Ajustes de Inventario
Un Ajuste de Inventario es la transacción que usas para corregir la existencia de un artículo (subirla o bajarla) cuando el cambio no viene de una compra, una venta ni de un movimiento entre almacenes o depósitos: conteos físicos, mermas, daños, donaciones, muestras o cualquier diferencia entre lo que el sistema dice que tienes y lo que realmente hay en el almacén.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada línea de un Ajuste de Inventario indica un artículo y una cantidad: positiva para aumentar la existencia, negativa para disminuirla. Al guardar el documento, AdmCloud actualiza la existencia del artículo en la Ubicación indicada, calcula automáticamente su costo (según el método de costeo de tu empresa, normalmente Promedio) y genera el asiento contable correspondiente: debita o acredita la cuenta de Inventario del artículo contra una Cuenta de Ajuste.
No se usa para mover existencia entre almacenes (eso es una Transferencia entre Ubicaciones) ni entre depósitos de un mismo almacén (eso es una Transferencia entre Depósitos). Tampoco reemplaza a las compras o ventas: úsalo solo cuando el cambio de existencia no tenga otro documento que lo explique.
Cómo se usa
- Entra al listado de Ajustes de Inventario y pulsa Crear.
- Confirma la Fecha, la Subsidiaria (si aplica) y la Ubicación (almacén) donde ocurre el ajuste.
- Opcionalmente elige una Cuenta de Ajuste distinta a la que tu empresa usa por defecto; puedes indicarla a nivel de todo el documento o, si necesitas separar el impacto contable, línea por línea.
- Agrega una línea por cada artículo: selecciona el Artículo y escribe la Cantidad (positiva para sumar existencia, negativa para restarla) con su Unidad de Medida.
- Si el artículo requiere Depósito (Bin), Lote, Números de Serie, Atributos (por ejemplo Color o Talla) o Declaración Aduanera, complétalos en la línea; AdmCloud te los pedirá según la configuración del artículo. Si todas las líneas usan el mismo Depósito (Bin), captura el valor en la primera línea y pulsa la flecha azul del encabezado de esa columna para copiarlo al resto del detalle. El depósito solo baja a las líneas cuyo artículo maneja depósito; si alguna línea queda fuera, AdmCloud te lo avisa.
- Adjunta archivos de respaldo si lo necesitas (por ejemplo el acta del conteo físico) y pulsa Guardar. El número de documento se genera automáticamente.
Descarga de Ubicación: si necesitas dejar en cero toda la existencia de un almacén (por ejemplo al cerrarlo o reorganizarlo), no crees el ajuste artículo por artículo. Usa la opción Descarga de Ubicación del mismo módulo: indicas la Ubicación y, opcionalmente, Departamento, División y Clase de Artículo para filtrar, y AdmCloud genera automáticamente un único Ajuste de Inventario con una línea negativa por cada artículo con existencia, dejándola en cero. El proceso corre en segundo plano; puedes seguir su avance y resultado desde la pantalla de Procesos. No incluye artículos serializados.
Capacidades principales
- Filtra el listado por rango de fechas, Subsidiaria, Ubicación y Artículo, y personaliza qué columnas ver y en qué orden, guardando tu propia configuración.
- Duplicar un documento existente para agilizar ajustes recurrentes.
- Imprimir el documento con distintas plantillas, incluyendo el detalle de costo.
- Consultar el asiento contable generado directamente desde el documento.
- Adjuntar archivos de respaldo (actas de conteo, fotos de daños, autorizaciones).
- Agregar tus propios Campos Personalizados al formulario, o construir tu propia variante con Formularios Personalizados (requiere el plan Enterprise).
- La opción Descarga de Ubicación genera automáticamente el ajuste que deja en cero toda la existencia de un almacén.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha | Fecha del ajuste. Debe caer dentro de un período contable de Inventario abierto. |
| Ubicación | Almacén donde ocurre el ajuste. Obligatoria. |
| Subsidiaria | Solo visible y obligatoria si tu empresa tiene Subsidiarias habilitadas; debe coincidir con la Subsidiaria de la Ubicación. |
| Cuenta de Ajuste | Cuenta contable contra la que se registra la diferencia de inventario. Si no la indicas, AdmCloud usa la cuenta de ajuste configurada por artículo, clase de artículo o, en su defecto, la de tu empresa. |
| Departamento, División y Clase de Artículo | Dimensiones contables opcionales del encabezado (solo visibles si tu empresa las tiene habilitadas). |
| Tipo de Transacción | Solo visible si tu empresa configuró Tipos de Transacción para ajustes. |
| Artículo | Producto a ajustar. Debe estar activo. |
| Cantidad | Positiva para aumentar existencia, negativa para disminuirla. Junto con su Unidad de Medida, dentro del plan de unidades del artículo. |
| Depósito (Bin) | Obligatorio solo si el artículo requiere Depósitos. |
| Lote | Obligatorio solo si el artículo requiere Lotes. |
| Números de Serie | Obligatorios solo si el artículo es serializado; uno por cada unidad de la cantidad ajustada. |
| Declaración Aduanera | Obligatoria solo si el artículo la requiere. |
| Atributos (Color, Talla, etc.) | Obligatorios solo si el artículo tiene atributos configurados. |
| Referencia y Notas | Texto libre para identificar o documentar el ajuste. |
Validaciones al guardar
- El período contable de Inventario debe estar abierto para la fecha del documento.
- La Ubicación debe pertenecer a la Subsidiaria indicada en el documento.
- Debe existir al menos una línea con un artículo válido, y el documento admite un máximo de líneas por ajuste.
- El artículo debe estar activo.
- Unidad de Medida obligatoria y debe pertenecer al plan de unidades configurado en el artículo.
- Depósito obligatorio si el artículo requiere Depósitos; se rechaza si el artículo no los usa.
- Lote obligatorio si el artículo requiere Lotes; se rechaza si el artículo no los usa.
- Números de Serie obligatorios si el artículo es serializado, sin permitir seriales duplicados ya existentes.
- Declaración Aduanera y Atributos obligatorios cuando el artículo los requiere.
- No se admiten artículos de tipo Kit en este documento.
- El costo calculado de la línea no puede superar un límite máximo permitido por artículo.
- Cuando la cantidad reduce la existencia, AdmCloud valida que haya suficiente disponible en la Ubicación (y Lote, si aplica) antes de guardar.
Anular y eliminar
Un Ajuste de Inventario puede anularse (queda marcado como anulado pero se conserva para auditoría) o eliminarse, según los permisos de tu grupo de usuarios. En ambos casos AdmCloud revierte el movimiento de existencia y el asiento contable generado. Ninguna de las dos acciones es posible si el documento tiene registros vinculados (por ejemplo, movimientos de costo que ya se consumieron) o si el período contable de la fecha del documento ya está cerrado.
Disponibilidad, permisos y condiciones
- Esta función forma parte del módulo de Inventario, incluido desde el plan Basic (a partir de la versión de octubre de 2021) en adelante. En la edición Enterprise, el módulo de Inventario debe estar activo para tu empresa; de lo contrario la pantalla muestra un mensaje de "función no disponible en esta edición".
- El acceso se controla con el permiso "Ajustes de Inventario" del grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar, eliminar y anular.
- Los campos de Depósito, Lote, Números de Serie, Atributos y Declaración Aduanera solo aparecen si tu empresa tiene esas funciones de Inventario Avanzado habilitadas, y solo se exigen en artículos configurados para usarlas.
- Con Subsidiarias habilitadas, el listado y la selección de Ubicación se limitan a tu Subsidiaria actual.
- La Descarga de Ubicación usa el mismo permiso y depende igualmente del módulo de Inventario activo.
Consejos y errores comunes
Documenta siempre el motivo del ajuste en la Referencia, las Notas o un archivo adjunto (acta de conteo, foto del daño); es la evidencia que tu equipo de contabilidad o un auditor pedirá después.
No uses un Ajuste de Inventario para mover mercancía entre almacenes o depósitos. Para eso existen las Transferencias entre Ubicaciones y las Transferencias entre Depósitos, que no requieren cuenta de ajuste ni generan una diferencia contable.
Si vas a vaciar por completo un almacén, usa Descarga de Ubicación en lugar de escribir cada línea a mano: es más rápido y evita errores de digitación en la cantidad exacta a descontar.