Sucursales de Clientes
Una sucursal de cliente representa una ubicación o división específica de un cliente que tiene varias — una oficina regional, una tienda, un almacén. Registras cada sucursal bajo su cliente y, opcionalmente, restringes qué artículos le son visibles, para que cuando un contacto de esa sucursal entre al Portal de Clientes, solo pueda elegir una sucursal a la que pertenece y solo vea los artículos asignados a ella.
¿Qué es y para qué sirve?
Cada cliente en AdmCloud es un único registro maestro, pero un cliente real con varias ubicaciones a veces necesita que cada una se maneje de forma distinta en el Portal de Clientes: una cadena con varias tiendas, un grupo corporativo con oficinas regionales, un distribuidor con varios almacenes. Las Sucursales de Clientes te permiten dividir un cliente en esas ubicaciones sin crear un registro de cliente separado para cada una.
Las sucursales solo cobran sentido cuando empiezas a vincular los contactos de tu cliente a ellas: si un cliente está configurado para usar sucursales, cada uno de sus contactos debe seleccionar una de sus sucursales la primera vez que entra al Portal de Clientes, y a partir de ahí ese contacto solo ve información relevante a esa sucursal — incluyendo, si lo configuras así, un catálogo restringido de artículos.
Pantallas del área
| Pantalla | Qué hace |
|---|---|
| Listado | Muestra todas las sucursales que has creado, con su nombre y el cliente al que pertenecen. Cada fila enlaza a los detalles de la sucursal y, si tienes el permiso de edición de clientes, al cliente dueño de la sucursal. |
| Crear / Editar | El formulario de la sucursal: su nombre, el cliente al que pertenece, y una tabla opcional de artículos restringidos a ella. También se puede acceder directamente desde la ficha de un cliente para crear una sucursal de ese cliente. |
| Detalles | La sucursal en modo de solo consulta, con sus artículos asignados y botones para editarla, duplicarla o eliminarla. |
Cómo usarla, paso a paso
- Abre el listado y pulsa Crear. Necesitas el nivel de "agregar" del permiso de Sucursales de Clientes; si no ves el botón, pide acceso a tu administrador.
- Selecciona el cliente al que pertenece esta sucursal. Es obligatorio, y una vez guardada la sucursal, el cliente no se puede cambiar — si escogiste el cliente equivocado, elimina la sucursal y créala de nuevo bajo el cliente correcto.
- Escribe un nombre para la sucursal (hasta 200 caracteres) — por ejemplo "Tienda Centro" o "Oficina Regional Norte". Es obligatorio, y no puede repetir el nombre de una sucursal ya existente del mismo cliente (dos clientes distintos sí pueden reutilizar el mismo nombre de sucursal sin conflicto).
- Opcionalmente, agrega los artículos visibles para esta sucursal. Si el portal de tu cliente restringe el catálogo por sucursal, solo los artículos listados aquí serán visibles para los contactos de esta sucursal cuando entren al Portal de Clientes. Busca cada artículo por SKU con el autocompletar, y agrega o elimina filas según lo necesites. Deja la lista vacía si no quieres restringir el catálogo para esta sucursal.
- Guarda. Si todo sale bien, llegas a la página de Detalles de la sucursal.
- Vincula los contactos del cliente a esta sucursal desde la pantalla de Contactos, para que puedan seleccionarla la próxima vez que entren al Portal de Clientes.
Campos clave
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Cliente | El cliente al que pertenece esta sucursal. Obligatorio al crear, y fijo durante toda la vida de la sucursal — no se puede cambiar una vez guardada. |
| Nombre | Cómo se identifica la sucursal en el listado, en el selector de sucursales del Portal de Clientes, y en cualquier documento que la referencie. Obligatorio, hasta 200 caracteres, y único por cliente. |
| Artículos | La restricción opcional de catálogo por sucursal: solo estos artículos son visibles para un usuario del Portal de Clientes que haya entrado bajo esta sucursal. Cada artículo debe ser un artículo o servicio activo, no anulado. |
Validaciones al guardar
- El nombre es obligatorio y no puede quedar en blanco.
- El cliente es obligatorio, y no debe ser un cliente anulado o inactivo.
- No se permite un nombre de sucursal duplicado para el mismo cliente — puedes reutilizar un nombre entre clientes distintos, pero no dos veces dentro del mismo cliente.
- El cliente de una sucursal existente no se puede cambiar al editarla; solo se pueden actualizar el nombre y los artículos.
- Cada artículo agregado debe ser un artículo o servicio activo, no anulado.
Eliminar una sucursal
- Una sucursal no se puede eliminar mientras esté referenciada por alguna transacción (por ejemplo, un documento de venta creado para esa sucursal). El sistema lista qué documentos están bloqueando la eliminación.
- Una sucursal no se puede eliminar mientras esté asignada a algún contacto. El sistema lista qué contactos están bloqueando la eliminación — desvincúlalos primero de la sucursal.
- Eliminar una sucursal también elimina sus restricciones de artículos; esto no se puede deshacer.
Disponibilidad
- Sucursales de Clientes requiere que el módulo de Ventas Avanzadas esté habilitado para tu compañía.
- En el plan Enterprise, este módulo se puede activar o desactivar de forma independiente para tu compañía.
- El acceso se controla con el permiso "Sucursales de Clientes" de tu grupo de usuarios, con niveles separados para consultar, agregar, editar y eliminar.
Consejos y errores comunes
Crea sucursales solo si necesitas que el Portal de Clientes separe los contactos de un cliente por ubicación. Si un cliente tiene una sola oficina o no usas el Portal de Clientes para él, no hace falta configurarle sucursales.
Verifica bien el cliente antes de guardar. Una vez creada una sucursal, su cliente no se puede cambiar — crearla bajo el cliente equivocado implica eliminarla y empezar de nuevo (siempre que ninguna transacción o contacto la esté referenciando aún).
Una lista de artículos vacía no es una restricción. Si dejas la tabla de artículos vacía, los contactos de esa sucursal no quedan limitados a un catálogo restringido por esta configuración.
¿No puedes eliminar una sucursal? Revisa el mensaje de error para ver la lista de documentos o contactos que lo bloquean — elimínalos o reasígnalos primero, y luego intenta eliminar la sucursal de nuevo.