Usuarios del Portal de Clientes
Es la pantalla de "Contactos" dentro del propio Portal de Clientes: permite que un contacto de tu cliente, al que le diste el permiso adecuado, dé de alta y administre por su cuenta a otros compañeros de su misma empresa con acceso al portal, sin que tu equipo tenga que crearlos uno por uno desde AdmCloud. Es un complemento del Portal de Clientes: mientras esa página explica cómo tu equipo activa el portal desde la ficha del cliente, esta describe la pantalla equivalente que ve el propio cliente cuando entra al portal y administra a su gente.
¿Qué es y para qué sirve?
Normalmente, cuando das de alta un contacto de cliente en AdmCloud, tú decides sus permisos de acceso al Portal de Clientes desde la ficha del cliente. Pero muchas empresas clientes tienen varias personas que necesitan entrar al portal (compras, contabilidad, gerencia) y prefieren administrar ellas mismas quién tiene acceso, en vez de pedírtelo cada vez.
Para eso existe esta pantalla: si le diste a un contacto el permiso Permitir crear usuarios, esa persona ve dentro del portal una opción para Listar Usuarios, donde puede crear, editar, consultar y eliminar otros contactos de su propia empresa, incluyendo qué puede ver y hacer cada uno. Todo queda limitado a su propia empresa: un contacto nunca puede ver ni administrar contactos de otro cliente.
Cómo se usa, paso a paso
- El contacto entra al Portal de Clientes con su propio usuario y, si tiene el permiso de crear usuarios, encuentra la opción Listar Usuarios con el listado de los contactos activos de su empresa (nombre, correo y si tienen acceso habilitado).
- Pulsa Crear Usuario para dar de alta a un nuevo compañero: escribe su nombre, apellido y correo, y marca los permisos que quiere darle (ver "Capacidades principales" abajo). Si la empresa tiene sucursales configuradas, también elige a cuáles tiene acceso.
- Guarda con el botón Guardar: el sistema valida la información y, si todo está correcto, lo lleva a la ficha de detalle del nuevo contacto.
- Para modificar a alguien, entra a su ficha y pulsa Editar: puede cambiar nombre, apellido, permisos, la ventana de fechas para crear pedidos y el acceso por sucursal. El correo, una vez asignado, ya no se puede modificar.
- Para quitar a alguien, entra a su ficha y pulsa Eliminar (pide confirmación). Si ese contacto ya tiene documentos asociados (facturas, cotizaciones, actividades, viajes, activos, etc.), el sistema no permite borrarlo; en ese caso, quítale el permiso de acceso en vez de eliminarlo.
Capacidades principales
Cada contacto se administra de forma individual: dos personas de la misma empresa pueden tener permisos distintos.
| Permiso | Qué habilita |
|---|---|
| Permitir acceso | Habilita el inicio de sesión de ese contacto al Portal de Clientes. |
| Permitir ver servicio | Consultar solicitudes de servicio, contratos y órdenes de trabajo. |
| Permitir ver cuentas por cobrar | Consultar el estado de cuenta, facturas pendientes y pagos. |
| Permitir ver ventas | Consultar cotizaciones y pedidos existentes. |
| Permitir crear pedidos | Crear pedidos nuevos desde el portal, dentro de la ventana de fechas configurada (ver abajo). |
| Permitir autorizar pedidos | Aprobar o rechazar los pedidos que quedaron pendientes de autorización. |
| Permitir ver catálogo de precios | Consultar el catálogo de artículos con los precios del cliente. |
| Permitir crear usuarios | Da acceso a esta misma pantalla: crear, editar y eliminar otros contactos de su empresa. Es el permiso que controla quién puede administrar usuarios. |
| Permitir ver datos del ejecutivo | Ver la tarjeta de contacto del ejecutivo de ventas asignado a la empresa. |
| Permitir ver órdenes de trabajo | Consultar las órdenes de trabajo generadas por sus solicitudes o contratos de servicio. |
| Permitir ver proyectos | Consultar los proyectos abiertos vinculados a su empresa. |
Ventana de fechas para crear pedidos
Puedes limitar en qué días del mes un contacto puede crear pedidos desde el portal, indicando un primer día y un último día del mes (valores de 0 a 31). Fuera de ese rango, aunque el contacto tenga el permiso de crear pedidos activo, no podrá hacerlo. Si dejas ambos valores en 0, no hay restricción de fechas.
Acceso por sucursal
Si la empresa cliente tiene varias sucursales configuradas, la pantalla de crear/editar muestra una tabla con todas ellas para elegir a cuáles tiene acceso ese contacto en particular: puedes marcar una, varias o todas. En la ficha de detalle solo se listan las sucursales a las que el contacto sí tiene acceso. Si la empresa no maneja sucursales, esta sección no aparece.
Validaciones al guardar
- Nombre, apellido y correo son obligatorios para crear o editar un contacto.
- El correo debe tener un formato válido y no puede modificarse una vez guardado por primera vez.
- Si activas Permitir acceso, el sistema exige además que la empresa cliente tenga configurados nivel de precio, moneda y término de pago, y que el contacto tenga activado al menos Permitir ver servicio o Permitir ver cuentas por cobrar (según qué módulos tenga activos tu compañía).
- La ventana de fechas para crear pedidos debe estar entre 0 y 31 en ambos campos.
- No se puede seleccionar la misma sucursal dos veces en la tabla de acceso por sucursal.
- No se puede eliminar un contacto si ya tiene documentos relacionados: facturas o pedidos, oportunidades de CRM, actividades, viajes de transporte donde figura como conductor externo, o activos fijos asignados. En ese caso, quítale el acceso en vez de eliminarlo.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre / Apellido | Identifican al contacto en el listado y en las notificaciones que le llegan. |
| Correo | Es el usuario con el que ese contacto entra al portal; una vez guardado no se puede cambiar. |
| Permitir acceso | Interruptor principal: si está apagado, el contacto no puede entrar al portal aunque tenga otros permisos marcados. |
| Primer / último día del mes para crear pedidos | Restringe en qué fechas del mes el contacto puede crear pedidos nuevos. |
| Sucursales con acceso | Limita la información y las operaciones del contacto a las sucursales que marques, cuando la empresa las usa. |
Disponibilidad y permisos
- Solo la ven los contactos a los que tu equipo les activó el permiso Permitir crear usuarios desde la ficha del cliente en AdmCloud.
- Los permisos "Permitir ver servicio" y sus dependientes (órdenes de trabajo) solo tienen efecto si tu compañía tiene activo el módulo de Servicio al Cliente (edición Enterprise).
- Todo lo que un contacto crea o edita aquí queda limitado a su propia empresa: nunca puede ver ni tocar contactos de otro cliente.
Consejos y errores comunes
Da el permiso "Permitir crear usuarios" con cuidado. Cualquier contacto con ese permiso puede crear, editar y eliminar a otros compañeros de su empresa en el portal; resérvalo para la persona que realmente coordina los accesos del lado del cliente.
Si el botón de "Permitir acceso" no se deja activar, revisa que la empresa cliente tenga configurados nivel de precio, moneda y término de pago, y que el contacto tenga marcado al menos un permiso de consulta (servicio o cuentas por cobrar).
Eliminar no siempre es posible. Si el contacto ya generó documentos o actividades en el sistema, la opción de eliminar se bloquea; en ese caso, apaga su permiso de acceso para revocarlo sin perder su historial.