plan tiene comprobantes fiscales activos.

Consejos y errores comunes